Règles d’étiquette du courrier électronique pour une communication sans faille

By Matthieu CHARRIER

Il n’est pas nécessaire d’être un écrivain expert pour rédiger un e-mail. Cependant, il y a de nombreux éléments à prendre en compte lors de la rédaction d’e-mails, en particulier pour les communications professionnelles. Voici plusieurs règles d’étiquette à garder à l’esprit pour vos messages professionnels.

Les champs de l’e-mail

Il peut sembler simple de remplir les champs de votre e-mail, mais ces conseils peuvent vous éviter une certaine gêne et aider vos destinataires par la même occasion.

Vérifiez deux fois l’adresse de vos destinataires

Si vous avez déjà envoyé un courrier électronique à la mauvaise personne parce que vous vous êtes fié aux suggestions « intelligentes » de votre application de messagerie, vous savez à quel point cela peut être embarrassant.

Il suffit d’une minute pour revérifier le nom et l’adresse électronique du destinataire. Si vous disposez d’une application qui convertit l’adresse électronique en nom du destinataire à des fins d’affichage, il vous suffit de cliquer sur cette flèche ou de passer votre curseur sur le nom pour le vérifier rapidement.

Adresse électronique du destinataire

Saisissez une ligne d’objet concise

La ligne d’objet que vous incluez dans votre message doit être succincte et significative. Cela permet à votre destinataire de voir exactement de quoi il s’agit en un coup d’œil. Il se peut même qu’il lise ses e-mails par ordre d’importance du contenu, d’où l’importance de la ligne d’objet.

Essayez de faire en sorte que l’objet soit court mais significatif. Faites-en un résumé concis du contenu de votre message.

Objet d’un courriel

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Incluez CC et BCC lorsque c’est justifié

Tous les destinataires de votre message n’ont pas forcément leur place sur la ligne d’objet. Vous pouvez utiliser le champ CC pour copier d’autres personnes qui ont besoin de l’e-mail comme référence ou le champ BCC pour les copier mais en gardant leur adresse e-mail privée.

Réservez le champ À aux personnes auxquelles vous adressez le message et aux actions que vous leur demandez. Pour les autres personnes qui doivent simplement être informées du message, que vous cachiez ou non leur adresse électronique, utilisez plutôt les lignes CC et BCC.

Champs CC et BCC dans un e-mail

Le corps du message

Le corps du message est évidemment l’endroit où vous incluez votre message. Mais il y a quelques conseils à retenir qui peuvent faire ou défaire ce message.

Ajoutez un message d’accueil

Il est particulièrement important d’ajouter une formule de salutation lorsque vous rédigez un message électronique professionnel. Commencez votre message de manière appropriée par « Cher », « Bonjour » ou quelque chose de similaire, suivi du nom du destinataire.

Rien ne dit mieux « je suis trop pressé pour m’inquiéter » qu’un courriel sans formule de salutation.

Salutation dans un e-mail

Utilisez une police de caractères facile à lire

S’il est tentant de changer la police de votre message pour quelque chose de différent ou d’unique, ce n’est pas toujours la meilleure option pour la personne qui lit réellement l’e-mail.

Utilisez une police par défaut facile à lire, comme Arial ou Times New Roman. Non seulement ces polices classiques sont standard pour la plupart des clients de messagerie, mais elles sont également plus simples à lire qu’un script et plus professionnelles qu’une option trop décontractée.

Paramètres des polices d’e-mail dans Outlook

Inclure une signature

Tout comme l’absence de formule de politesse, le fait de ne pas signer votre message peut être perçu comme un manque de professionnalisme. Pour conclure, vous devez inclure les informations de base dont votre destinataire a besoin.

Les signatures d’e-mail varient, mais peuvent inclure votre nom complet, votre entreprise, votre titre, votre numéro de téléphone, votre site Web et des liens vers des médias sociaux. Que votre signature contienne tous ces détails ou simplement votre nom, veillez à l’ajouter à la fin de votre message.

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Signature de courriel

Ton et professionnalisme

En plus de remplir les champs de l’e-mail et de rédiger le corps de votre message, pensez à vos mots. Voulez-vous utiliser des majuscules pour souligner un point ? Devriez-vous inclure un peu d’humour sarcastique ? Penchons-nous sur la question.

Attention aux majuscules et au formatage

Il peut être tentant d’utiliser des majuscules, du texte en gras ou un soulignement pour mettre vos mots en valeur. Mais un excès de ces éléments dans un message va à l’encontre du but recherché et peut transmettre un message agressif.

Essayez d’éviter les majuscules. Vous ne voulez pas que votre destinataire ait l’impression que vous lui criez dessus. Utilisez les polices de caractères telles que le gras, l’italique et le soulignement avec parcimonie et uniquement lorsque cela est nécessaire.

Courriel avec caractères gras, italiques, soulignés et majuscules

Limitez l’humour et les Emoji au minimum

Si la plupart des gens apprécient un peu d’humour de temps en temps, il n’a pas toujours sa place dans un e-mail. En effet, le destinataire ne peut pas voir votre langage corporel ou entendre votre ricanement. Dans les communications écrites, l’humour peut être considéré comme inapproprié, voire offensant, même si ce n’est pas votre intention.

En plus d’éliminer l’humour, essayez de ne pas abuser des emoji dans vos e-mails. Si un smiley ou un pouce levé peut être utile lors d’un chat ou d’un SMS, il peut donner un ton non professionnel dans les e-mails professionnels.

Courriel avec emoji et symboles

Ajoutez les pièces jointes nécessaires

Nous l’avons tous fait au moins une fois. Nous disons au destinataire que nous lui envoyons un fichier, puis nous oublions de le joindre. Prenez un moment avant d’appuyer sur le bouton « Envoyer » pour vous assurer que vous avez inclus toutes les pièces jointes nécessaires.

En outre, certains services de messagerie électronique comme Gmail et Microsoft Outlook proposent des fonctions qui vous rappellent les pièces jointes oubliées. Profitez de ces outils utiles pour ne pas avoir à faire suivre votre e-mail d’un autre message contenant le fichier et des excuses.

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Rappel de pièces jointes dans Outlook

Communications courtoises

Certaines règles d’étiquette en matière d’e-mail ne sont pas gravées dans le marbre, mais peuvent simplement être courtoises, prévenantes et utiles.

Envisagez des messages concis pour les téléphones portables

De plus en plus d’e-mails étant consultés sur des appareils mobiles, tenez-en compte lorsque vous rédigez le vôtre. Éliminez les mots inutiles et allez droit au but. Il n’y a rien de pire que d’ouvrir sur votre téléphone mobile un courriel rempli de texte qui nécessite un défilement continu.

Un long e-mail sur iPhone

Planifiez l’envoi pendant les heures de bureau

Si vous utilisez la fonction pratique de planification des e-mails proposée par de nombreux clients de messagerie, faites attention au moment où vous programmez l’envoi. Envoyer un e-mail à la fin de la journée de travail ou même à minuit n’est tout simplement pas agréable.

Essayez de programmer les e-mails un jour ouvrable et pendant les heures de bureau, sauf si vous avez une raison impérieuse de ne pas le faire.

Fenêtre de programmation des e-mails dans Mail sur Mac

Raccourcissez les URL longues

Un dernier conseil pour être courtois concerne les liens que vous incluez dans vos e-mails. Tout comme vous composez des messages plus courts pour les utilisateurs de téléphones portables, vous pouvez faire de même lorsque vous incluez des liens. Envisagez d’utiliser un raccourcisseur d’URL comme Bitly ou de créer un lien vers le texte.

Plutôt qu’un lien qui prend trop de place dans votre message, vous pouvez réduire sa taille et continuer à transmettre le lien à votre destinataire.

URL longues et courtes dans les e-mails

Nous espérons que vous utiliserez certaines de ces règles d’étiquette dans vos messages professionnels à l’avenir. Et si vous envoyez un message que vous souhaitez retirer, consultez comment rappeler un e-mail dans Outlook ou comment annuler un message dans Gmail.

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