5 règles de Microsoft Outlook que vous utiliserez vraiment

By Matthieu CHARRIER

Grâce aux règles de Microsoft Outlook, vous pouvez organiser vos e-mails et garder votre boîte de réception en parfait état. Les règles permettent de déplacer les e-mails vers des dossiers, de diffuser des sons, de répondre automatiquement, et bien plus encore. Nous avons réduit la liste à certaines des règles Outlook les meilleures et les plus pratiques.

Comment configurer les règles d’Outlook

Le processus et les options diffèrent légèrement entre Outlook sur Windows et sur Mac. Au cas où vous ne seriez pas familier avec le processus, voici comment naviguer vers la nouvelle configuration des règles dans chaque version.

Outlook sous Windows

Dans Outlook sous Windows, ouvrez l’assistant de règles de l’une des façons suivantes :

Allez dans Fichier > Info et choisissez « Gérer les règles et les alertes ». Ensuite, choisissez « Nouvelle règle ».
Accédez à l’onglet Accueil de votre boîte de réception. Sélectionnez le menu déroulant Règles dans la section Déplacement du ruban et choisissez « Gérer les règles et les alertes ». Ensuite, choisissez « Nouvelle règle ».

Nouvelle règle dans Outlook sous Windows

Qu’est-ce que Microsoft Outlook ?

Outlook sur Mac

Dans Outlook sur Mac, ouvrez le gestionnaire de règles de l’une des façons suivantes :

Allez dans Outlook > Préférences dans la barre de menu et sélectionnez « Règles ». Choisissez le compte sur la gauche si vous en avez plus d’un. Ensuite, cliquez sur le signe plus en bas de la liste des règles.
Accédez à l’onglet Accueil depuis votre boîte de réception. Sélectionnez le menu déroulant Règles dans la section Déplacement du ruban et choisissez « Modifier les règles ». Choisissez le compte sur la gauche et cliquez sur le signe plus en bas de la liste des règles.

Nouvelle règle dans Outlook sur Mac

Une fois l’écran de la nouvelle règle ouvert dans votre version d’Outlook, il est temps de créer une règle pour agir automatiquement sur vos e-mails.

1. Déplacer les messages sensibles

Il se peut que vous receviez un e-mail marqué comme confidentiel, privé ou personnel. Vous ne souhaitez peut-être pas que ces types de messages restent dans votre boîte de réception, au cas où ils attireraient l’attention de quelqu’un. Pourquoi ne pas les déplacer vers un dossier spécifique dès qu’ils arrivent ?

Pour configurer une règle de messages sensibles sous Windows, sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois » dans la zone de règle vide et cliquez sur « Suivant ». Cochez la case « Marqué comme sensible ». Dans la case Étape 2 en bas, cliquez sur « Sensibilité » et choisissez le type dans la liste déroulante. Ensuite, cliquez sur « OK » et sur « Suivant ».

A lire également :   Comment obtenir Outlook Mail ou Hotmail dans Windows Live Mail

Création d’une règle de sensibilité dans Outlook sous Windows

Cochez la case « Déplacer vers le dossier spécifié ». Dans la case Étape 2, cliquez sur « Spécifié », choisissez le dossier, puis cliquez sur « OK ». Sélectionnez « Suivant ».

Dossier pour déplacer les e-mails sensibles dans Outlook

Sélectionnez éventuellement des exceptions. Ensuite, donnez un nom à votre règle et cochez la case Activer cette règle. Vous pouvez cocher l’une des autres cases si vous le souhaitez et cliquez sur « Terminer » pour appliquer la règle.

Écrans de configuration finale d’une règle de sensibilité dans Outlook

Pour créer une règle de sensibilité des messages sur Mac, sélectionnez « Sensibilité » dans la première liste déroulante pour l’arrivée d’un message. Dans le menu déroulant à droite, choisissez le type.

Création d’une règle de sensibilité dans Outlook sur Mac

Choisissez « Déplacer vers le dossier » dans la première liste déroulante sous « Faire ce qui suit » et choisissez le dossier à droite.

Vous pouvez utiliser le nom par défaut ou le modifier si vous le souhaitez. Ensuite, cochez la case « Activé », cochez éventuellement la case « Ne pas appliquer d’autres règles », puis cliquez sur « OK » pour appliquer la règle.

Écran de configuration finale d’une règle de sensibilité dans Outlook

2. Gérer les réponses automatiques

Un autre type d’e-mail qui prend de la place dans votre boîte de réception est la réponse automatique. Vous pouvez en recevoir une si quelqu’un est absent du bureau ou si vous contactez une entreprise. Si ces réponses peuvent être utiles, elles ne sont généralement pas exploitables. Vous pouvez les déplacer dans un dossier pour les consulter plus tard, les marquer comme non prioritaires ou simplement les marquer comme lues.

Sous Windows, commencez à configurer une règle de réponse automatique en sélectionnant « Appliquer la règle aux messages que je reçois » dans la zone de règle vide et cliquez sur « Suivant ». Cochez la case « Qui est une réponse automatique ». Puis, choisissez « Suivant ».

Création d’une règle de réponse automatique dans Outlook sous Windows

Cochez la case de l’action que vous souhaitez entreprendre et choisissez l’option dans la case de l’étape 2, le cas échéant. Par exemple, pour lui attribuer une faible priorité, cochez la case « Marquer comme important », cliquez sur « Importance » et choisissez « Faible ». Cliquez ensuite sur « OK » et « Suivant ».

Marquer les réponses automatiques comme basse priorité pour une règle

Ajoutez les exceptions éventuelles dans la zone suivante, cliquez sur « Suivant » et terminez la règle.

Si vous utilisez un Mac et que vous voulez une règle de réponse automatique, sélectionnez « Type » dans la première liste déroulante pour l’arrivée d’un message. Dans le menu déroulant à droite, choisissez « Réponse automatique ».

A lire également :   OVH Mail et Outlook : Configuration et fonctionnalités

Création d’une règle de réponse automatique dans Outlook sur Mac

Sous Faire ce qui suit, sélectionnez l’action comme marquer la priorité ou comme lu. Assurez-vous que la case Activé est cochée et cliquez sur « OK » pour appliquer la règle.

Écran de configuration finale d’une règle de réponse automatique dans Outlook

Comment créer une règle dans Microsoft Outlook

3. Jouez un son unique pour les courriels importants

Nous savons tous que certains e-mails sont plus importants que d’autres. Si vous voulez être sûr de savoir quand un message de ce VIP arrive, vous pouvez faire jouer un son spécifique.

Sous Windows, vous pouvez obtenir une règle d’alerte unique en sélectionnant « Jouer un son lorsque je reçois des messages de quelqu’un » dans la zone Rester à jour.

Créer une règle de lecture des sons dans Outlook sous Windows

Dans la boîte de l’étape 2, cliquez sur « Personnes ou groupe public ». Sélectionnez le contact et cliquez sur « De » en bas pour l’ajouter. Faites de même pour tous les autres contacts pour lesquels vous souhaitez obtenir le même son, et cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé.

Cliquez sur « Son » dans la boîte de l’étape 2, localisez le son sur votre ordinateur et sélectionnez « Ouvrir ».

Boîte de l’étape 2 pour une règle de lecture de son dans Outlook

Si vous voulez ajouter des exceptions, sélectionnez « Suivant » pour les ajouter et terminer le processus. Sinon, cliquez simplement sur « Terminer ».

Sur Mac, cette fonctionnalité ne fonctionne actuellement que pour les comptes de la liste des règles client à gauche, et non pour les règles serveur. Faites votre sélection et cliquez sur le signe plus à droite.

Sélectionnez « De » dans la première liste déroulante, choisissez une option dans la liste déroulante suivante, et terminez en ajoutant le contact sur la droite.

Sous Faire ce qui suit, sélectionnez « Jouer le son » et choisissez le son dans la liste déroulante suivante.

Création d’une règle de lecture du son dans Outlook sur Mac

Cochez la case « Activé », cochez éventuellement la case « Ne pas appliquer d’autres règles », puis cliquez sur « OK ».

Écran de configuration finale d’une règle de lecture de sons dans Outlook

4. Afficher un message d’alerte personnalisé

Si vous aimez l’idée de voir un message unique pour certains e-mails au lieu d’entendre un son spécifique, vous pouvez configurer une règle pour cela. Il vous suffit ensuite de choisir le texte que vous souhaitez afficher dans la fenêtre d’alerte.

Pour créer un message d’alerte personnalisé dans Outlook sur Windows, sélectionnez « Afficher le courrier de quelqu’un dans la fenêtre d’alerte des nouveaux éléments » dans la zone Rester à jour.

Créer une règle de message d’affichage dans Outlook sur Windows

Cliquez sur « Personnes ou groupe public » dans la boîte Étape 2. Sélectionnez le contact et cliquez sur « De » en bas pour l’ajouter. Ajoutez tout autre contact pour lequel vous voulez la même alerte et cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé.

A lire également :   Comment supprimer les symboles de paragraphe dans Outlook

Cliquez sur « Un message spécifique » dans la case de l’étape 2, ajoutez le texte dans la case qui apparaît, puis cliquez sur « OK ».

Boîte d’étape 2 pour une règle de message d’affichage et boîte de message d’affichage

Si vous souhaitez ajouter des exceptions, sélectionnez « Suivant » pour les ajouter et terminer le processus. Sinon, cliquez simplement sur « Terminer ».

Sur Outlook pour Mac, comme la fonction de lecture d’un son, les messages d’alerte personnalisés fonctionnent actuellement pour les comptes de la liste des règles client. Faites votre sélection et cliquez sur le signe plus à droite.

Sélectionnez « De » dans la première liste déroulante, choisissez une option dans la liste déroulante suivante, et terminez en ajoutant le contact sur la droite.

Création d’une règle de message d’affichage dans Outlook sur Mac

Sous Faire ce qui suit, choisissez « Afficher le dialogue » et cliquez sur Afficher le message. Saisissez le message et cliquez sur « OK ».

Boîte de message d’affichage pour une règle Outlook

Cochez la case « Activé », cochez éventuellement la case « Ne pas appliquer d’autres règles », puis cliquez sur « OK ».

Écran de configuration finale d’une règle de message d’affichage dans Outlook

5. Réponse automatique avec un modèle

À l’opposé de la réception de réponses automatiques, vous souhaitez peut-être envoyer vos propres réponses. Vous pouvez configurer un modèle dans Outlook, puis répondre automatiquement aux messages particuliers que vous recevez avec ce modèle.

Pour configurer un modèle de réponse, sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois » dans la zone de règle vide et cliquez sur « Suivant ».

Appliquer la règle aux messages reçus dans Outlook

Cochez la case correspondant à la condition que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez en choisir plusieurs. Il peut s’agir de mots spécifiques dans l’objet ou via un certain compte de messagerie. Après avoir coché la condition, utilisez le lien dans la case Étape 2 pour choisir la variable, le cas échéant. Cliquez sur « Suivant ».

Cochez l’option « Répondre en utilisant un modèle spécifique ». Ensuite, cliquez sur « Un modèle spécifique » dans la boîte de l’étape 2.

Création d’une règle de réponse avec modèle dans Outlook sous Windows

Utilisez la liste déroulante en haut pour choisir l’emplacement du modèle. Sélectionnez le modèle et cliquez sur « Ouvrir ».

Fenêtre de sélection du modèle pour une règle Outlook

Cliquez sur « Suivant », ajoutez les exceptions que vous souhaitez, puis cliquez à nouveau sur « Suivant ». Complétez le reste de la règle et sélectionnez « Terminer ».

Pour aller plus loin : Créez gratuitement un compte Outlook

Laisser un commentaire