Programmer l’envoi d’un e-mail sur Outlook 365 change la gestion du temps au quotidien. Cette option évite des rappels externes et limite les envois en dehors des horaires. Elle s’imbrique avec des services comme Microsoft 365, Exchange et Power Automate pour plus d’efficacité.
Les interfaces varient selon que vous utilisiez le nouveau Outlook, la version classique ou Outlook sur le web. Des différences existent aussi entre Windows, Mac, et l’intégration avec Teams ou OneDrive pour les pièces jointes. Découvrez maintenant les points essentiels pour programmer l’envoi et éviter des erreurs courantes.
A retenir :
- Planification intégrée sur Outlook pour Windows, web et mobile
- Messages conservés dans Boîte d’envoi ou Éléments envoyés selon contexte
- Restrictions pour groupes et listes de distribution Microsoft 365
- Suggestions d’envoi via Viva Insights et intégration Teams activables
Programmer un mail dans le nouveau Outlook pour Windows (Microsoft 365)
Après avoir identifié les points clés, la configuration dans le nouveau Outlook reste intuitive. Dans l’interface moderne, le bouton Envoyer propose une flèche où s’affiche ‘Planifier l’envoi’. Selon Microsoft Support, l’option permet une heure personnalisée et deux horaires suggérés par défaut.
Étapes de planification :
- Cliquer sur Nouveau message
- Rédiger le message et ajouter destinataires
- Cliquer sur la flèche près de Envoyer
- Choisir Heure personnalisée ou option prédéfinie
Version
Menu d’accès
Emplacement après programmation
Modification possible
Nouveau Outlook
Envoyer → Planifier l’envoi
Éléments envoyés
Ouvrir puis modifier depuis Éléments envoyés
Ancien Outlook (Office 2021)
Options → Autres commandes → Différer la livraison
Boîte d’envoi
Double-clic dans Boîte d’envoi pour modifier
Office 2013–2019
Options → Retarder la transmission
Boîte d’envoi
Ouvrir la boîte d’envoi pour changements
Outlook sur le web
Flèche près d’Envoyer → Planifier l’envoi
Brouillons
Ouvrir Brouillons pour Envoyer maintenant ou Ne pas envoyer
Procédure pas à pas dans le nouveau Outlook
Pour la procédure dans le nouveau Outlook, commencez par cliquer sur Nouveau message. Rédigez le contenu, puis cliquez sur la flèche près du bouton Envoyer pour accéder aux options. Si les options prédéfinies ne conviennent pas, sélectionnez Heure personnalisée et validez l’horaire choisi.
Bonnes pratiques pour l’heure et le fuseau
Ce point concerne le choix de l’heure et la gestion des fuseaux horaires dans Outlook. Privilégiez les heures de bureau des destinataires pour limiter les interruptions de réception non souhaitées. Selon Microsoft Support, Viva Insights peut suggérer une heure adaptée en se basant sur les calendriers partagés.
« J’ai programmé mes relances client et j’ai gagné plusieurs heures chaque semaine. »
Alice B.
Programmer un mail dans l’ancienne version d’Outlook et Office 2013–2019
Après la vue sur le nouveau client, les versions classiques demandent un parcours légèrement différent. Dans l’ancienne interface, l’option se nomme souvent ‘Différer la livraison’ ou ‘Retarder la transmission’. Selon Clubic, le message reste dans la boîte d’envoi jusqu’à l’heure définie, modifiable à tout moment.
Procédure pour Office 2021 et versions récentes
Pour Office 2021, ouvrez Nouveau courrier puis cliquez sur Options dans la fenêtre du message. Sélectionnez Autres commandes puis Différer la livraison pour accéder aux paramètres de date et d’heure. Cochez Ne pas envoyer avant, choisissez la date et l’heure, et envoyez pour programmer.
Versions 2013–2016 et 2007–2010 : réglages similaires
Les versions 2013 à 2019 partagent des menus proches et une option de retard de transmission similaire. Si l’ordinateur est hors ligne au moment prévu, le message attendra la prochaine connexion pour partir. En ouvrant la boîte d’envoi, vous pouvez modifier ou supprimer le message avant l’envoi définitif.
Cas d’usage pratique :
- Relance commerciale programmatique
- Envoi à l’étranger selon fuseau horaire
- Campagne interne hors heures de réunion
Version
Emplacement après programmation
Action pour Envoyer maintenant
Remarques
Office 2021
Boîte d’envoi
Ouvrir puis Envoyer maintenant
Message modifiable avant l’envoi
Office 2013–2016
Boîte d’envoi
Ouvrir puis Envoyer maintenant
Attente si hors ligne
Office 2007–2010
Boîte d’envoi
Ouvrir puis Envoyer maintenant
Paramètres similaires à versions récentes
Outlook sur le web
Brouillons
Ouvrir Brouillons puis Envoyer maintenant
Diffère du comportement desktop
« Avec Office 2016, j’ai corrigé un envoi programmé en double-cliquant dans la boîte d’envoi. »
Marc D.
Outlook sur le web, limitations et automatisation avancée avec Power Automate
Après avoir vu les clients desktop, Outlook sur le web propose une version simplifiée de la planification. L’option Planifier l’envoi s’affiche via la flèche proche du bouton Envoyer et propose deux horaires par défaut. Selon Microsoft Support, le message déplacé se trouve dans Brouillons sur le web, et dans Éléments envoyés sur Windows.
Limitations et règles pour boîtes partagées et groupes
Ce point précise les limites liées aux groupes Microsoft 365 et aux boîtes partagées dans Outlook. Les livraisons programmées vers des listes de distribution ne sont pas toujours prises en charge par le système. Pour la planification depuis une boîte partagée, des autorisations ‘Envoyer en tant que’ peuvent être nécessaires.
Limitations d’envoi Outlook :
- Non compatible avec groupes Microsoft 365
- Boîtes partagées selon autorisations
- Champ À supérieur à quinze destinataires déconseillé
- Suggestions désactivables via Viva Insights
« Notre équipe a réduit les interruptions en activant les suggestions d’envoi via Viva Insights. »
Sophie L.
Automatiser avec Power Automate et intégrations Azure, Teams, SharePoint
Pour aller plus loin, Power Automate permet de programmer des envois en fonction d’événements sur SharePoint ou OneDrive. Une logique basée sur Exchange et Azure peut déclencher des courriels selon des flux métiers ou calendriers. Selon Journal du Freenaute, l’automatisation améliore la cohérence des communications en entreprise.
« Programmer l’envoi a transformé notre gestion du temps, fortement recommandé. »
Anne M.
Source : Microsoft, « Retarder ou planifier l’envoi de messages électroniques dans Outlook », Support Microsoft ; Journal du Freenaute, « Comment programmer un mail sur Outlook 365 ? », Journal du Freenaute ; Clubic, « Planifier l’envoi d’un e-mail sur Outlook », Clubic.