Pourquoi la transformation numérique ? Le lieu de travail est en constante évolution et les attentes des consommateurs ne cessent de croître. Il est essentiel que les entreprises s’équipent d’outils numériques innovants et efficaces. La force des GAFA (Google, Amazon, Facebook, Amazon) prouve chaque jour à quel point les plateformes intranet modernes, ainsi que divers outils de gestion et de communication, deviennent des éléments indispensables à la transformation numérique et au succès de toute entreprise.

La transformation numérique est en cours depuis de nombreuses années. Cependant, de nombreuses entreprises n’utilisent pas efficacement les outils numériques à leur disposition ou ne prennent pas les mesures nécessaires pour obtenir des résultats. Être en retard dans le jeu numérique peut poser de réels problèmes.

L’OCDE affirme que la maturité numérique va de pair avec la performance. Ainsi, les pays qui ont mis en œuvre avec succès des initiatives de transformation numérique et continuent d’innover, comme le Royaume-Uni, sont trois fois plus efficaces et productifs que les autres.

Les entreprises craignent encore la digitalisation, même si elles réalisent à quel point elle est essentielle pour leur activité. C’est parfois parce qu’elles ne disposent pas des ressources internes nécessaires ou parce qu’elles ne considèrent pas les outils numériques comme une dépense prioritaire.

Les entreprises qui sont passées au numérique peuvent le confirmer. L’utilisation d’outils numériques performants et innovants présente de nombreux avantages, notamment, mais pas seulement :

l'optimisation du temps ;
une mise sur le marché plus rapide
un meilleur retour sur investissement
amélioration de la communication interne et externe
la centralisation des informations
amélioration de l'expérience des employés ;
fidélisation des clients et nouvelles ventes ;

Soyez le maître de votre avenir en améliorant votre lieu de travail numérique. Pour vous aider à passer à l’étape suivante de votre transformation, nous avons rassemblé et évalué 10 outils critiques de transformation numérique disponibles sur le marché aujourd’hui. Adoptez les avantages de ces outils et vous ne les considérerez plus comme une dépense. En fait, chaque outil numérique peut être un investissement à long terme qui vous permettra de garder une longueur d’avance sur vos concurrents et d’améliorer la durabilité de votre entreprise.

Suites collaboratives

Quels sont les meilleurs outils de transformation numérique ? Il est impossible d’ignorer les suites collaboratives basées sur le cloud lorsqu’on cherche la bonne réponse ici. Aujourd’hui, la mobilité est cruciale pour les employés qui doivent avoir accès aux données et aux ressources à tout moment. Pour développer et faire évoluer votre lieu de travail numérique, vous devez apprendre à vous adapter avec succès à l’utilisation d’une suite collaborative.

Par exemple, la G Suite de Google comprend un certain nombre d’outils de transformation numérique bien connus, comme Gmail, Docs, Drive et Calendar. Vos employés peuvent partager des informations en temps réel et ont accès à un ensemble complet d’outils pour améliorer la communication et la collaboration au travail.

Dans l’univers Microsoft, Office 365 fournit une suite collaborative qui facilite la communication, l’échange, le stockage d’informations et la gestion des activités de l’entreprise. Des outils comme Word, Excel, Teams, Outlook et OneDrive sont des outils de productivité indispensables pour tous vos employés.

En tant que pièce fondamentale et fondement de votre lieu de travail numérique, une suite collaborative offre des avantages considérables : elle vous permet de gérer vos données, d’exécuter des fonctions commerciales essentielles, d’organiser les activités de manière holistique dans toute l’entreprise et de vous préparer à la nouvelle ère numérique.

Communication Tools

Une bonne communication est une condition préalable à la réussite de toute entreprise. La communication – qu’elle soit réussie ou non – a un impact sur la productivité et le succès de vos employés et de votre organisation au quotidien.

Contrairement au courrier électronique, où les informations ne sont pas éditables, peuvent être égarées ou distribuées de manière incorrecte, les plateformes de communication numérique centralisent toutes les informations importantes et fournissent une source unique de vérité pour les communications de l’entreprise.

Avec des outils tels que Slack ou Microsoft Teams, vous pouvez créer des groupes de travail dédiés pour vous assurer que toutes les personnes impliquées dans un projet ou une équipe sont bien informées. Cela permet non seulement une meilleure circulation de l’information, mais aussi une meilleure implication des parties prenantes concernées dans les processus clés. Chaque membre de l’équipe peut contribuer en proposant des solutions, en donnant son avis ou en répondant aux questions. L’engagement est un élément fondamental pour stimuler les équipes et les amener à atteindre leurs objectifs.

Les technologies numériques transforment la façon dont les employés travaillent. Les employés ne sont plus contraints par les limites d’un bureau physique. C’est pourquoi vous devez adapter votre mode de communication pour soutenir vos employés sur le terrain, à distance et à l’étranger. D’autres outils comme Skype, Zoom et Google Chat permettent d’élever la communication à un niveau supérieur grâce aux vidéoconférences et aux conversations en face à face.

Plateformes intranet de nouvelle génération

Il est loin le temps des intranets avec des pages statiques et de longues listes, sans possibilité de collaborer, de personnaliser ou d’apporter facilement des modifications. Une plateforme intranet de nouvelle génération permet et propulse le processus de transformation numérique.

Prenez LumApps par exemple. Il s’agit d’une plateforme intranet sociale qui facilite la collaboration des employés et le partage des connaissances tout en s’intégrant à votre suite collaborative et à vos applications métier. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités à rechercher dans un intranet moderne :

gestion de contenu intégrée (CMS)
moteur de recherche mondial intelligent
application mobile native
outil de défense sociale des employés
conception entièrement personnalisable
interface multilingue
permissions et gouvernance gérables
fonctionnalité de communication en temps réel

Les plates-formes intranet de nouvelle génération facilitent la communication d’entreprise à la fois en interne, en créant des communautés d’équipe fortes pour que les employés puissent collaborer, et en externe, en facilitant le partage des médias sociaux externes. Lorsqu’elles sont utilisées efficacement, les ressources humaines, les communications internes et les services informatiques ont la possibilité de collecter, de stocker et de centraliser toutes les informations de l’entreprise, d’améliorer considérablement l’engagement des employés, d’augmenter la productivité quotidienne et de construire une culture d’entreprise forte.

Outils de CRM

Les systèmes de CRM (gestion de la relation client) peuvent jouer un rôle important dans la réussite de votre stratégie de transformation numérique. Pour rester compétitif, vous devez être en mesure de répondre aux attentes de plus en plus élevées et aux exigences avancées des clients, qui peuvent changer du jour au lendemain. Un CRM offre plusieurs avantages – il aide les entreprises à comprendre et à répondre aux besoins des clients, à automatiser les tâches, à raccourcir les cycles de vente et à augmenter la rétention – entre autres.

Lorsque vous évaluez un système de CRM, assurez-vous qu’il peut fournir les informations et les données dont vous avez besoin et qu’il s’intègre aux autres outils de votre pile technologique. Selon que vous souhaitez le déployer sur site ou dans le nuage, ou selon le type d’informations que vous souhaitez collecter, différents systèmes peuvent être plus efficaces que d’autres. Jetez un œil à Salesforce, Hubspot ou Freshdesk, qui sont largement utilisés par les équipes de vente et de marketing. De plus, lorsqu’elle est disponible, profitez de l’intelligence artificielle et de sa capacité à fournir plus rapidement des informations et à vous aider à comprendre votre marché cible.

À partir des données de votre CRM, vous pouvez élaborer une stratégie de mise sur le marché efficace pour répondre aux attentes de vos clients. Mieux encore, vous pouvez apprendre à anticiper les attentes pour devancer vos concurrents, gagner des ventes et prévenir la désaffection des clients avant qu’elle ne se produise.

Outils CMS

Il est impossible de parler de transformation numérique sans évoquer les logiciels CMS (système de gestion de contenu). Un CMS vous permet de créer et de gérer du contenu numérique comme des sites web et des applications mobiles. Selon CSO Insights, 70 % des acheteurs définissent entièrement leurs besoins par eux-mêmes avant de s’engager avec un représentant commercial, et 44 % identifient des solutions numériques spécifiques avant de s’adresser à un vendeur. Dans cette optique, le contenu et la présentation de votre site web sont essentiels dans le processus de décision de votre acheteur.

Les sites web performants sont visuellement attrayants, faciles à naviguer, fournissent des informations ciblées et pertinentes, et répondent aux questions fréquemment posées.

Parmi les systèmes les plus connus, citons WordPress, Prestashop ou Drupal. Chacun présente ses propres avantages en termes de fonctionnalité, de facilité d’utilisation et de prix, par rapport aux sites sur mesure. Si vous ne disposez pas d’une équipe interne dédiée à la création et à la gestion de votre CMS, il peut être intéressant de faire appel à une agence experte qui se consacre à la création de votre site web idéal et à l’expérience client.

Stockage en nuage

Les solutions de stockage en nuage sont essentielles pour les organisations qui recherchent l’évolutivité, un déploiement rapide et une gestion supérieure de l’information. Avec le stockage en nuage, il n’y a pas de matériel ; vous pouvez donc rapidement supprimer ou augmenter la capacité à la demande. Les informations sont disponibles dans le monde entier, à partir de n’importe quel système et à tout moment, et vous n’avez donc pas à vous soucier de l’accessibilité régionale.

Nées du besoin d’un lieu de travail plus flexible et plus mobile, les solutions basées sur le cloud computing transforment notre façon de travailler. Les travailleurs de première ligne, les associés de la vente au détail, les grands voyageurs et de nombreux autres types de travailleurs mobiles s’appuient fortement sur les solutions de stockage en nuage pour accéder aux données sans être confinés à un bureau physique.

En outre, les situations de crise, comme la dernière période de quarantaine mondiale due au coronavirus, ont mis en évidence l’importance de la numérisation. De nombreuses organisations ont eu du mal à fournir un accès à distance à leurs employés, car elles s’appuient sur des solutions de stockage locales et physiques. Avec l’essor du travail à distance, les solutions de stockage en nuage sont indispensables pour les organisations qui souhaitent maintenir une activité commerciale à tout moment et de n’importe où.

Il est également prouvé que les solutions de stockage en nuage offrent des normes de sécurité élevées. La sécurité des données est de la plus haute importance pour toutes les entreprises, d’autant plus que de nombreuses réglementations telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) imposent aux entreprises de prendre des mesures de sécurité supplémentaires. Aujourd’hui, les fournisseurs de stockage en nuage comme Google Drive, OneDrive et DropBox prouvent qu’ils peuvent offrir des normes de sécurité identiques, voire supérieures, à celles des solutions de stockage internes.

Outils de gestion de projet

Une gestion de projet réussie est synonyme d’une plus grande efficacité, d’une mise sur le marché plus rapide et d’une victoire sur la concurrence. Il est important non seulement de choisir le bon outil de gestion de projet numérique pour votre organisation, mais aussi de s’assurer que cet outil est largement adopté.

Un outil de gestion de projet utilisé efficacement aidera vos équipes à créer et à planifier des tâches, à respecter les délais du projet, à suivre les progrès, à accroître l’efficacité et la réactivité, et à fournir une visibilité globale aux membres de l’équipe et aux responsables. En fin de compte, cela se traduira par des employés plus productifs, des projets réussis et des clients satisfaits.

Pour stimuler l’adoption des outils de gestion de projet, vous pouvez mettre en place des alertes ou des notifications par courrier électronique dès qu’un changement intervient dans l’état d’avancement du projet, qu’un membre de l’équipe achève une tâche ou qu’une aide est demandée. Le partage de documents au sein de l’outil vous permet d’aborder des flux de travail et des tâches complexes avec plusieurs personnes en un instant, sans avoir à fouiller dans votre boîte aux lettres ou à organiser de longues réunions.

Parmi les solutions de gestion de projet les plus connues, citons Jira, Trello, Monday et Asana. Recherchez les différentes options disponibles et choisissez celle qui correspond le mieux à vos besoins. Réfléchissez à la manière dont ces outils particuliers s’intégreront dans votre espace de travail numérique global, en tenant compte de votre suite collaborative, de votre plateforme intranet et des autres outils déjà en place.

Outils de gestion du recrutement

Le recrutement et l’intégration ont des effets à long terme sur la culture d’entreprise, les performances et la rentabilité, c’est pourquoi il est important d’investir judicieusement dans les outils que vous utilisez pour faciliter ces processus.

Avec un outil de recrutement numérique, vous pouvez facilement identifier et partager les CV avec les membres de l’équipe et les responsables du recrutement. Vous pouvez commenter, poster des commentaires sur les entretiens et organiser les prochaines étapes du processus de recrutement, ce qui permet de prendre des décisions éclairées et collectives. TalentSoft et SmartRecruiters sont parmi les outils de gestion du recrutement les plus pertinents aujourd’hui, qui aident les équipes de RH et de recrutement à gagner du temps en passant au crible les CV ou en faisant passer des entretiens à des candidats non qualifiés.

Outils de comptabilité numérique

Il n’est pas surprenant que la comptabilité soit souvent considérée comme fastidieuse et chronophage, mais c’est aussi l’une des parties les plus importantes de toute organisation en termes d’efficacité, de sécurité et de précision. Investir dans les outils numériques de votre équipe financière et comptable peut contribuer à accélérer les processus, à atténuer les risques et à économiser de l’argent.

Des outils tels que Sage, NetSuite et SAP ERP sont largement adoptés, mais lorsque vous évaluez des outils de comptabilité numérique, recherchez des intégrations tierces, la disponibilité du cloud, une interface utilisateur intuitive et facile à utiliser, ainsi que des capacités de reporting et de facturation.

Outils de gestion de la paie

Le dernier point de notre liste, mais certainement pas le moindre, concerne les systèmes de gestion de la paie. La gestion de la paie est une autre action chronophage qui nécessite beaucoup de travail manuel et répétitif, mais elle peut être effectuée plus rapidement, plus facilement et plus précisément avec le bon outil en place.

Lors de la transformation d’une entreprise, il est nécessaire d’inclure des outils permettant d’automatiser divers processus RH tels que les processus de paie et de dépenses. Des outils comme Payfit, Workday et Figgo vous permettent de centraliser et de gérer les absences, les dépenses, les heures de projet, le développement de carrière des employés, etc. Plutôt que de surveiller manuellement l’activité et les processus, la solution numérique automatisera les tâches et fournira des tableaux de bord et des analyses holistiques. Les gestionnaires des ressources humaines ne sont pas les seuls à utiliser le backend. Les employés peuvent demander des congés ou soumettre et suivre leurs dépenses directement dans le système.

Par conséquent, les outils de gestion de la paie permettent aux RH et aux employés de gagner du temps en remplissant des feuilles de calcul et des tableaux, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches stratégiques de plus grande valeur.