Nous avons tous été entraînés à archiver tous les e-mails que nous recevons. Après tout, notre espace de stockage est pratiquement infini et nous pouvons trouver tous les e-mails dont nous avons besoin en effectuant une recherche rapide, n’est-ce pas ? C’est logique. Mais c’est un piège.

Gmail a promis un stockage infini mais n’a pas tenu ses promesses

Que vous utilisiez ou non Gmail, il est important de comprendre que l’idée de ne jamais supprimer les e-mails a été largement popularisée par Gmail. Avant cela, les gens supprimaient généralement leurs e-mails régulièrement. Vous deviez les supprimer pour libérer de l’espace afin de pouvoir recevoir d’autres e-mails.

Le lancement de Gmail, en 2004, a bouleversé la donne. Le service de messagerie électronique de Google offrait un énorme espace de stockage gratuit de 1 Go. Cela faisait honte à ses concurrents : la version gratuite de Microsoft Hotmail offrait à l’époque un minuscule 2 Mo.

Oui, Gmail a été lancé avec une capacité de stockage gratuite cinq cents fois supérieure à celle du service de messagerie de Microsoft. Il n’est pas étonnant que Gmail soit devenu si populaire. Ses concurrents ont eu du mal à suivre, mais même eux ont ajouté beaucoup plus d’espace de stockage.

Google a continué à ajouter de l’espace de stockage gratuit. En 2005, à l’occasion du premier anniversaire de Gmail, l’espace de stockage gratuit de Gmail a été doublé, passant à 2 Go. Georges Harik, directeur de la gestion des produits Gmail, a déclaré que la bonne chose à faire était « de continuer à donner aux gens plus d’espace pour toujours ».

Pourquoi supprimer des e-mails alors que Google vous donnera toujours plus d’espace de stockage jusqu’à la fin des temps ? Comme l’a souligné Harik, à mesure que la technologie progresse, le stockage devient moins cher pour Google et pour tout le monde. C’est une bonne idée… mais Google a changé d’avis.

Pour aller plus loin : Comment trouver et supprimer les anciens e-mails dans Gmail

Le stockage gratuit sur le compte Google s’est arrêté en 2013

En 2013, Google a fixé une limite de 15 Go de stockage pour un compte Google gratuit. Ce stockage de compte Google a été fusionné dans tous les services Google : Gmail, Google Drive et Google Photos. Si vous stockez 10 Go de fichiers, il ne vous reste que 5 Go pour les e-mails.

Google n’a pas ajouté de stockage gratuit depuis lors. En fait, Google supprime l’espace de stockage gratuit qu’il offre pour les photos.

Si votre plan consistait à ne jamais supprimer d’e-mails et à espérer que Google continue à augmenter l’espace de stockage de votre compte, cela n’a pas fonctionné. Votre compte de messagerie s’est lentement rempli au cours des sept ou huit dernières années.

Pourquoi payer pour stocker des e-mails inutiles ?

Le problème est le suivant : Google vend le stockage sous forme d’abonnement dans le cadre de Google One. Si vous payez un abonnement mensuel, vous obtenez beaucoup plus d’espace pour stocker vos e-mails.

Google n’est pas la seule entreprise à facturer un supplément pour le stockage. Outlook.com de Microsoft offre 15 Go d’espace de stockage gratuit, qui passe à 50 Go si vous êtes un abonné payant à Microsoft 365. La messagerie iCloud d’Apple utilise votre espace de stockage iCloud, et Apple est réputé pour n’offrir qu’un minuscule espace de stockage gratuit de 5 Go pour toutes les sauvegardes de votre appareil et vos données iCloud.

C’est pourquoi les entreprises vous encouragent à ne jamais supprimer vos e-mails. Elles font des bénéfices lorsque votre compte de messagerie se remplit et que vous devez payer un abonnement pour continuer à tout stocker.

C’est un peu comme si une entreprise de stockage vous encourageait à ne jamais vous débarrasser de vos déchets inutiles. Bien sûr, ils veulent que vous les gardiez, mais ils font des bénéfices lorsque vous devez payer pour les stocker à jamais.

Oui, ces e-mails occupent beaucoup d’espace.

Mais combien d’espace les e-mails occupent-ils vraiment ? Ne sont-ils pas minuscules ? Ce n’est que du texte, non ?

Si vous avez des gigaoctets d’e-mails sur votre compte, vous savez que ce n’est pas tout à fait vrai.

Bien sûr, les e-mails individuels sont petits, mais ils s’additionnent. Si votre compte de messagerie est plein, vous avez beaucoup d’espace utilisé par des e-mails inutiles. Toutes ces lettres d’information, notifications, alertes et autres pourriels que vous avez reçus au fil des ans utilisent probablement beaucoup d’espace, si vous les additionnez.

Si vous utilisez Gmail, par exemple, la page Google One Storage indique l’espace utilisé par vos e-mails Gmail.

Vous n’avez pas besoin de la plupart d’entre eux, et la recherche n’est pas idéale

Combien de fois retournez-vous chercher ou consulter vos anciens e-mails ? Bien sûr, vous avez probablement des e-mails importants que vous souhaitez conserver, mais la plupart d’entre eux ne sont probablement pas importants du tout. Vous n’en avez pas besoin et vous ne l’auriez jamais remarqué si vous aviez cliqué sur « Supprimer » au lieu de « Archiver » sur cette newsletter inutile.

Pire encore, le fait d’avoir des dizaines ou des centaines de milliers d’e-mails rend plus difficile la recherche des e-mails qui vous intéressent vraiment. « Archiver tout et utiliser la recherche pour trouver ce qui vous intéresse » devient difficile lorsque vous avez 200 000 e-mails qui traînent et que vous essayez de retrouver un e-mail important datant d’il y a dix ans.

Supprimez au lieu d’archiver, et ne conservez que ce qui vous intéresse.

Le bouton Supprimer au-dessus d’un e-mail dans Gmail

Plutôt que d’archiver tous les e-mails que vous recevez, supprimez ceux qui ne vous intéressent pas. Vous libérerez ainsi de l’espace et vous n’aurez pas à payer pour stocker des e-mails inutiles.

Si un courriel est important, archivez-le – ou envisagez de le placer dans un dossier ou une étiquette qui le rendra plus facile à retrouver à l’avenir. Mais, même si vous n’archivez que les e-mails qui vous intéressent (au lieu de tous les e-mails), vous vous en porterez beaucoup mieux.

Aux États-Unis, les messages électroniques sont « abandonnés » après 180 jours.

Ce sont tous de bons arguments pour nettoyer votre compte de messagerie, même si vous n’êtes pas particulièrement préoccupé par la confidentialité des e-mails. Mais si vous êtes concerné par la confidentialité, sachez ceci :

Aux États-Unis, les e-mails sont considérés comme « abandonnés » après 180 jours. Le gouvernement peut consulter ces e-mails sans mandat grâce à l’Electronic Communications Protection Act, une loi adoptée en 1986, lorsque les communications électroniques étaient très différentes.

Comme l’a souligné Wired en 2013, « Il est plus que ridicule que les courriels (mais pas le courrier) aient été laissés de côté dans les lois sur la protection de la vie privée. »

Il y a eu des tentatives pour réparer cette faille et obliger le gouvernement à obtenir un mandat avant d’accéder à des courriels datant de plus de 180 jours. La tentative la plus notable a eu lieu en 2016, lorsque l’Email Privacy Act a été adopté à l’unanimité par la Chambre des représentants des États-Unis, avant de mourir au Sénat. À partir de janvier 2021, la loi reste en vigueur.

Donc, si vous stockez beaucoup d’anciens courriels dans un compte en ligne, vous devriez garder cela à l’esprit.

Il est temps de supprimer ces vieux courriels inutiles

Il ne vous reste plus qu’à commencer à nettoyer tous ces courriels archivés que vous avez traînés pendant une décennie ou plus.

La manière de procéder dépend du type d’e-mails qui occupent de l’espace. Par exemple, si vous recevez régulièrement des lettres d’information de newsletter@example.com et que vous les avez archivées, recherchez « newsletter@example.com » dans vos messages et supprimez tous les messages de cet expéditeur.