Si vous souhaitez partager des données d’Excel sans partager le fichier Excel, vous pouvez exporter une sélection de cellules ou le classeur entier au format PDF. Vous obtenez ainsi un document très pratique que vous pouvez partager comme bon vous semble.

Exportation d’une plage de cellules Excel au format PDF sur Windows

Si vous souhaitez exporter une plage de cellules particulière au format PDF, vous pouvez le faire en quelques étapes seulement.

Sélectionnez les cellules que vous souhaitez exporter. Vous pouvez le faire en faisant glisser votre curseur dans les cellules adjacentes ou en maintenant la touche Ctrl enfoncée pendant que vous sélectionnez des cellules non adjacentes.

N’oubliez pas que si vous sélectionnez des cellules non adjacentes, elles peuvent s’afficher sur des pages séparées dans le document PDF.

Plage de cellules sélectionnées dans Excel

Allez dans l’onglet Fichier et sélectionnez « Exporter » sur le côté gauche. Sur la droite, choisissez « Créer un document PDF/XPS » et cliquez sur le bouton Créer PDF/XPS.

Créer un document PDF ou XPS dans la section Exportation d’Excel

Lorsque la fenêtre Publier en PDF ou XPS s’ouvre, choisissez un emplacement pour enregistrer le fichier. Ajustez éventuellement le nom du fichier et confirmez que l’option PDF est sélectionnée dans la boîte déroulante Enregistrer sous le type. Ensuite, sélectionnez « Options ».

COMMENT ENVOYER DES FICHIERS WORD, EXCEL OU POWERPOINT AU FORMAT PDF ?

Boîte de publication pour l’emplacement, le nom et les options

Dans la fenêtre Options, choisissez « Sélection » dans la section Publier quoi. Cliquez sur « OK » dans la fenêtre Options, puis sur « Publier » dans la fenêtre Publier au format PDF ou XPS.

Fenêtre Options de publication pour choisir la sélection

Naviguez jusqu’à l’emplacement où vous avez enregistré le PDF pour accéder au fichier.

Fichier PDF exporté avec des cellules sélectionnées dans Excel

Exporter un classeur Excel au format PDF sous Windows

Vous souhaitez peut-être exporter l’ensemble du classeur sous forme de fichier PDF. Vous pouvez le faire en suivant les mêmes étapes de base que celles décrites ci-dessus pour l’exportation d’une plage de cellules.

Avant de commencer, gardez à l’esprit que vous n’aurez pas la possibilité de sélectionner les sauts de page à l’avance. Par défaut, les feuilles contenant beaucoup de données sont reportées sur les autres pages. Si vous souhaitez une feuille par page, consultez d’abord notre guide pratique sur l’insertion de sauts de page dans Excel.

Lorsque vous êtes prêt à exporter votre classeur Excel, allez dans l’onglet Fichier et sélectionnez  » Exporter  » sur la gauche. Sur la droite, choisissez « Créer un document PDF/XPS » et cliquez sur le bouton Créer PDF/XPS.

Créer un document PDF ou XPS dans la section « Exportation » d’Excel

Choisissez un emplacement de fichier, ajustez éventuellement le nom du fichier, et confirmez que le format PDF est sélectionné dans la boîte déroulante « Enregistrer sous type ». Ensuite, sélectionnez « Options ».

Boîte de publication pour l’emplacement, le nom et les options

Sous Publier quoi, choisissez « Classeur entier ». Pour ignorer les zones d’impression que vous avez définies dans le classeur, veillez à cocher cette case dans la même section. Vous pouvez ensuite utiliser la plage de pages et les autres zones et options selon vos besoins.

Fenêtre d’options de publication pour sélectionner le classeur entier

Cliquez sur « OK » dans la fenêtre Options et sur « Publier » dans la fenêtre Publier en PDF ou XPS. Ensuite, visitez l’emplacement où vous avez enregistré le fichier PDF pour l’ouvrir.

PDF exporté pour un classeur depuis Excel

Enregistrer Excel au format PDF sur Mac

Comme sous Windows, vous pouvez transformer une sélection de cellules ou un classeur en PDF sur Mac. Les étapes sont légèrement différentes de celles décrites ci-dessus.

Lorsque vous ouvrez le classeur, choisissez une feuille et sélectionnez les cellules si vous souhaitez exporter une plage de cellules. Pour enregistrer l’intégralité du classeur au format PDF, il suffit de l’ouvrir.

Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous dans la barre de menu. Lorsque la fenêtre apparaît, choisissez un emplacement et ajustez éventuellement le nom du fichier. Ensuite, sélectionnez « PDF » dans la liste déroulante du format de fichier.

Boîte de dialogue Enregistrer sous pour Excel en PDF sur Mac

Pour exporter la plage de cellules, choisissez « Sélection » qui affiche les cellules sélectionnées pour que vous puissiez les confirmer. Pour exporter le classeur entier, choisissez « Classeur ».

Options de classeur et de sélection pour un PDF à partir d’Excel sur Mac

Sélectionnez « Enregistrer » lorsque vous avez terminé, puis rendez-vous à l’emplacement de votre choix pour accéder au PDF.

Que vous souhaitiez partager une partie de votre feuille Excel ou sauvegarder une version spécifique d’un classeur, l’exportation vers un fichier PDF est une option solide.