La gestion des e-mails en entreprise n’est plus une simple formalité administrative. En 2025, elle devient un levier stratégique de performance, de sécurité et de relation client. Avec plus de 142 milliards de courriels échangés chaque année en France, le choix d’un logiciel de gestion des e-mails mérite une approche rigoureuse, adaptée aux besoins spécifiques de chaque structure.
Dans cet article, je vous partage mon expérience d’accompagnement de TPE, PME et grands groupes dans la sélection de leur solution emailing. J’y ai vu des entreprises doubler leur productivité ou, à l’inverse, s’enliser dans des outils mal choisis. Voici donc un guide concret pour vous éviter les pièges et vous orienter vers les meilleurs outils.
À retenir
- Un bon logiciel de gestion des e-mails améliore la productivité, sécurise les échanges et automatise les workflows.
- Le choix dépend de la taille de l’entreprise, des objectifs et du volume d’envoi.
- Comparer les fonctionnalités, l’ergonomie, la sécurité et le coût est indispensable.
Comprendre les besoins pour faire le bon choix de logiciel emailing
« Une entreprise efficace commence par une communication maîtrisée. »
Antoine Richard, consultant digital
Identifier le type de gestion souhaité
La première étape, souvent négligée, consiste à définir précisément le rôle du logiciel de gestion des e-mails. S’agit-il uniquement d’un outil de messagerie ou d’une plateforme complète intégrant marketing, service client et automatisation ?
Un client que j’ai accompagné, une PME dans l’événementiel, utilisait Outlook pour tout. En remplaçant cet outil par une plateforme comme Brevo, elle a automatisé ses relances, segmenté ses contacts et doublé son taux d’ouverture.
Tenir compte des effectifs et des usages
Le logiciel de gestion des e-mails idéal pour une startup ne sera pas celui d’une multinationale. La volumétrie, les flux d’information, le besoin d’intégration à un CRM ou à une plateforme e-commerce doivent guider votre choix.
Les meilleures solutions pour gérer les e-mails professionnels
Les solutions spécialisées
Brevo se démarque par sa polyvalence : SMS marketing, CRM, emailing transactionnel. C’est mon préféré pour les petites structures.
Sarbacane, très apprécié en France, offre un accompagnement personnalisé et une ergonomie exemplaire, idéale pour des structures en pleine croissance.
Zendesk Suite est parfait pour les services clients avec sa gestion des tickets et ses intégrations omnicanal.
Tableau des meilleures fonctionnalités des logiciels de gestion des e-mails
| Nom du logiciel | Points forts | Type d’entreprise | Prix de départ | Offre gratuite |
|---|---|---|---|---|
| Brevo | Automatisation, CRM intégré | TPE/PME | 6,33 €/mois | Oui (9000 mails/mois) |
| ActiveTrail | Multicanal, support réactif | Start-up | 8 €/mois | Oui (30 jours) |
| Mailchimp | Simplicité, automatisation IA | Débutants/PME | Gratuit / dès 11 €/mois | Oui |
| Klaviyo | eCommerce, segmentation fine | e-commerce | Sur devis | Non |
| Zendesk Suite | Service client centralisé | Moyennes/grandes entreprises | Sur devis | Non |
Les fonctionnalités à exiger pour une solution performante
« Automatiser, c’est libérer du temps pour l’humain. »
Clara Messier, formatrice en gestion numérique
Automatisation et segmentation
Un logiciel de gestion des e-mails performant doit offrir :
- Des scénarios automatisés (relance client, bienvenue, panier abandonné)
- Une segmentation comportementale (clics, achats, ouverture)
- Des envois planifiés selon les fuseaux horaires
Brevo et Klaviyo proposent jusqu’à 60 automatisations préconfigurées.
Sécurité et confidentialité
Dans un contexte de hausse des cyberattaques, il est impératif que le logiciel gère :
- Le chiffrement des données
- L’authentification double facteur
- Le SPF, DKIM et DMARC pour éviter le spam
Critères techniques et pratiques pour une décision éclairée
« Choisir un logiciel sans tester, c’est comme acheter un costume sans l’essayer. »
Julien Moreau, coach digital
Facilité de prise en main
L’ergonomie est un critère trop souvent oublié. L’interface doit être claire, intuitive et adaptée aux utilisateurs non techniques. Le glisser-déposer est un indispensable.
Une liste à puces utile pour juger la simplicité d’un logiciel :
- Tutoriels et support client disponibles
- Interface mobile
- Personnalisation des tableaux de bord
Compatibilité et intégrations
Un bon logiciel de gestion des e-mails s’intègre avec :
- Des CRM (HubSpot, Salesforce)
- Des CMS (WordPress, Shopify)
- Des outils d’automatisation (Zapier, Integromat)
Quelle solution pour quel profil d’entreprise ?
« Il n’existe pas de solution miracle, mais une solution adaptée. »
Sophie Lemaire, consultante en digitalisation
TPE, indépendants, microentreprises
Optez pour Brevo ou Mailchimp. Simples, économiques et suffisamment robustes pour vos premiers pas.
PME en croissance
Sarbacane ou ActiveTrail offrent un bon équilibre entre puissance et accompagnement personnalisé.
Grandes entreprises et secteurs spécifiques
Zendesk, Klaviyo ou SendGrid s’imposent avec leurs API et leur capacité à gérer de gros volumes d’e-mails transactionnels.
Et vous, quel logiciel de gestion des e-mails utilisez-vous dans votre entreprise ? Partagez vos retours d’expérience en commentaire !