La gestion des documents RH devient une source de friction pour de nombreuses organisations modernes, entre archives papier et échanges dispersés. MyPeopleDoc propose un coffre-fort numérique pour centraliser bulletins, contrats et justificatifs en toute sécurité.
L’outil facilite l’accès pour salariés et services RH, et réduit les erreurs administratives courantes. Gardez à l’esprit les points essentiels à connaître pour mieux gérer vos documents RH.
A retenir :
- Centralisation sécurisée des bulletins de paie et contrats
- Accès sécurisé sur ordinateur tablette et téléphone personnel
- Conformité RGPD renforcée et traçabilité complète des actions
- Automatisation des flux RH et signature électronique intégrée
MyPeopleDoc : fonctionnalités et stockage sécurisé
Après ces repères pratiques, il faut détailler les fonctions clés et le stockage offert par MyPeopleDoc. Selon PeopleDoc, chaque utilisateur dispose de dix gigaoctets et d’une conservation longue durée pour ses fichiers.
La plateforme s’intègre avec les SIRH courants comme PayFit, Lucca, ADP et Sage pour fluidifier les échanges. Ces connexions favorisent un suivi plus fiable des dossiers RH et limitent les saisies redondantes manuelles.
La PME HexaCom a validé ce schéma lors d’un déploiement pilote interne et a constaté une réduction des erreurs. Ces caractéristiques mènent directement aux enjeux de sécurité à examiner ensuite.
Principales fonctionnalités RH :
- Classement automatique et indexation intelligente des documents
- Partage sécurisé avec gestion fine des droits d’accès
- Signature électronique intégrée pour contrats et accords
- Automatisation des workflows RH récurrents
Fonction
Détail
Avantage
Stockage par utilisateur
10 Go
Accès personnel et partage contrôlé
Durée de conservation
50 ans
Conformité sur le long terme
Interface
Activation par invitation, multi-appareils
Utilisation sans formation lourde
Modèle économique
Freemium avec options payantes
Adaptabilité selon taille d’entreprise
Intégration SIRH
Compatibilité avec PayFit et Talentsoft
Réduction des imports manuels
Classement automatique et partage sécurisé
Le classement automatique s’inscrit directement dans la logique d’indexation et facilite la recherche des documents. Selon PeopleDoc, le tri intelligent réduit considérablement le temps passé à retrouver un bulletin ou un contrat.
Intégration avec SIRH et API
L’intégration avec PayFit, Lucca, ADP et Cegid permet une synchronisation des données utilisateurs et documents. Ces connexions favorisent un suivi plus fiable des dossiers RH et limitent les saisies redondantes manuelles.
Démo et cas d’usage disponibles ci-dessous pour visualiser les synchronisations et le paramétrage. Les retours terrain de HexaCom montrent un gain d’efficacité notable après activation des flux.
« J’ai retrouvé tous mes bulletins en quelques clics et gagné du temps sur mes démarches administratives personnelles »
Élodie N.
« En tant que responsable RH, la centralisation a réduit nos erreurs et simplifié nos clôtures mensuelles »
Marc N.
Cette vidéo illustre l’interface et les principales fonctions de classement et partage sécurisé. Elle complète le tableau en montrant le parcours simple d’un utilisateur invité.
Sécurité et conformité RGPD MyPeopleDoc
Après l’examen des fonctions, il faut vérifier la robustesse des mesures de sécurité déployées. Selon CNIL, la traçabilité et le chiffrement figurent parmi les bonnes pratiques recommandées pour les coffres-forts numériques.
La plateforme propose chiffrement des données, authentification forte et contrôles d’accès granulaires pour limiter les risques d’exposition. Ces mesures visent à garantir la confidentialité des informations salariales et personnelles.
Principales mesures de sécurité :
- Chiffrement des fichiers au repos et en transit
- Authentification à deux facteurs pour tous les comptes
- Contrôles d’accès basés sur les rôles
- Journalisation complète des actions utilisateurs
Chiffrement et accès contrôlé
Le chiffrement protège le contenu contre les accès non autorisés et assure la confidentialité des documents sensibles. L’authentification à deux facteurs renforce la sécurité des comptes face aux tentatives de prise de contrôle.
Traçabilité et conservation des données
La traçabilité enregistre chaque opération, permettant de reconstituer les actions et de répondre à des audits internes. Selon PeopleDoc, ces journaux facilitent la conformité et le suivi des accès sur le long terme.
Mesure
Objectif
Bénéfice
Chiffrement
Protection au repos et en transit
Confidentialité garantie
Authentification 2FA
Renforcer l’accès utilisateur
Réduction des intrusions
Contrôles d’accès
Limiter la visibilité
Moins d’erreurs de diffusion
Journalisation
Traçabilité des actions
Preuve en cas d’audit
« Le service a simplifié les démarches pour nos salariés en centralisant toutes les pièces administratives nécessaires »
Sophie N.
Les garanties techniques permettent de conserver les documents pendant des décennies, tout en respectant les règles en vigueur. Cet enchaînement conduit naturellement à la question de l’adoption et des intégrations avec d’autres outils.
Adoption et intégration avec SIRH du marché
Si les garanties techniques sont satisfaisantes, l’adoption dépend souvent des intégrations proposées avec d’autres outils. La PME HexaCom a choisi MyPeopleDoc pour sa compatibilité avec SAP SuccessFactors et Talentsoft, facilitant le transfert des dossiers employés.
Les entreprises évaluent aussi la cohabitation avec Eurécia, Bodet Software et Octime pour la gestion du temps et des congés. Selon BDM, la facilité d’intégration accélère les projets et réduit les coûts de migration.
Points clés d’intégration :
- Compatibilité standard avec SIRH courants et APIs ouvertes
- Import/export sécurisé des fichiers et métadonnées
- Synchronisation des profils et permissions utilisateur
- Possibilité de personnalisations selon usage RH
Cas pratique HexaCom et déploiement
HexaCom a mené un pilote sur un périmètre restreint avant généralisation, réduisant les erreurs de transmission RH. Ce parcours illustre les étapes concrètes d’un déploiement et l’importance du soutien opérationnel interne.
Bonnes pratiques pour intégrer un coffre-fort RH
Préparez les formats de fichiers, testez les flux et impliquez les utilisateurs clés dès le début du projet. Une gouvernance claire des accès et une formation ciblée accélèrent l’adoption et sécurisent le périmètre.
Un canal social montre souvent des retours concrets d’équipes ayant migré leurs archives papier vers un coffre-fort numérique sécurisé. Ces témoignages aident à anticiper les points de friction habituels et à y répondre pragmatiquement.
« L’outil répond aux exigences RGPD avec des mécanismes solides et une traçabilité claire »
Alex N.
Les intégrations avec Cegid, SAP SuccessFactors ou encore ADP facilitent la vie des services RH et réduisent les opérations manuelles. Penser écosystème permet de transformer la gestion documentaire en levier d’efficacité.
Source : PeopleDoc SAS, « MyPeopleDoc — plateforme RH », PeopleDoc SAS.