MyArkevia propose un coffre-fort numérique pensé pour sécuriser et organiser les documents sensibles des entreprises. La plateforme rassemble stockage chiffré, gestion des accès et conservation longue durée pour simplifier la gouvernance documentaire.
Face aux risques croissants et aux besoins de traçabilité, les entreprises cherchent des solutions robustes et respectueuses de l’environnement. Les points essentiels suivent immédiatement.
A retenir :
- Coffre numérique chiffré conforme aux standards européens
- Conservation longue durée des bulletins et fichiers importants
- Interface intuitive pour employés et services RH
- Options de sauvegarde redondante et récupération garanties
Après ces points essentiels, architecture technique et chiffrement de MyArkevia pour la gestion documentaire
La couche technique de MyArkevia combine chiffrement et accès contrôlé pour limiter les risques d’exposition des données. Selon ANSSI, le chiffrement de bout en bout reste une pratique recommandée pour les coffres numériques sensibles.
Sur le plan opérationnel, la solution permet d’attribuer des permissions fines et de tracer chaque action sur les documents. Cette granularité d’accès facilite la conformité et la responsabilité des services RH.
Le chiffrement et la résilience expliqués
Ce volet développe pourquoi le chiffrement actif protège les documents à chaque étape du stockage. Selon CNIL, chiffrer les données sensibles réduit notablement les risques liés aux fuites et aux accès non autorisés.
La résilience s’appuie sur des sauvegardes physiques et redondantes, garantissant la récupération après incident. Cette double stratégie combine sécurité logicielle et résilience matérielle pour limiter les interruptions.
Tableau comparatif rapide des fonctions techniques, utile pour les choix d’implémentation.
Fonction
MyArkevia
Stockage cloud standard
Chiffrement des fichiers
Oui
Variable
Sauvegarde redondante
Oui, stockage physique inclus
Souvent non garanti
Conservation longue durée
Oui, options jusqu’à plusieurs décennies
Limité selon contrat
Traçabilité et journaux d’accès
Oui, journalisation complète
Souvent partielle
À retenir pour le service technique, l’intégration d’APIs facilite la connexion avec d’autres outils existants. Ce point prépare l’examen des cas d’usage et d’intégration qui suit.
Permissions et rôles :
- Administration centralisée pour les administrateurs
- Accès restreint pour les employés
- Partage sécurisé inter-équipes avec droits spécifiques
- Archivage automatique des bulletins de paie
« J’ai migré nos bulletins de salaire vers MyArkevia, la recherche est instantanée et la sécurité palpable »
Claire L.
Ensuite, usages métiers et conformité pour les services RH avec MyArkevia
Les services RH trouvent dans MyArkevia un espace dédié pour gérer bulletins, contrats et documents administratifs. Selon Cegedim, l’usage de coffres-forts numériques facilite la dématérialisation des processus RH.
La plateforme intègre des fonctions de tri, d’indexation et de recherche qui réduisent le temps passé à retrouver un document. Cette automatisation améliore l’efficacité tout en diminuant les erreurs humaines au quotidien.
Gestion des fiches de paie et conformité
Ce point précise comment conserver légalement des bulletins tout en assurant l’accès aux ayants droit. Des règles de conservation paramétrables permettent d’aligner les durées sur les obligations légales et internes.
Permissions fines et pistes d’audit garantissent la preuve des consultations et des modifications, éléments essentiels en cas de contrôle. Ces traces sont un atout pour la conformité sociale et fiscale.
Tableau récapitulatif des usages RH, utile pour décisions d’adoption.
Usage RH
Avantage principal
Exemple concret
Archivage des bulletins
Conservation sécurisée
Accès historique pour salarié
Partage de contrat
Transmission sécurisée
Signature et stockage
Gestion des permissions
Contrôle d’accès
Restriction par rôle
Recherche indexée
Gain de temps
Retrouver un document en quelques secondes
Fonctions de collaboration :
- Édition partagée contrôlée
- Notifications d’accès et de partage
- Intégration avec outils RH existants
- Historique des versions pour audit
« La mise en place a réduit nos demandes RH répétitives, les salariés retrouvent leurs documents facilement »
Marc P.
La démonstration vidéo illustre la navigation et les réglages des permissions pas à pas, utile pour les décideurs. Cette illustration technique prépare l’étude des impacts environnementaux et organisationnels qui suit.
Pour finir, impact environnemental, intégrations tierces et adoption avec MyArkevia
L’usage d’un coffre-fort numérique permet de réduire significativement la consommation de papier et l’empreinte de stockage physique pour les entreprises modernes. Selon des études sectorielles, la dématérialisation optimise l’espace et diminue les besoins logistiques.
Les intégrations avec solutions tierces facilitent l’adoption et renforcent la valeur opérationnelle de la plateforme. MyArkevia se raccorde aux systèmes RH et aux outils de paie pour automatiser les flux de documents.
Adoption, intégration et éco-responsabilité
Ce segment détaille les étapes d’intégration et les bonnes pratiques pour impliquer les équipes utilisateurs. L’accompagnement au changement et la formation restent des leviers essentiels pour une adoption durable.
Des politiques d’archivage adaptées et des procédures de suppression sécurisée complètent la démarche environnementale. Ces bonnes pratiques réduisent l’empreinte matérielle et rationalisent les coûts de conservation.
- Plan d’adoption progressif par service
- Formation ciblée pour les utilisateurs clés
- Audit initial des contenus à migrer
- Politique d’archivage et suppression sécurisée
« Notre bureau a réduit les archives physiques et gagné en traçabilité grâce à la solution »
Julie R.
L’intégration avec d’autres outils comme Digithèque, DocuZen ou VirtuGestion simplifie la consolidation des documents métiers. L’ajout de connecteurs rend l’espace centralisé plus pertinent pour les équipes.
Marques et mots-clés partenaires tels que Digithèque, eSécuriData, DocuZen, VirtuGestion enrichissent l’écosystème compatible. D’autres intégrations comme SecureArchiv et ArchivSecure apportent des options supplémentaires pour des besoins spécifiques.
Partage social et retours publics :
- Flux d’événements exportables vers outils externes
- Partage sécurisé via liens expiring
- Contrôles d’accès granulaires pour prestataires
- Interopérabilité avec DigiCoffre et Archivio
« Avis technique : solution fiable, intégrations robustes, surveillance active des accès »
Thomas N.
Pour les entreprises, l’équation combine sécurité, conformité et gains d’organisation tangibles en production. Le choix d’une solution adaptée facilite la modernisation des pratiques documentaires.
Éléments clés à retenir pour la décision finale : sécurité élevée, sauvegarde redondante, intégrations et dimension éco-responsable. Cette synthèse conclut sur l’intérêt opérationnel concret pour la plupart des organisations.