Quand une organisation partage des documents, la question de la visibilité devient centrale. La plateforme SharePoint combine paramètres de site, bibliothèques et liens partagés pour gérer l’accès.
Comprendre qui peut voir vos fichiers évite les fuites et simplifie la gouvernance. Pour gagner du temps, retenez d’abord les points essentiels à vérifier.
A retenir :
- Panneau Gérer l’accès pour identifier personnes et groupes autorisés
- Distinction Liens d’accès direct versus Membres de l’organisation
- Niveaux d’autorisation pour fichiers affichage modification interdiction de téléchargement
- Exportation des rapports d’utilisation pour auditer partage et accès externes
Vérifier les liens et l’accès direct dans SharePoint
Après ces repères, commencez par identifier les types de liens actifs sur le fichier. Selon Microsoft, le panneau Partager affiche les éléments partagés et les groupes concernés. Ce contrôle rapide limite les erreurs avant de modifier les autorisations au niveau du site.
Niveaux d’accès SharePoint :
- Accès direct partagé avec lien
- Accès aux membres de l’organisation
- Accès par groupe lié au site
- Liens anonymes soumis à restrictions administratives
Type d’accès
Qui peut voir
Effet
Action recommandée
Accès direct
Destinataires du lien ou transferts externes
Accès possible sans appartenance au site
Vérifier destinataires et expirations
Membres de l’organisation
Tous les comptes de l’annuaire interne
Accès large pour titulaires de comptes
Restreindre par groupe ou site
Accès par groupe
Membres du groupe SharePoint ou Office 365
Contrôle centralisé via groupes
Auditer les membres du groupe
Liens anonymes
Toute personne avec le lien
Risque élevé de diffusion externe
Désactiver si la sécurité requise
Identifier rapidement les personnes ayant accès
Ce point précise comment lire le panneau Gérer l’accès pour un élément. Selon Microsoft, le panneau affiche personnes, groupes et liens utilisés pour l’accès. Inspecter ces détails évite les surprises avant de partager en Teams ou par Outlook.
« J’ai découvert un lien externe actif en vérifiant le panneau Gérer l’accès, puis j’ai révoqué l’autorisation immédiatement »
Alice D.
Pour approfondir, pointez la souris sur les icônes circulaires pour obtenir un résumé des accès. Si un utilisateur externe apparaît, notez l’adresse e-mail et le type de lien. Ces vérifications minimisent les risques avant d’élever les permissions.
Arrêter le partage commence souvent par révoquer un lien et modifier les autorisations. Cette intervention simple prépare la bascule vers des réglages plus avancés de gestion des accès. Comprendre ces paramètres conduit au chapitre suivant sur Gérer l’accès avancé.
Gérer l’accès et autorisations avancées sur SharePoint
Partant des ajustements basiques, il faut ensuite maîtriser le panneau Gérer l’accès au niveau du site. Selon Microsoft, ce panneau montre aussi les groupes et liens ayant accès au fichier ou dossier. Ce niveau de lecture facilite les choix d’administration et prépare l’export des rapports d’utilisation.
Paramètres à contrôler :
- Paramètres de partage externe au niveau du locataire
- Restrictions d’expiration et protections par mot de passe
- Visibilité des utilisateurs invités et des groupes
- Permissions héritées ou personnalisées par bibliothèque
Utilisateurs internes versus externes et visibilité
Ce point clarifie la différence d’affichage entre utilisateurs internes et externes. Selon Microsoft, les noms internes s’affichent tandis que les externes montrent l’adresse e-mail. Adapter les vues selon ces distinctions améliore la traçabilité et le contrôle.
Rôle
Affichage du nom
Accès aux rapports
Remarques
Propriétaire de site
Nom complet visible
Export complet disponible
Responsable des autorisations
Membre
Nom complet visible
Accès aux usages limités
Modification possible selon rôle
Visiteur
Nom complet visible
Rapports en lecture seule
Pas de modification
Utilisateur externe
Adresse e-mail affichée
Accès restreint aux rapports
Nécessite connexion pour accéder
« En tant qu’administrateur, j’ai dû différencier invités et membres pour sécuriser un hub SharePoint majeur »
Marc N.
Les administrateurs peuvent restreindre certaines options de partage si nécessaire. Ces réglages incluent la désactivation des liens transférables et l’exigence d’authentification. Maîtriser ces paramètres mène naturellement à l’analyse des usages et des rapports.
Paramètres administrateur et restrictions d’organisation
Ce point décrit comment une organisation peut restreindre des options de partage globales. Selon Microsoft, les administrateurs peuvent limiter les types de liens et imposer des expirations. Appliquer ces règles protège les contenus sensibles partagés via OneDrive, Teams ou Yammer.
Bonnes pratiques d’administration :
- Activer expirations automatiques pour liens externes
- Désactiver partage anonyme si données sensibles
- Auditer les membres des groupes régulièrement
- Former les utilisateurs sur Outlook et Teams partages
« Le contrôle granulaire des autorisations a réduit les incidents de partage involontaire chez mon client »
Élodie R.
Surveiller l’utilisation du site et exporter des rapports d’utilisation
Après avoir ajusté les autorisations, la surveillance permet de vérifier l’impact des changements. Selon Microsoft, les rapports d’utilisation affichent visionneuses uniques, visites et contenu populaire. L’exploitation de ces métriques aide à détecter partages inappropriés et à prioriser actions correctives.
Indicateurs à surveiller :
- Visionneuses uniques pour détecter l’audience réelle
- Visites de site pour mesurer l’engagement du contenu
- Temps moyen passé pour identifier pages problématiques
- Contenu partagé avec utilisateurs externes pour audits
Analyser visionneuses, visites et contenu populaire
Ce point montre comment interpréter les métriques d’usage pour prioriser la sécurité. Selon Microsoft, les rapports agrègent données sur 7, 30 et 90 jours pour visionneuses et visites. Examiner ces tendances permet d’identifier fichiers partagés massivement ou liens susceptibles d’être revus.
« Surveiller régulièrement les rapports m’a permis d’identifier un document public par erreur et le corriger rapidement »
Lucas V.
Exporter les rapports vers un fichier .csv facilite l’analyse hors ligne et l’agrégation par Power Platform. Les propriétaires peuvent télécharger les données de 90 jours pour visionneuses et visites selon les besoins. Intégrer ces exports avec Azure ou Power Platform permet d’automatiser alertes et workflows.
Exporter, intégrer et automatiser via Power Platform
Ce point détaille l’usage des exports et leur intégration aux outils d’automatisation. L’export CSV offre une base pour Power BI, Power Automate et autres tableaux de bord. Connecter ces données à Azure monitor permet d’enclencher actions lorsque des accès externes sont détectés.
- Exporter CSV pour analyses et conservation d’audit
- Importer dans Power BI pour tableaux de bord visuels
- Déclencher flows Power Automate pour révoquer liens suspects
- Conserver logs vers Azure pour conservation centralisée
Ces pratiques aident à maîtriser qui peut voir vos contenus et à tracer les accès sur OneDrive et SharePoint. La surveillance régulière combinée à des politiques robustes réduit significativement les risques de partage inapproprié. Maintenir cette discipline crée une gouvernance efficace et mesurable.
Source : Microsoft, « Partager des fichiers ou dossiers SharePoint », Support Microsoft.