Si vous utilisez Microsoft Word pour créer vos documents, vous connaissez probablement les fonctionnalités que vous utilisez tous les jours. Mais il existe de nombreuses fonctionnalités qui passent inaperçues et qui pourraient être tout aussi utiles, voire plus.

Nous allons examiner ici plusieurs fonctionnalités de Word que vous devriez utiliser. Ces outils peuvent vous faire gagner du temps, améliorer la lisibilité de votre document et même améliorer votre expérience globale de Microsoft Word.

LE MOYEN LE PLUS SIMPLE DE CRÉER UN PUBLIPOSTAGE DANS MICROSOFT WORD

Quick Parts pour l’insertion de blocs de texte

Grâce à l’outil Quick Parts de Word, vous pouvez enregistrer des éléments tels que des extraits de texte, des signatures, des tableaux, etc. Il suffit ensuite de les réinsérer en quelques clics.

Sélectionnez ce que vous souhaitez enregistrer dans votre document en faisant glisser votre curseur dessus. Allez dans l’onglet Insertion, cliquez sur la flèche déroulante Explorer les parties rapides, puis choisissez « Enregistrer la sélection dans la galerie des parties rapides ».

Enregistrer une partie rapide dans Word

Donnez un nom à votre Quick Part, ajoutez les détails que vous souhaitez, puis cliquez sur « OK ».

Nom du Quick Part et détails à enregistrer

Ensuite, pour réutiliser votre élément, allez dans la même boîte déroulante et sélectionnez-le. Il s’insérera alors directement dans votre document.

Pièces rapides disponibles pour l’insertion

Vous pouvez également utiliser d’autres fonctions des Quick Parts pour gagner du temps. Jetez un coup d’œil à l’utilisation de la fonction AutoText ou explorez l’ajout de champs avec les propriétés du document.

Focus pour une écriture sans distraction

Si vous écrivez beaucoup dans Word, en particulier pour des choses qui requièrent toute votre attention, vous pouvez profiter d’une écriture sans distraction avec Focus.

Activez cette fonction en sélectionnant « Focus » dans la barre d’état ou dans l’onglet Affichage.

Mise au point dans l’onglet Affichage

Vous verrez votre document occuper tout l’écran, sans ruban, ni barre d’état, ni rien d’autre pour vous empêcher de vous concentrer.

Affichage de la mise au point dans Word

Déplacez votre curseur vers le haut à n’importe quel moment pour réafficher ces éléments ou pour désélectionner l’option Focus et revenir à l’affichage normal. 3.

Dictée pour la conversion de la parole en texte

Vous pouvez vous trouver dans une situation où vous ne pouvez pas taper votre document comme vous le feriez normalement. Grâce à la fonction Dictée de Microsoft Word, vous pouvez prononcer vos mots comme vous le feriez en les tapant.

Allez dans l’onglet Accueil et sélectionnez « Dictée » dans la section Voix du ruban.

Dictée dans l’onglet Accueil

Lorsque la barre d’outils de dictée apparaît, commencez simplement à parler. Cliquez sur l’icône du microphone pour faire une pause et reprendre.

Barre d’outils de dictée

Vous pouvez sélectionner l’icône d’engrenage pour ajuster les paramètres de votre langue parlée, la détection automatique de la ponctuation et le filtrage des phrases sensibles.

Paramètres de dictée

Utilisez le X en haut à droite de la barre d’outils pour fermer l’outil Dictée lorsque vous avez terminé.

L’éditeur Microsoft pour la révision de documents

L’éditeur est une autre fonctionnalité formidable de Microsoft Office. Grâce à lui, vous pouvez vérifier l’orthographe, la grammaire, la ponctuation, la lisibilité de votre document, et plus encore, en un seul endroit.

Allez dans l’onglet Accueil et sélectionnez « Éditeur » dans la section Éditeur du ruban.

Éditeur dans l’onglet Accueil

Lorsque la barre latérale s’ouvre, vous voyez votre score en haut. Vous pouvez ensuite examiner les corrections nécessaires, les affinements facultatifs et voir si des documents similaires apparaissent sur le Web.

Statistiques de l’éditeur

Sélectionnez « Statistiques du document » dans la section Insights pour afficher le nombre de mots et de paragraphes, les moyennes de caractères par mot et de mots par phrase, ainsi que les scores de lisibilité pour le niveau scolaire et les phrases passives.

Statistiques de lisibilité de l’éditeur

Utilisez le X en haut à droite de la barre latérale de l’éditeur pour fermer l’outil lorsque vous avez terminé.

Historique du presse-papiers pour coller les éléments copiés

Lorsque vous créez un document, vous pouvez déplacer des blocs de texte à l’aide d’un couper ou d’un copier-coller. D’autre part, vous pouvez utiliser ces actions pour insérer des portions de texte telles que des noms, des adresses ou des instructions à plusieurs reprises. Grâce à l’outil Presse-papiers, vous pouvez afficher votre historique et réutiliser rapidement les éléments du presse-papiers.

Le presse-papiers de Microsoft Word peut contenir jusqu’à 24 éléments à la fois. Cela signifie que tous les éléments que vous avez coupés ou copiés au cours de la journée sont à portée de clic.

Allez dans l’onglet Accueil et cliquez sur la flèche en bas à droite de la section Presse-papiers du ruban.

Flèche pour accéder à l’historique du Presse-papiers

L’historique du presse-papiers s’affiche dans un panneau latéral sur la gauche. De là, vous pouvez passer en revue les éléments, en sélectionner un pour le réutiliser, les coller tous ou effacer l’historique.

Historique du presse-papiers dans Word

Outil de capture d’écran pour des images rapides

Avez-vous déjà eu besoin d’une capture d’écran d’une autre application sur votre bureau ou même d’une partie d’une fenêtre ? L’outil de capture d’écran intégré de Word vous permet de le faire.

Allez dans l’onglet Insertion et cliquez sur la flèche déroulante Capture d’écran dans la section Illustrations du ruban. Toutes les autres fenêtres ouvertes sur votre bureau s’affichent en haut. Il vous suffit d’en sélectionner une pour que son image s’affiche directement dans votre document Word.

Si vous préférez légender une partie d’une fenêtre ou d’une autre application, choisissez plutôt « Coupure d’écran » dans le menu déroulant.

Lorsque votre curseur se transforme en réticule, faites-le glisser pour capturer ce dont vous avez besoin et relâchez.

Coupure d’écran sous Windows

Votre détourage apparaîtra immédiatement dans votre document.

Insertion d’une capture d’écran dans Word

Si nécessaire, vous pouvez modifier une capture d’écran ou un détourage comme toute autre image dans Microsoft Word.

Chercheur de références et de citations

Une autre fonctionnalité de Word qui passe un peu inaperçue est l’outil Chercheur. Grâce à lui, vous pouvez rechercher presque n’importe quoi sur Internet et insérer des détails sans jamais quitter votre document.

Allez dans l’onglet Références et choisissez « Chercheur » dans la section Recherche du ruban.

Chercheur dans l’onglet Références

La barre latérale Chercheur s’ouvre sur la droite. Saisissez votre terme de recherche dans la case et appuyez sur Entrée.

Recherche dans Researcher

Vous verrez alors les résultats de votre recherche. Sélectionnez-en un pour en savoir plus. Vous pouvez copier et coller le texte que vous voyez dans votre document, puis cliquer sur le signe plus en haut à droite de l’élément dans la barre latérale pour ajouter une citation.

Résultats de recherche de Researcher

Researcher est un outil pratique et utile pour les dissertations, les articles et les documents de recherche.

Ces fonctions géniales peuvent vous aider, quel que soit le type de document, d’article ou de papier que vous créez dans Microsoft Word. Allez-vous en profiter ?