La manière de clore un message influence fortement l’impression que le lecteur retient. Une phrase finale soignée peut déclencher une réponse, clarifier la suite, ou renforcer une relation professionnelle.
Élodie, cheffe de projet fictive, illustre comment une simple formule modifie la perception d’un courriel. La dernière phrase vise la politesse, la clarté et un appel à l’action discret, utile pour la suite.
A retenir :
- Formule adaptée au destinataire et au contexte professionnel
- Phrase finale avec appel à l’action clair et poli
- Expression de gratitude brève lorsque nécessaire pour renforcer le lien
- Signature complète pour faciliter le contact et la prise de suite
Choisir la bonne formule de politesse pour terminer un message
Partant des points clés précédents, Élodie commence par évaluer le degré de formalité attendu dans le message. Elle tient compte du statut du destinataire, du contexte de l’échange et de l’objectif poursuivi.
Formules recommandées pour emails :
- Cordialement pour échanges professionnels standard
- Bien à vous pour contacts réguliers mais formels
- Sincères salutations pour courriers plus solennels
- Respectueusement pour échanges avec une hiérarchie marquée
Formule
Contexte recommandé
Niveau de formalité
Cordialement
Correspondance professionnelle quotidienne
Modéré
Bien à vous
Relations de travail régulières
Modéré
Sincères salutations
Courriers formels ou officiels
Élevé
Respectueusement
Communication vers supérieurs ou autorités
Très élevé
Formules formelles et leurs usages en contexte professionnel
Ce point détaille pourquoi certaines formules conviennent mieux aux échanges officiels et administratifs. Selon IONOS, la sélection d’une formule doit refléter le ton général du message et l’audience visée.
« J’ai choisi ‘Sincères salutations’ pour un dossier officiel et j’ai reçu une réponse formelle rapide. »
Claire D.
Formules plus informelles adaptées aux collègues et partenaires
Ce passage explique comment adapter la formule pour des échanges détendus sans perdre en professionnalisme. Élodie privilégie ‘Bien à vous’ ou ‘Cordialement’ selon la familiarité et l’urgence.
Pour préparer la rédaction de la phrase finale, il reste à définir l’appel à l’action le plus approprié. Le passage suivant examine précisément la construction de cette phrase et son impact sur la réponse.
Rédiger une phrase finale efficace et appel à l’action clair
Après le choix de la formule, l’étape suivante consiste à rédiger la phrase finale en intégrant un objectif précis. Une dernière ligne peut remercier, demander un retour ou proposer une suite concrète.
Phrases finales selon objectif :
- Demande de retour spécifique et délai souhaité
- Remerciement suivi d’une proposition de rendez-vous
- Invitation à confirmer la réception ou à poser des questions
- Proposition de suivi téléphonique ou d’échange en visio
Exemples concrets aident à modéliser la formulation et augmenter les taux de réponse. Selon Mailmeteor, une phrase claire avec appel à l’action améliore significativement la probabilité d’un retour.
Rédiger l’appel à l’action sans paraître insistant
Ce segment montre comment formuler l’appel à l’action de façon polie et directe sans pression. Élodie propose des options ouvertes pour laisser le choix au destinataire et faciliter la réponse.
« J’ai demandé une confirmation de rendez-vous en proposant deux créneaux, la personne a choisi rapidement. »
Marc L.
Formuler un remerciement pertinent et adapté au contexte
Ce point explique l’art de remercier sans alourdir la phrase finale, en restant sincère et bref. Une formule comme ‘Merci d’avance’ fonctionne souvent pour une demande pratique et ponctuelle.
La phrase finale maîtrisée facilite l’action attendue, puis il faut soigner la signature pour rendre le contact simple. Le prochain axe porte sur la structure de la signature et les informations indispensables.
Soigner la signature et les détails pratiques pour faciliter le suivi
Enchaînant sur la phrase finale, la signature doit permettre une prise de contact rapide et claire. Elle sert de plaque d’identité et d’accès aux coordonnées utiles pour la suite des échanges.
Informations essentielles en signature :
- Nom complet et fonction pour identification claire
- Entreprise et service pour contexte professionnel
- Numéro de téléphone et adresse e-mail pour contact direct
- Liens professionnels pertinents selon besoin
Élément
Raison d’être
Exemple
Nom
Identification du correspondant
Élodie Martin
Poste
Crédibilité et repère
Cheffe de projet
Téléphone
Réponse rapide
Numéro professionnel
Adresse e-mail
Faciliter la correspondance
[email protected]
Adopter une signature lisible et compatible mobile
Ce passage traite de la lisibilité de la signature sur mobile et desktop, un point pratique souvent négligé. Élodie réduit la longueur des éléments affichés pour garder l’essentiel et faciliter la lecture sur petit écran.
« Une signature courte m’a permis d’obtenir plus d’appels après mes messages clients. »
Sophie R.
Quand ajouter un post-scriptum ou des informations complémentaires
Ce partie explique pourquoi un post-scriptum peut souligner un point crucial sans alourdir le corps du message. Selon Indeed, un PS ciblé peut relancer l’intérêt pour une offre ou rappeler un document joint.
« J’ai ajouté un PS rappelant le document joint, et le client l’a ouvert immédiatement. »
Paul N.
Une signature pensée réduit les allers-retours inutiles et facilite le suivi administratif. Soigner la dernière phrase et la signature augmente la clarté et la probabilité d’une réponse rapide.
Source : Paul Anthonioz, « Clé de la Conclusion : Comment Parfaire la Fin de Vos Emails », Mailmeteor ; IONOS, « Formules de politesse en fin d’email », IONOS ; Indeed.com, « Comment terminer une lettre efficacement », Indeed.com France.