SharePoint revient souvent quand on parle d’outils de collaboration en entreprise, car il couvre stockage et sites partagés. Le terme reste flou pour des utilisateurs hors services informatiques et managers, qui l’assimilent parfois à un simple stockage cloud. L’éclairage concret sur sa nature logicielle et ses usages répondra à ces questions et guide les choix techniques.
La discussion inclut les versions cloud intégrées à Office 365 et l’option serveur local pour les grandes organisations. On comparera SharePoint à OneDrive, Google Drive, Dropbox et à des outils comme Slack et Atlassian pour mettre en perspective ses forces. Cette précision conduit à des bénéfices opérationnels à garder en tête pour les décideurs.
A retenir :
- Plate-forme web collaborative pour entreprises et organisations internes
- Gestion centralisée de documents, métadonnées et recherche avancée
- Version cloud Office 365 ou serveur local pour grandes infrastructures
- Intégration avec Teams, OneDrive et outils métier via apps
Est-ce que SharePoint est un logiciel : définition et statuts techniques
Après ce repère, il convient de définir ce que SharePoint représente en tant que logiciel et plateforme. Selon Microsoft, SharePoint désigne une plate-forme web intégrée à Office 365 et à l’écosystème collaboratif. Cette définition technique précise aussi la différence entre application, service cloud et serveur, qui conditionne les déploiements futurs.
Qu’est-ce que SharePoint au sens logiciel
Ce point explique la forme logicielle de SharePoint et ses composants essentiels pour les équipes. SharePoint regroupe des sites, des bibliothèques de documents et des services d’indexation, organisés par métadonnées. Selon Wikipédia, cette architecture est conçue pour la collaboration et la gestion documentaire dans les organisations.
Fonctions centrales de SharePoint :
- Sites intranet départementaux et sous-sites
- Bibliothèques de documents enrichies en métadonnées
- Moteur de recherche indexant contenus et métadonnées
- Composants composites pour formulaires et workflows
Composant
Rôle
Exemple d’utilisation
Sites
Portail d’équipe et intranet
Page d’accueil départementale
Bibliothèques
Stockage structuré de documents
Référentiel contrats clients
Recherche
Indexation et découverte de contenu
Recherche par métadonnées
Composites
Assemblage d’apps et formulaires
Formulaire de demande interne
Insights
Tableaux et rapports
Indicateurs financiers consolidés
« J’ai utilisé SharePoint pour structurer notre intranet départemental et améliorer la recherche documentaire. »
Alice B.
La modularité logicielle de SharePoint explique pourquoi il se rapproche parfois d’un CMS pour entreprise. Les administrateurs peuvent personnaliser sites et permissions pour coller aux règles internes. Ces options techniques renvoient aux choix de déploiement et de licence, point que j’aborde juste après.
Déploiement et coûts de SharePoint : cloud et mode serveur
Partant de la structure logicielle, il faut examiner les options de déploiement et les coûts liés aux licences pour calculer le retour sur investissement. Selon Microsoft, SharePoint s’utilise en ligne dans Office 365 ou sur un serveur interne, chaque option portant des implications opérationnelles. Le choix affecte intégration avec OneDrive, sauvegarde et administration, sujet critique pour la gouvernance.
SharePoint Online et offres Office 365
Cette section décrit l’option cloud et son positionnement commercial face aux offres groupées d’Office. SharePoint Online se loue par utilisateur et simplifie les mises à jour et la maintenance. Selon des documents commerciaux, la version standalone débute autour de quelques euros par utilisateur, et les bundles comme E3 incluent l’ensemble des apps Office pour un tarif plus élevé.
Options de licences :
- SharePoint Online standalone pour site et stockage basique
- Office 365 E3 pour suite complète et services intégrés
- OneDrive inclus pour synchronisation individuelle
- Plans modulables selon tailles d’équipe et besoins
SharePoint Server en local et licences CAL
Ce point explique l’architecture serveur et l’exigence de licences CAL par utilisateur ou par dispositif. Les grandes entreprises préfèrent souvent un serveur SharePoint pour conserver les données en interne et appliquer des règles de conformité strictes. Selon des guides techniques, le modèle serveur impose un coût d’infrastructure mais offre un contrôle total sur les customisations.
Option
Cible
Prix indicatif
SharePoint Online (standalone)
Petites équipes
≈ 4,20 € par utilisateur
Office 365 E3
Moyennes et grandes entreprises
≈ 20 € par utilisateur
OneDrive for Business
Sauvegarde personnelle synchronisée
Inclus dans certains plans
SharePoint Server + CAL
Grandes infrastructures
Licence serveur + CAL utilisateur
« Nous avons choisi Office 365 E3 pour centraliser Teams, SharePoint et OneDrive au service des équipes. »
Marc L.
Le passage au cloud réduit la charge serveur mais implique des engagements récurrents et une dépendance au fournisseur. Les équipes techniques évaluent souvent coûts réels et gains de productivité avant de trancher. Ce choix de déploiement conditionne alors l’intégration avec Teams et outils tiers, thème qui suit.
Intégration et pratiques collaboratives avec SharePoint et Teams
Après les choix de licence, l’enjeu devient l’intégration avec Teams, OneDrive et d’autres outils métier pour améliorer la collaboration. Selon Powell Software, SharePoint sert souvent de fondation pour les intranets modernes et se combine naturellement à Teams. Cette intégration oriente l’adoption par les utilisateurs et les processus internes.
Collaboration quotidienne et bonnes pratiques
Ce point traite des usages concrets pour réduire les emails et améliorer le travail d’équipe grâce à SharePoint et Teams. Les documents partagés dans une bibliothèque SharePoint peuvent être édités simultanément et synchronisés via OneDrive. L’accompagnement au changement et des modèles de gouvernance restent des facteurs clefs pour un déploiement réussi.
Bénéfices collaboratifs mesurés :
- Édition simultanée pour fichiers Office en ligne
- Réduction des doublons grâce aux métadonnées
- Accès mobile et contrôle fin des permissions
- Automatisation des flux via Power Automate et apps
« L’équipe a constaté une baisse notable des échanges par email après déploiement de SharePoint. »
Claire D.
Comparaison avec Google Drive, Dropbox, Box et solutions Atlassian
Ce point situe SharePoint face à des alternatives de stockage et de collaboration comme Google Drive et Dropbox. Google Drive et Dropbox privilégient le stockage et la simplicité, tandis que SharePoint se distingue par la structuration documentaire et l’intégration aux workflows. Les suites Atlassian ciblent davantage la gestion de projet et le suivi agile, complémentaires aux intranets SharePoint.
Comparatif fonctionnel rapide :
- Google Drive pour collaboration simple et documents partagés
- Dropbox pour synchronisation personnelle et équipes restreintes
- Box pour conformité et gestion de contenu sécurisée
- Atlassian pour gestion de projet et intégrations DevOps
« À mon avis, SharePoint reste le meilleur choix pour des intranets riches en contenu et en workflows. »
Jean P.
Les intégrations avec Slack ou des outils métier se réalisent via connecteurs et apps tierces disponibles dans le store. Selon Microsoft, l’écosystème permet d’assembler des solutions sur mesure sans recréer l’existant. La prochaine étape pour un décideur consiste à planifier pilote, formation et mesures d’adoption.
Source : « Qu’est-ce que SharePoint ? », Support Microsoft ; « Microsoft SharePoint — Wikipédia », Wikipédia ; « Est-ce que SharePoint est un logiciel », Le Journal du Freenaute.
« Tutoriel vidéo utile pour débuter avec SharePoint et créer un site d’équipe simple. »
Alex T.