Excel pour les débutants : Les 6 tâches les plus importantes à connaître

By Matthieu CHARRIER

Si vous n’avez jamais utilisé Microsoft Excel, vous pouvez vous sentir un peu dépassé au début. Nous allons vous apprendre les tâches de base que vous devez connaître pour utiliser cette application de feuille de calcul populaire.

Qu’il s’agisse de la saisie de données, du formatage des chiffres ou de l’ajout de bordures et d’ombres dans les cellules, la connaissance de ces éléments essentiels vous permettra de réduire le stress lié à l’apprentissage d’Excel.

Comment ajouter ou supprimer un axe secondaire dans un graphique Excel ?

Saisie de données dans Excel

Il existe deux façons simples de saisir des données dans les cellules d’une feuille Excel.

Premièrement, vous pouvez cliquer sur la cellule et y taper vos données. Deuxièmement, vous pouvez cliquer sur la cellule et taper les données dans la barre de formule qui se trouve en haut de la feuille.

Données saisies dans une cellule et dans la barre de formule

Vous pouvez également copier des données d’un autre emplacement et les coller dans votre feuille. Une fois que vous les avez copiées, sélectionnez la cellule dans votre feuille et collez-les en procédant de l’une des manières suivantes :

Utilisez le raccourci clavier Ctrl+V sous Windows ou Command+V sous Mac.
Cliquez sur « Coller » dans la section Presse-papiers de l’onglet Accueil.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule et choisissez « Coller » dans le menu contextuel.

Bouton « Coller » dans Excel

Pour d’autres façons de coller, comme la multiplication des nombres, consultez notre mode d’emploi sur l’utilisation de la fonction Collage spécial dans Excel.

Gestion des feuilles de calcul

Vous pouvez ajouter de nombreuses feuilles à votre classeur Excel. C’est pratique pour gérer des projets qui nécessitent des feuilles de calcul distinctes.

Pour ajouter une feuille, cliquez sur le signe plus à l’extrême droite de la ligne d’onglet de la feuille. Vous ajoutez ainsi une feuille de calcul à droite de la feuille active.

Signe plus pour ajouter une feuille dans Excel

Vous pouvez également accéder à l’onglet Accueil, sélectionner la liste déroulante Insertion dans la section Cellules du ruban, puis choisir « Insérer une feuille ». Cela permet d’ajouter une feuille de calcul à la gauche de la feuille active.

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Insérer une feuille dans l’onglet Accueil

Lorsque vous ajoutez une feuille, son nom par défaut est Feuille avec un numéro. Ainsi, vous verrez Sheet1, Sheet2, etc. Pour renommer une feuille, double-cliquez sur le nom actuel ou faites un clic droit et choisissez « Renommer ». Ensuite, tapez le nouveau nom et appuyez sur Entrée ou Retour.

Renommer dans le menu de la feuille

Pour réorganiser les feuilles, sélectionnez-en une et faites-la glisser vers la gauche ou la droite jusqu’à l’endroit où vous voulez la placer. Puis, relâchez.

Feuilles réorganisées dans Excel

Pour colorer l’onglet d’une feuille, faites un clic droit sur l’onglet, passez à Couleur de l’onglet et sélectionnez une couleur dans le menu déroulant. C’est un excellent moyen de repérer certaines feuilles d’un coup d’œil ou de leur attribuer un code couleur pour des tâches spécifiques.

Couleur de l’onglet dans le menu de la feuille

Pour supprimer une feuille, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez « Supprimer ». Si la feuille contient des données, il vous sera demandé de confirmer que vous voulez supprimer la feuille et les données. Sélectionnez « Supprimer » pour continuer ou « Annuler » pour conserver la feuille.

Supprimer dans le menu de la feuille

Ajouter et supprimer des colonnes et des lignes

Vous pouvez découvrir que vous avez besoin d’une colonne ou d’une ligne supplémentaire dans votre ensemble de données. Ou bien, vous pouvez décider de supprimer une colonne ou une ligne dont vous n’avez plus besoin.

Ajouter une colonne ou une ligne

Vous pouvez insérer une colonne ou une ligne de plusieurs façons différentes.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une colonne ou une ligne et choisissez « Insérer » dans le menu contextuel. 
Sélectionnez une colonne ou une ligne et allez dans l’onglet Accueil. Ouvrez le menu déroulant Insertion dans la section Cellules et choisissez « Insérer des lignes de feuille » ou « Insérer des colonnes de feuille ».

Insérer des colonnes et des lignes de feuille dans l’onglet Accueil

Les deux actions ci-dessus permettent d’insérer une colonne à gauche de la colonne sélectionnée ou une ligne au-dessus de la ligne sélectionnée.

Comment ajouter et supprimer des colonnes et des lignes

Supprimer une colonne ou une ligne

Pour supprimer une colonne ou une ligne, vous pouvez utiliser des actions similaires. Pour sélectionner une colonne, cliquez sur l’en-tête de la colonne, qui est la lettre en haut. Pour sélectionner une ligne, cliquez sur l’en-tête de la ligne, qui correspond au chiffre situé à gauche.

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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne ou la ligne et choisissez « Supprimer » dans le menu contextuel. 
Sélectionnez la colonne ou la ligne et allez dans l’onglet Accueil. Ouvrez le menu déroulant Supprimer dans la section Cellules et choisissez « Supprimer les lignes de la feuille » ou « Supprimer les colonnes de la feuille ».

Supprimer des colonnes et des lignes de feuille dans l’onglet Accueil

Pour en savoir plus, consultez notre tutoriel sur l’insertion de plusieurs lignes dans Excel.

Comment déplacer des colonnes dans Excel

Mise en forme des nombres

Lorsque vous saisissez des nombres dans Excel, vous pouvez les formater en tant que nombres ordinaires, devises, décimales, pourcentages, dates, heures et fractions. 

Sélectionnez une cellule, passez à l’onglet Accueil et utilisez la liste déroulante de la section Nombre du ruban pour choisir le format. Au fur et à mesure que vous passez en revue la liste des options, vous verrez des exemples de la façon dont les données apparaîtront. 

Formats de nombres dans Excel

Choisissez le format que vous voulez, et vous verrez vos données se mettre à jour.

Format des devises dans Excel

Vous pouvez également choisir le style du format numérique que vous utilisez. Cliquez sur la petite flèche en bas à droite de la section Nombre dans le ruban.

Lanceur de format numérique dans le ruban

Lorsque la boîte Format des cellules apparaît, allez dans l’onglet Nombre et sélectionnez une option sur la gauche.

À droite, vous verrez un aperçu du format avec des options en dessous que vous pouvez ajuster. Par exemple, vous pouvez choisir le nombre de décimales et la manière dont vous souhaitez afficher les nombres négatifs.

Onglet Nombre dans la boîte Format des cellules

Après avoir effectué vos sélections, cliquez sur « OK » pour les appliquer à la valeur.

Formatage des polices et des cellules

En plus de formater les données d’une cellule, vous pouvez formater la cellule elle-même. Vous pouvez utiliser un style de police spécifique, appliquer une bordure de cellule ou ajouter un ombrage à une cellule.

Sélectionnez la cellule que vous souhaitez modifier et allez dans l’onglet Accueil. Vous verrez plusieurs options dans la section Police du ruban.

Section Police du ruban de l’onglet Accueil

Style et taille de la police : Utilisez les listes déroulantes situées en haut pour modifier le style ou la taille de la police. Vous pouvez également utiliser les boutons situés à droite pour augmenter ou diminuer la taille de la police.

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Gras, italique et souligné : Il suffit de sélectionner l’un de ces boutons pour appliquer le gras, l’italique ou le soulignement à la police d’une cellule.

Bordure : Utilisez la liste déroulante Bordure pour choisir le type et le style de la bordure de la cellule.

Couleurs de remplissage et de police : Sélectionnez la case déroulante Fill Color pour choisir une couleur pour la cellule ou la case Font Color pour choisir une couleur pour la police.

Effectuer des calculs rapides

Lorsque vous travaillez avec des chiffres dans votre feuille, il est courant d’effectuer des calculs. Plutôt que de vous plonger dans la création de formules dans Excel, qui est un peu plus avancée, vous pouvez rapidement ajouter, faire une moyenne ou obtenir le nombre minimum ou maximum dans un ensemble de données.

Allez dans la cellule où vous voulez ajouter le calcul. Par exemple, nous allons additionner les cellules B2 à B6, donc nous choisissons la cellule B7.

Cellule B7 en surbrillance sur une feuille

Accédez à l’onglet Accueil et sélectionnez la case déroulante Somme dans la section Édition du ruban. Vous verrez les calculs de base que vous pouvez effectuer. Dans notre exemple, nous sélectionnons « Somme ».

Calculs dans le menu Somme

Vous verrez alors Excel mettre en surbrillance les cellules qu’il pense que vous voulez calculer. Il vous indique également la fonction et la formule qu’il va utiliser. Il suffit d’appuyer sur Entrée ou Retour pour accepter la suggestion et obtenir le résultat.

Formule de somme et résultat dans Excel

Vous pouvez également commencer par sélectionner les cellules que vous souhaitez calculer. Ensuite, choisissez le calcul dans la liste déroulante Somme. 

Cellules sélectionnées et menu Somme

Vous verrez le résultat du calcul sous les cellules d’une colonne ou à droite des cellules d’une ligne.

Résultat de la somme dans Excel

En tant que débutant en Excel, ces tâches de base devraient vous permettre de prendre un bon départ dans l’utilisation de l’application. Une fois que vous maîtriserez ces actions, n’oubliez pas de consulter nos autres articles sur Excel, notamment sur la création d’un graphique, l’utilisation d’un tableau et le tri ou le filtrage des données.

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