Mettre à jour une signature email doit rester rapide et cohérent, surtout en milieu professionnel.
Ce guide pratique montre comment modifier votre signature dans Outlook selon la plateforme utilisée, avec conseils clairs et exemples opérationnels.
A retenir :
- Signature professionnelle concise nom, poste, entreprise, coordonnées, lien web
- Compatibilité multi-appareils Outlook Desktop, Web, Mobile, Exchange, Microsoft 365
- Éléments graphiques optimisés logo réduit, photo professionnelle, liens sociaux
- Choix par défaut nouveaux messages, réponses, transferts, cohérence de marque
Modifier une signature Outlook sur Windows (application de bureau)
Après ces précisions, la version Desktop de Outlook offre l’éditeur le plus complet pour les signatures personnelles et d’entreprise.
Les paramètres s’ouvrent depuis le menu principal et permettent d’ajuster texte, images et liens selon la charte.
La maîtrise de cette version facilite ensuite la mise à jour de signatures sur le Web, pour assurer une cohérence globale.
Accès aux paramètres et étapes sur Windows
Pour modifier une signature sur Windows, commencez par ouvrir l’application Outlook et vérifier votre compte connecté.
Selon Microsoft, le chemin classique reste Fichier puis Options, rubrique Courrier, bouton Signatures, ce qui permet d’éditer directement le bloc final.
Étape
Action
Emplacement
Remarques
Ouvrir Outlook
Lancer l’application sur Windows
Menu démarrer ou raccourci
Vérifier compte connecté
Fichier > Options
Accéder aux préférences générales
Barre de menus
Paramètres globaux
Courrier > Signatures
Ouvrir l’éditeur de signature
Rubrique Courrier
Créer ou modifier
Enregistrer
Définir par défaut pour nouveaux et réponses
Boutons OK
Tester par envoi
Personnalisation avancée et bonnes pratiques
Cette sous-section détaille les options de formatage et d’éléments à éviter pour garder la signature claire et compatible mobile.
Selon Malekal.com, il est préférable d’optimiser les images et d’éviter les polices exotiques qui peuvent mal s’afficher sur d’autres clients.
Un design épuré renforce la lisibilité et améliore la perception professionnelle du message envoyé.
Éléments recommandés :
- Nom complet et titre professionnel
- Coordonnées essentielles téléphone, adresse, site
- Logo compressé et photo de profil légère
- Liens vers LinkedIn ou page professionnelle
« J’ai modifié ma signature en quelques minutes et mes correspondants ont trouvé le format plus professionnel. »
Luc N.
Modifier la signature Outlook sur le Web (Office 365 et Microsoft 365)
Suite à la version Desktop, la variante Outlook sur le Web facilite l’accès depuis n’importe quel navigateur sans installer de logiciel.
Selon Microsoft, la procédure se déroule via Paramètres, puis Afficher tous les paramètres d’Outlook, Mail et Rédiger et répondre.
La simplicité du Web permet ensuite d’harmoniser les signatures sur mobile et applications connectées.
Étapes pour Outlook sur le Web (Office 365)
Pour éditer la signature dans Office 365, ouvrez Outlook en ligne et cliquez sur l’icône d’engrenage située en haut à droite.
Selon Le Crabe Info, sélectionnez Afficher tous les paramètres d’Outlook puis Mail, enfin Rédiger et répondre, et éditez le champ de signature.
Champ
Action
Emplacement
Paramètres
Cliquer sur l’icône d’engrenage
Coin supérieur droit
Afficher tous les paramètres
Ouvrir les options avancées
Bas du panneau
Mail > Rédiger et répondre
Accéder à l’éditeur de signature
Colonne de gauche
Enregistrer
Cliquer sur Enregistrer en bas
Zone d’édition
Options web pratiques :
- Copier-coller modèles depuis un générateur de signature
- Ajouter des liens directs vers site et profils sociaux
- Tester l’affichage sur différents navigateurs
« J’ai synchronisé ma signature Web avec mes comptes professionnels, le rendu est identique partout. »
Marie N.
Astuce pour synchronisation avec Exchange et OneDrive
Lorsque le compte est lié à Exchange ou à Microsoft 365, les signatures peuvent se propager entre appareils selon la configuration du server.
Utiliser OneDrive ou un stockage central pour les logos évite les images cassées lors des transferts entre comptes.
Pratiques de synchronisation :
- Stocker assets graphiques sur OneDrive pour accès central
- Vérifier les règles Exchange si déploiement d’entreprise
- Tester envoi depuis comptes Hotmail et professionnels
« L’équipe informatique a déployé la signature via Exchange et la mise à jour a été instantanée. »
Prénom N.
Modifier la signature dans Outlook Mobile et intégration avec Teams
Enchaînant sur le Web, l’application mobile d’Outlook offre un éditeur simplifié mais suffisant pour les urgences et déplacements.
Les versions iOS et Android permettent de définir une signature distincte pour l’application, ce qui garantit lisibilité sur petit écran.
Comprendre la gestion mobile aide également à intégrer la carte de visite et les liens Teams avant de finaliser la signature centrale.
Changer la signature dans Outlook Mobile (iOS et Android)
Pour modifier la signature mobile, ouvrez l’application Outlook, ouvrez le menu puis Paramètres et recherchez l’option Signature.
Les champs sont souvent plus restreints que sur Desktop, il faut privilégier texte court et liens simples pour une lecture mobile optimale.
Bonnes pratiques mobile :
- Utiliser une signature courte et lisible sur écran réduit
- Éviter les images volumineuses et les scripts
- Inclure lien vers profil professionnel plutôt qu’images sociales
« La signature mobile m’a permis de conserver mes coordonnées lorsque j’étais en déplacement. »
Alex N.
Carte de visite, intégration Teams et conseils de déploiement
L’ajout d’une carte de visite numérique facilite le partage de coordonnées complètes en un clic depuis le bloc signature.
Associer un lien Teams ou un calendrier partagé améliore la prise de rendez-vous et l’accessibilité des contacts.
Points pour déploiement :
- Créer contacts d’entreprise avant d’insérer des cartes de visite
- Prévoir une règle de signature centralisée pour les équipes
- Tester envoi vers comptes Hotmail et clients externes
« Fonction intuitive et rapide, recommandée pour tous les collaborateurs en mobilité. »
Marie N.
Source : Microsoft Support, « Modifier votre signature de messagerie », Support Microsoft ; Malekal.com, « Ajouter et changer la signature sur Outlook », Malekal.com ; Le Crabe Info, « Outlook : créer et changer la signature de mail », Le Crabe Info.