Si vous utilisez Gmail comme outil de messagerie professionnelle ou personnelle, il existe des fonctionnalités géniales qui vous permettront de :

vous faire gagner beaucoup de temps
rendre votre compte plus sûr
rendent même votre travail plus agréable

Malheureusement, la plupart des utilisateurs de Gmail ne prennent pas le temps d’apprendre à tirer le meilleur parti de leur compte Gmail. Mais cela peut changer rapidement.

Voici quelques-unes des meilleures fonctionnalités de Gmail que vous ne connaissez peut-être pas :

la création d'une liste de tâches à faire depuis Gmail, 
le codage couleur de vos contacts,
et la personnalisation de votre interface Gmail avec une photo personnelle. 

Et ce ne sont là que quelques exemples.

Dans cet article, j’ai rassemblé 14 des outils Gmail les plus intéressants et les meilleurs que vous ne connaissez peut-être pas.

Pour chaque fonctionnalité Gmail, j’ai également inclus un lien vers des instructions détaillées, étape par étape. Servez-vous de cet article comme d’un tremplin pour mettre en pratique toutes ces fonctionnalités Gmail, ou choisissez celles que vous préférez.

Êtes-vous prêt à tirer le meilleur parti de votre compte Gmail ? Alors, commençons.

COMMENT TROUVER ET SUPPRIMER LES ANCIENS E-MAILS DANS GMAIL

Personnalisez l’arrière-plan de votre Gmail avec une photo personnelle

Passez-vous des heures à fixer l’interface de votre Gmail chaque jour ? Si vous envoyez et recevez beaucoup d’e-mails, vous aimeriez peut-être pouvoir égayer le fond blanc par défaut de Gmail.

Eh bien, vous avez de la chance. La plupart des utilisateurs de Gmail ne le savent pas, mais vous pouvez modifier l’arrière-plan de Gmail à l’aide des thèmes. Gmail propose plusieurs thèmes prédéfinis, mais vous pouvez vraiment vous amuser en créant un nouveau thème à l’aide de l’une de vos propres photos.

Les possibilités offertes par cet outil Gmail sont infinies. Vous pouvez utiliser une photo de famille, une photo de votre animal de compagnie, votre photo de vacances préférée, et plus encore…

Créez une liste de choses à faire à partir de votre boîte de réception Gmail

Si vous êtes comme la plupart d’entre nous, vous passez beaucoup de temps à trier vos e-mails juste pour savoir ce que vous devez faire. Pire encore, si vous passez trop de temps sur vos e-mails, vous risquez de perdre de vue vos échéances immédiates.

Gagnez du temps (et évitez de rater des échéances) en utilisant la fonction pratique de liste de tâches de Gmail. Créez des tâches à partir de Gmail, qui peuvent également s’afficher dans votre calendrier. C’est facile, et vous pouvez garder votre liste de tâches ouverte pendant que vous triez vos e-mails.

Notez que j’ai classé la liste par date d’échéance, afin de ne pas oublier les échéances imminentes pendant que je trie mes e-mails.

Bloquez les messages d’un expéditeur spécifique

Les messages électroniques non désirés, ugh ! Qui ne les déteste pas ? Malheureusement, ils font partie intégrante du fait d’avoir un compte de messagerie. Mais n’est-ce pas le cas ?

De nombreux utilisateurs l’ignorent, mais vous pouvez bloquer les messages d’un contact spécifique dans Gmail. C’est facile, une fois que vous savez comment faire. Et si vous changez d’avis, vous pouvez facilement débloquer les messages de ce même contact.

Bien sûr, je n’ai pas vraiment envie d’arrêter de recevoir des messages de mon autre compte de messagerie. Quelques minutes plus tard, je me suis donc débloqué.

Trier les messages connexes dans une étiquette

Devez-vous faire défiler les messages écran après écran, juste pour trouver celui que vous cherchez ? Il vous faut une éternité pour trouver un e-mail spécifique lié à un projet ?

Les fonctions d’organisation de Gmail peuvent vous faire gagner du temps et rendre la recherche de ces messages importants moins frustrante. Si vous utilisez correctement la fonction d’étiquetage de Gmail, vous pouvez organiser les messages par projet (ou tout autre système qui vous semble pertinent). Retrouvez les messages dont vous avez besoin rapidement et sans souci.

Il est facile de créer et d’utiliser des libellés pour regrouper des messages :

Découvrez comment les libellés Gmail peuvent vous aider à organiser votre boîte de réception à l’aide de ce tutoriel Comment organiser votre boîte de réception Gmail pour être plus efficace.

Ne perdez plus jamais un message

Aucun d’entre nous ne veut l’admettre, mais même lorsque nous avons configuré notre compte Gmail aussi efficacement que possible, il nous arrive parfois de mal classer, voire de supprimer accidentellement des messages électroniques importants dont nous avons besoin. Si cela vous est arrivé, vous allez adorer la prochaine fonctionnalité de Gmail : l’outil de recherche de Gmail.

Gmail est une application de Google, il est donc logique qu’elle dispose d’un outil de recherche performant. Pourtant, on ne lit pas souvent à quel point l’outil de recherche de Gmail peut être utile. Vous pouvez effectuer une recherche par expéditeur, destinataire ou objet. Vous pouvez même rechercher des mots spécifiques dans le corps d’un message ou dans les messages contenant des pièces jointes.

Maîtrisez les raccourcis clavier indispensables de Gmail

Ce n’est un secret pour personne : les raccourcis clavier permettent de gagner du temps. Plus vous apprenez de raccourcis clavier, plus vous gagnez du temps. Gmail propose des raccourcis clavier géniaux, à condition de les activer. Voici quelques-uns de mes préférés :

Ouvrir une nouvelle fenêtre de message en haut de l’écran principal de Gmail : Tapez c à partir de l’écran principal de Gmail
Enregistrez le message que vous êtes en train de rédiger comme brouillon sur votre ordinateur : Tapez Ctrl + s à partir d’un message que vous êtes en train de rédiger.
Archiver la conversation : Tapez e avec la conversation sélectionnée
Ouvrir un espace pour répondre au message en cours au bas du message : Tapez r lorsque vous êtes en vue Conversation
Ouvrir le menu Étiquettes : Tapez l à partir de l’écran principal de Gmail avec un message sélectionné.
Déplacer une conversation vers le dossier Corbeille : Tapez # avec le message sélectionné

Envoyez automatiquement des messages d’absence du bureau

Les messages d’absence du bureau peuvent sembler clichés, mais ils peuvent aussi éviter les malentendus. Si vous devez manquer le travail sans consulter vos e-mails, il est préférable d’en utiliser un et de faire savoir à vos contacts pourquoi vous n’avez pas répondu tout de suite.

Heureusement, Gmail propose des fonctionnalités intéressantes qui permettent de configurer et d’utiliser facilement un message d’absence du bureau. De plus, vous pouvez limiter votre message d’absence du bureau à vos seuls contacts afin de ne pas diffuser votre absence à de parfaits inconnus qui vous enverraient un message pendant votre absence.

Soyez plus sûr grâce à la vérification en deux étapes de Gmail

La sécurité de votre messagerie est importante. Les pirates tentent souvent d’accéder aux comptes de messagerie, car nous utilisons notre adresse électronique pour nous inscrire à d’autres comptes. L’accès à votre Gmail pourrait, à terme, vous permettre d’accéder à nombre de vos autres comptes importants.

Heureusement, Gmail utilise la vérification en deux étapes. Cette fonctionnalité signifie que votre mot de passe ne suffit pas à un pirate pour se connecter à votre compte Gmail. Un pirate devrait également avoir votre téléphone en main pour saisir le code que Gmail vous envoie.

Code couleur de vos messages

Le tri de vos messages Gmail par étiquettes est un excellent moyen de trouver rapidement les messages dont vous avez besoin. Le codage couleur de vos étiquettes va encore plus loin dans la commodité des étiquettes Gmail. Cette fonctionnalité de Gmail est un moyen visuel rapide de savoir quelles informations vont ensemble en un coup d’œil.

Vous pouvez attribuer une couleur unique à chaque libellé Gmail et même créer vos propres couleurs de libellé personnalisées.

Utilisez les listes à puces et les autres fonctions de formatage de Gmail

Vous envoyez des messages électroniques sans queue ni tête et non formatés ? De nombreux utilisateurs de Gmail ne réalisent pas que Gmail comprend un ensemble important de fonctions de formatage. Parce qu’ils ne connaissent pas le formatage de Gmail, ils ne l’utilisent pas.

Les fonctions de mise en forme de Gmail comprennent

les listes à puces et numérotées
Gras, italique et souligné
Texte coloré ou fond coloré
Type et taille de police
et bien d'autres encore.

Exprimez-vous avec les émojis des messages électroniques

Lorsque vous pensez à Gmail, pensez-vous à des smileys, des cœurs et autres émojis amusants ? Si vous êtes comme moi, vous ne saviez probablement pas que Gmail propose une importante collection d’émojis que vous pouvez insérer directement dans vos messages Gmail.

Les emojis sont une fonctionnalité amusante de Gmail. Ils peuvent ajouter de la couleur et de l’excitation à vos messages.

Importez vos contacts de médias sociaux dans Gmail

En tant qu’homme ou femme d’affaires, vous savez que le réseautage est important. Bien sûr, vous rencontrez des gens en personne. Mais dans le monde des affaires d’aujourd’hui, il est de plus en plus fréquent de nouer des liens avec des personnes que vous n’avez jamais rencontrées en personne.

Une fonctionnalité pratique de Gmail permet d’importer des contacts de médias sociaux Google+ directement dans votre liste de contacts Gmail. Cela vous permet non seulement de rester en contact, mais aussi de vous épargner une multitude de saisies.

Partagez un événement de l’agenda avec un contact

L’utilisation de la fonctionnalité de contacts de Google vous permet d’entrer en contact avec vos relations de nombreuses façons intéressantes. Une autre fonctionnalité utile de Gmail est la possibilité de partager un événement d’agenda directement avec un contact à l’aide de l’outil d’agenda de Google.

Vous pouvez le faire parce que votre liste de contacts Google est votre liste de contacts Gmail. Il n’est pas nécessaire de conserver une liste de contacts distincte pour chaque outil Google. C’est un gain de temps, et le fait d’avoir une liste centralisée signifie que vous n’avez pas à vous soucier d’ajouter un contact sur la liste d’un outil et pas sur celle d’un autre outil.

Créez des groupes de contacts personnalisés pour chaque usage

Cette liste de fonctionnalités géniales de Gmail ne serait pas complète sans mentionner que vous pouvez organiser vos contacts Google en groupes. Les groupes de listes de contacts sont un bon moyen de vous aider à vous souvenir de la façon dont vous êtes entré en contact avec une personne. Ils vous permettent également de référencer rapidement les personnes auxquelles vous pourriez avoir besoin d’envoyer les mêmes informations.

Dans l’exemple ci-dessous, je suis sur le point de renommer le groupe « Clients potentiels » en « Clients actuels » :

Pour en savoir plus sur les groupes de contacts, consultez le tutoriel Envato Tuts+ intitulé Comment retrouver vos contacts Gmail et mieux les organiser.

Conclusion

Vous pouvez améliorer votre flux de travail grâce à ces fonctions utiles de Gmail. Elles peuvent vous faire gagner du temps, rendre votre compte plus sûr et même rendre votre travail plus agréable. Grâce à nos tutoriels pas à pas, vous pouvez dès à présent utiliser l’une ou l’ensemble de ces fonctionnalités Gmail.