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Informatique

Base de données Excel : construire un modèle fiable sans VBA

By Matthieu CHARRIER

Gérer une base de données Excel sans recourir au VBA est une compétence pratique pour PME et équipes techniques. Ce guide explique comment construire un modèle fiable en s’appuyant sur l’outil formulaire intégré d’Excel et des bonnes pratiques de structure.

Le propos couvre l’ajout de l’outil au ruban, la conversion en tableau et la gestion quotidienne des enregistrements. Ces éléments préparent la lecture du bloc suivant qui synthétise les points essentiels.

A retenir :

    • Saisie guidée et validation sans macro ni connaissance en VBA

    • Recherche multi-critères et navigation rapide entre enregistrements simples

    • Modification, suppression et insertion de champs sans codage

    • Compatibilité avec Excel, Microsoft 365 et autres tableurs modernes

Maîtriser l’outil formulaire d’Excel pour un modèle fiable

Pour concrétiser ces objectifs, il faut maîtriser l’outil formulaire d’Excel et son mode d’accès depuis l’interface. Cette approche évite le code et diminue les erreurs humaines lors de la saisie répétitive.

L’ajout de l’outil passe par les options d’Excel ou par la personnalisation du ruban selon l’usage. Une fois accessible, le formulaire convertit chaque en-tête en champ de saisie dédié.

Ajout de l’outil formulaire :

    • Fichier > Options > Barre d’outils Accès rapide > Toutes les commandes

    • Sélectionner Formulaire puis Ajouter et valider

    • Ou Ruban > Données > Nouveau groupe > Ajouter Formulaire

    • Renommer le groupe et choisir une icône si souhaité

Fonctionnalité Excel Google Sheets LibreOffice Airtable Smartsheet
Outil formulaire natif Oui Via Google Forms externe Contrôles de formulaire Oui Oui
Ajout de colonne comme champ Oui Oui Oui Oui Oui
Recherche multi-critères Oui Filtrage interne Filtre manuel Oui Oui
Suppression via interface Oui Oui Oui Oui Oui
Validation de saisie Oui Oui Limité Oui Oui
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Ajouter l’outil formulaire au ruban et à la barre d’accès rapide

Cette action rend le formulaire accessible en un clic depuis l’interface et simplifie la saisie répétée. Suivez les options du menu pour placer l’outil dans la barre d’accès rapide ou créer un groupe personnalisé sur le ruban.

Comprendre les champs et la saisie via le formulaire

Le formulaire transforme chaque en-tête de colonne en champ de saisie et affiche les contrôles pertinents. Ainsi, l’ajout d’un salarié ou la correction d’une date se fait sans navigation complexe dans la feuille.

« J’ai remplacé des macros compliquées par l’outil formulaire, la saisie est devenue plus fiable et rapide »

Alice N.

Structurer un modèle de données fiable dans Excel sans VBA

Comprendre l’outil permet ensuite de structurer les données selon un modèle simple et reproductible pour l’équipe. Une structure cohérente facilite les exports vers d’autres outils comme Airtable ou Smartsheet.

La conversion en tableau Excel apporte filtres, styles et gestion des en-têtes, ce qui réduit les erreurs de saisie. Selon Microsoft, convertir une plage en tableau est une étape recommandée pour la gestion des enregistrements.

Champs recommandés de base :

    • Prénom

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    • Nom

    • Date d’entrée

    • Service

    • Poste occupé

    • Type de contrat

    • Diplôme obtenu

Concevoir les en-têtes et types de champs

Ce choix conditionne la qualité des recherches et des exports vers d’autres tableurs ou plateformes. Il est conseillé d’utiliser des listes déroulantes et la validation des données pour les champs répétitifs.

Outil Validation liste Import CSV Formulaire natif
Excel Oui Oui Oui
Google Sheets Oui Oui Externe (Google Forms)
Airtable Oui Oui Oui
Zoho Sheet Oui Oui Oui
OpenOffice Calc Limité Oui Contrôles

Selon ClickUp, importer et structurer correctement les en-têtes simplifie la migration vers des outils sans code. Cette bonne pratique évite des pertes de données lors des échanges externes.

Convertir la plage en tableau et options de formatage

Cette opération active les filtres et les styles qui facilitent la lecture et la maintenance des enregistrements. Ensuite, protégez certaines cellules et appliquez des validations pour éviter les saisies erronées.

Selon HubSpot, structurer la première ligne comme en-têtes rend les opérations d’import et d’analyse plus fiables. Cette étape est déterminante avant de connecter d’autres services ou automatisations.

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« J’ai structuré notre fichier RH en tableau, puis j’ai gagné du temps lors des exports mensuels »

Marc N.

Gérer recherche, modification, suppression et ajout de champs

Avec un modèle structuré, la gestion quotidienne des enregistrements devient plus fluide et moins sujette aux erreurs. Les opérations de recherche, modification et suppression se réalisent via le formulaire et ses boutons dédiés.

Le formulaire propose un mode Critères pour filtrer selon plusieurs champs et des boutons de navigation pour parcourir les résultats. En maîtrisant ces outils, la maintenance des données reste accessible sans développeur.

Étapes de recherche :

    • Cliquez sur une cellule du tableau puis sur Formulaire

    • Sélectionnez Critères et renseignez les champs souhaités

    • Utilisez Précédente et Suivante pour parcourir les résultats

    • Validez ou restaurez les valeurs avant confirmation finale

Rechercher et modifier via Critères et navigation

La fonctionnalité Critères autorise la combinaison de plusieurs filtres pour isoler des enregistrements précis. Une fois trouvé, l’utilisateur peut corriger les champs et valider la modification en conservant l’historique visible dans la feuille.

« Grâce aux critères, j’ai retrouvé un lot d’anciens contrats et corrigé les dates en masse »

Sophie N.

Ajouter, supprimer et insérer de nouveaux champs

L’ajout d’un champ ne nécessite que l’insertion d’une colonne et la mise à jour de l’en-tête dans le tableau. Le formulaire détecte automatiquement la nouvelle colonne et l’ajoute comme champ de saisie sans programmation.

Opération Excel Google Sheets Airtable OnlyOffice
Ajouter colonne comme champ Automatique Automatique Automatique Automatique
Suppression via interface Oui Oui Oui Oui
Restauration en cours de saisie Oui Variable Oui Limité
Saisie en série sur même champ Flèches haut/bas Flèches Mode grille Flèches
Synchronisation cloud Microsoft 365 Google Workspace Oui Dépendant

Pour aller plus loin, examinez des alternatives cloud pour partager ou automatiser les mises à jour selon vos besoins. Cet apprentissage ouvre la porte aux solutions comme Airtable, Smartsheet ou Zoho Sheet selon les usages.

« Le passage à une gestion sans code a libéré nos équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée »

Paul N.

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