Vous avez rapporté des papiers importants chez vous et votre patron en a besoin. Il existe des méthodes simples pour numériser ces documents et les envoyer gratuitement par courriel rapidement.
Ce guide compare solutions desktop et mobiles, et propose étapes concrètes et outils fiables. La suite présente les points essentiels à retenir avant d’agir.
A retenir :
- Scanner depuis smartphone, PDF prêt pour envoi
- Choisir app selon système et confidentialité
- Utiliser cloud pour fichiers volumineux partagés
- Préférer formats PDF optimisés pour échanges
Scanner et envoyer avec Windows : méthodes et outils gratuits
Après avoir identifié l’essentiel, l’étape suivante consiste à choisir une méthode adaptée à Windows. Ce paragraphe présente les options natives et les applications gratuites les plus pratiques.
Utiliser Windows Fax et Scan pour un scan rapide
Ce logiciel inclus sous Windows permet de numériser directement depuis un scanner connecté ou multifonction. Selon Microsoft, l’outil reste fiable pour des scans occasionnels vers un dossier local.
Après numérisation, enregistrez le fichier en PDF puis joignez-le à votre messagerie préférée. Cette méthode évite toute perte de qualité et permet un archivage simple du document scanné.
Outils recommandés :
- Windows Fax and Scan pour scanners traditionnels
- Windows Scanner application moderne depuis Microsoft Store
- Microsoft Office Lens alternative mobile pratique
- PDF Scanner apps tierces pour optimisation
Outil
Usage
Limite
Windows Fax & Scan
Scan vers dossier local
Interface vieillissante
Windows Scanner
Scan simple depuis Microsoft Store
Fonctionnalités limitées
Microsoft Office Lens
Capture mobile, OCR intégré
Besoin smartphone
Genius Scan
Recadrage et optimisation
Options avancées payantes
Envoyer le scan par mail avec Outlook ou Mail App
Cette sous-partie explique comment joindre un PDF scanné dans Outlook ou l’application Mail préinstallée. Selon les paramètres, vous pouvez attacher le fichier, ou l’envoyer via lien cloud depuis OneDrive.
Pour Outlook, utilisez le menu « Envoyer vers » depuis l’explorateur de fichiers afin de créer un nouvel e-mail préattaché. Pour l’application Mail, choisissez « Insérer > Fichier » et sélectionnez votre PDF scanné avant l’envoi.
Vous pouvez consulter une démonstration vidéo :
Vidéo explicative Windows :
Illustration pratique
La capture vidéo suivante montre l’utilisation de Windows Scanner et Outlook pour joindre un scan à un message. Elle illustre les étapes de sélection, prévisualisation et envoi final.
La ressource vidéo détaille aussi la configuration de pilotes pour scanners non reconnus par défaut. Cette démonstration prépare la section suivante consacrée à macOS et webmail.
Vidéo tutoriel :
Scanner et envoyer sur macOS et webmail sécurisé
Enchaînant sur les environnements desktop, macOS propose des outils natifs simples pour numériser et partager. Ce bloc détaille l’usage d’Image Capture et des clients web comme Gmail et Outlook.com pour l’envoi.
Image Capture et Apple Mail pour envoi direct
Sur Mac, l’utilitaire « Capture d’image » identifie souvent automatiquement l’imprimante multifonction connectée. Selon Apple, ce programme permet d’ajuster résolution et format avant l’enregistrement du PDF.
Ensuite, depuis le Finder, utilisez Partager > Courrier pour joindre automatiquement le PDF dans Apple Mail. Cette voie reste la plus rapide quand Apple Mail gère votre compte personnel ou professionnel.
Recommandations pratiques :
- Apple Notes pour scans rapides et rapides sauvegardes locales
- Dropbox pour partage vers lien lorsque fichier volumineux
- Evernote pour indexation et recherche documentaire
- Gmail via navigateur pour pièces jointes légères
Gmail et Outlook.com : envoi via navigateur et OneDrive
Pour Gmail, la commande « Joindre un fichier » permet d’insérer le PDF scanné enregistré sur l’ordinateur. Selon Google Drive, l’enregistrement préalable sur Drive facilite le partage et la gestion des versions.
Pour Outlook.com, l’option d’attacher via OneDrive convertit souvent les pièces jointes volumineuses en lien partagé. Ce choix est utile pour fichiers dépassant la limite d’envoi habituelle par e-mail.
Cette procédure se complète par une courte vidéo :
Scanner depuis smartphone et applications mobiles recommandées
Après l’usage desktop, le smartphone devient souvent la solution la plus rapide pour numériser et envoyer un document. Cette section compare applications mobiles courantes et explique l’envoi par mail ou cloud.
Comparatif d’applications : Adobe Scan, Scanbot, Office Lens
Plusieurs applications gratuites permettent de produire des PDF optimisés depuis une photo. Selon Adobe, l’application Adobe Scan propose OCR efficace et sauvegarde cloud intégrée pour faciliter l’envoi.
Application
Atout principal
Remarque
Adobe Scan
OCR précis et sauvegarde cloud
Fonctions avancées en abonnement
Microsoft Office Lens
Intégration Office et OneDrive
Bien pour documents de travail
Scanbot
Recadrage automatique et multi-page
Version gratuite limitée
CamScanner
Nombreux réglages d’image
Options payantes pour pros
Genius Scan
Export rapide en PDF
Interface simple et efficace
Intégration cloud fréquente :
- Google Drive pour stockage et partage de lien
- Dropbox pour synchronisation multi-appareils
- Evernote pour indexation et recherche rapide
- Apple Notes pour sauvegarde locale sur iOS
« J’ai scanné un contrat avec Adobe Scan et l’envoi a pris moins de deux minutes »
Alice B.
Trucs pratiques pour envoyer sans erreur depuis mobile
Encadrez le document dans un endroit éclairé et évitez les ombres portées sur la page. Après capture, vérifiez l’ordre des pages et renommez le fichier avant toute transmission.
Pour envoyer, utilisez l’option Partager depuis l’application et choisissez votre client mail préféré. Selon Google Drive, l’enregistrement sur Drive puis partage du lien simplifie l’envoi de gros fichiers.
- Vérifier lisibilité et recadrage avant envoi
- Renommer fichier avec objet clair
- Préférer format PDF pour compatibilité
- Utiliser lien cloud pour fichiers volumineux
« J’envoie souvent par Gmail le PDF enregistré sur Drive, gain de temps évident »
Marc N.
Un dernier retour d’expérience utile :
« Mon entreprise partage désormais les documents via Dropbox pour garder l’historique accessible »
Sophie L.
Et un avis d’utilisateur sur la simplicité :
« Scanbot m’a permis de numériser des factures en série, ergonomie appréciable »
Paul D.