La gestion électronique des documents redéfinit les façons de stocker, retrouver et partager l’information au sein des organisations. Face à une offre très étendue, choisir un logiciel de GED demande méthode et priorisation des besoins métiers.
Un audit pragmatique des flux documentaires permet d’identifier les frictions, les volumes et les règles de conformité applicables dans votre structure. Cette clarification initiale conduit naturellement vers une liste d’options opérationnelles à comparer, et prépare l’étape suivante
A retenir :
- Audit des processus documentaires, priorités métiers définies
- Fonctionnalités clés : OCR, indexation, droits granulaires
- Interopérabilité avec ERP et suites bureautiques
- Sécurité RGPD, sauvegarde multisite, continuité d’activité
Audit des besoins GED : définir périmètre et priorités
Partant des éléments synthétisés précédemment, commencez par cartographier les types de documents et leurs usages quotidiens. Impliquez les services métiers pour définir les exigences fonctionnelles et de conformité qui orienteront le cahier des charges.
Recensement des documents et usages métier
Ce point relie directement le diagnostic aux fonctionnalités attendues du logiciel GED, telles que l’indexation et la recherche plein texte. Listez les formats pris en charge, la volumétrie prévisible et les cycles de vie des documents pour prioriser les besoins.
Par exemple, une direction financière traitera davantage de factures et BAP que des contenus rédactionnels spécifiques. Cette distinction influence le choix entre solutions standard et modules métiers spécialisés.
Selon Appvizer, un audit préalable augmente nettement le taux de réussite des projets GED et réduit les écarts entre besoins et déploiement. Cette recommandation oriente le choix des fournisseurs et des intégrateurs.
Critères prioritaires :
- Types de documents gérés, formats et volumétrie
- Exigences de conformité, archivage et traçabilité
- Nombre d’utilisateurs et profils d’accès
« J’ai lancé l’inventaire documentaire avec les équipes comptables, et l’audit a mis en lumière plusieurs doublons coûteux à traiter. »
Laura N.
Solution
Points forts
Convient pour
Déploiement
DocuWare
Automatisation workflows, facturation
PME et services financiers
Cloud ou on‑premise
Zeendoc
Interface simple, capture rapide
TPE et cabinets comptables
SaaS
SharePoint
Intégration Office 365, collaboration
Grandes équipes collaboratives
Cloud hybride
OpenText
Gestion de contenus à grande échelle
Grandes entreprises et secteurs régulés
On‑premise et cloud
Alfresco
Open source, flexibilité d’intégration
Projets sur mesure
Cloud privé ou on‑premise
Ce tableau aide à comparer les forces des éditeurs selon l’usage et la gouvernance requise dans l’organisation. L’idée est d’aligner le périmètre fonctionnel avec la capacité d’intégration technique.
Préparer ensuite un cahier des charges précis afin d’évaluer les fournisseurs sélectionnés et de préparer les démonstrations techniques requises pour la décision finale.
Fonctionnalités essentielles GED : indexation, sécurité et interopérabilité
Enchaînant avec le périmètre défini, identifiez les fonctions non négociables pour votre organisation, comme l’OCR performant et la gestion fine des versions. Ces briques techniques impactent l’efficience quotidienne et la conformité réglementaire.
Indexation, recherche plein texte et OCR
Ce point se rattache directement à l’utilisabilité et à la rapidité de restitution des documents recherchés par les métiers. Vérifiez les capacités d’indexation automatique et la précision de l’OCR sur vos formats les plus fréquents.
Selon DocuWare, la recherche plein texte accélère notablement les processus de validation documentaire lorsqu’elle est correctement paramétrée. Testez sur des corpus réels pour mesurer l’efficacité.
Fonctionnalités essentielles :
- OCR adapté aux langues et formats internes
- Recherche plein texte et filtres avancés
- Gestion des versions et verrouillage des fichiers
Sécurité, habilitations et conformité RGPD
Ce H3 relie la technique à l’obligation légale et aux risques opérationnels, notamment pour les données sensibles des clients. Évaluez le chiffrement, la traçabilité des accès et la durée d’archivage conforme aux règles applicables.
Selon CNIL, le respect du RGPD implique des mécanismes d’accès justifiés et des journaux d’audit fiables pour prouver la conformité en cas de contrôle. Privilégiez une solution offrant des outils d’administration clairs.
Sécurité et conformité :
- Chiffrement au repos et en transit
- Gestion granulaire des droits par profil
- Sauvegarde multisite et plan de reprise d’activité
« Après la mise en place, la traçabilité des accès a facilité nos audits internes et externes. »
Marc N.
La vérification des fonctions de sécurité conduit naturellement au choix du mode de déploiement le mieux adapté, selon contraintes techniques et budget. Cette décision prépare l’examen des modalités de déploiement et du support.
Déploiement, coût et support : choisir une solution durable
Suite à l’évaluation fonctionnelle, étudiez les modes de déploiement et le modèle économique pour garantir une adoption durable par les équipes. Le choix entre SaaS, on‑premise ou hybride modifie les coûts et l’autonomie de l’organisation.
Modes de déploiement et évolutivité technique
Ce point lie les choix d’architecture à la croissance future de l’entreprise, comme l’ajout d’utilisateurs et l’augmentation des volumes documentaires. Vérifiez la facilité d’extension et les offres de migration proposées par l’éditeur.
Selon Appvizer, de nombreuses organisations optent pour le cloud pour sa flexibilité et sa maintenance simplifiée, tandis que d’autres conservent un on‑premise pour des raisons de souveraineté des données.
Déploiement et scalabilité :
- Options SaaS, on‑premise ou hybride disponibles
- Scalabilité utilisateur et capacité de stockage
- Plan de reprise et sauvegarde multisite
« Nous avons choisi le cloud hybride pour conjuguer contrôle et agilité opérationnelle. »
Anne N.
Coût total, amortissement et qualité du support
Ce passage relie le coût aux garanties de long terme, comme les mises à jour et l’assistance technique fournie par l’éditeur. Évaluez le TCO sur au moins cinq ans et comparez les offres de maintenance et de formation associées.
Les aspects contractuels sont essentiels, notamment les engagements sur les sauvegardes, la récupération des données et les pénalités éventuelles en cas de défaillance. Ces éléments protègent vos opérations.
Aspects financiers :
- Évaluation du TCO sur cinq ans
- Comparaison licences, hébergement et maintenance
- Contrats SLAs et options de formation incluses
« Le support réactif a réduit nos interruptions et accéléré l’adoption par les équipes. »
Paul N.
Avant toute décision finale, demandez des preuves de concept et des démonstrations sur vos cas réels pour vérifier l’adéquation entre offre et besoin. Ce test terrain préparera la contractualisation et la mise en œuvre opérationnelle.
Privilégiez une solution déjà intégrée à vos suites bureautiques, comme SharePoint pour les environnements Microsoft, ou des connecteurs prêts à l’emploi vers vos ERP. L’intégration réduit les ruptures de processus.
Enfin, comparez les garanties contractuelles et testez le support technique pendant la période d’essai afin d’assurer la pérennité du projet et la satisfaction des utilisateurs métiers.
« La flexibilité d’intégration avec notre ERP a été le critère décisif pour valider la solution choisie. »
Olivier N.
Source : « Comparatif des logiciels GED », Appvizer, 2025 ; « Bien choisir son logiciel de GED », DocuWare, 2024 ; « Protection des données personnelles », CNIL, 2023.