Exporter un fichier PDF depuis une solution SaaS peut sembler simple, mais les obstacles techniques sont fréquents et variés. Les interruptions réseau, les erreurs d’encodage ou les identifiants manquants provoquent souvent des rejets côté plateforme ou côté utilisateur.
Ce guide pratique rassemble des causes identifiées, des procédures de diagnostic et des solutions opérationnelles pour rétablir un export réussi. La série de points suivants conduit directement à la section synthétique « A retenir : ».
A retenir :
- Contrôle des INE et identifiants de classe avant export
- Export XML conforme au schéma LSU et vérification des dates
- Utilisation correcte du fichier CSV fourni par ONDE
- Procédure de diagnostic page par page pour PDF problématique
Erreurs courantes à l’export PDF depuis un SaaS
Après les vérifications rapides recommandées, il faut identifier les messages d’erreur les plus fréquents au moment de l’export PDF. Ces messages orientent immédiatement vers des causes techniques distinctes et corrigibles.
Les échecs peuvent provenir d’un fichier CSV mal encodé, d’un XML incorrect, ou d’un PDF corrompu par un élément graphique. Il convient d’isoler ces causes avant toute manipulation.
Points techniques :
- Encodage UTF‑8 requis pour fichiers CSV et XML
- INE absent ou dupliqué bloquant l’export LSU
- Classes paramétrées en saisie manuelle sur la plateforme
- Éléments graphiques corrompus provoquant PDF vide
Message d’erreur
Cause probable
Solution recommandée
Référence
Fichier d’élèves non lu
CSV ouvert et modifié
Télécharger le CSV depuis ONDE et réimporter
Edumoov manuel import
Fichier XML invalide
Format non conforme au schéma LSU
Renommer et générer le fichier XML correct
Plateforme nationale LSU
PDF généré vide
Élément graphique corrompu sur une page
Exporter par demi‑pages puis isoler la page fautive
Forum export PDF
Dates de périodes incohérentes
Dates différentes entre plateforme et XML
Synchroniser les périodes et régénérer le fichier
Edumoov export LSU
« J’ai résolu un export vide en exportant d’abord les pages 1 à 20, puis en isolant les pages fautives »
Alice B.
Selon Edumoov, la majorité des rejets proviennent d’un fichier CSV invalide ou d’un XML mal formé, et ces causes restent dominantes en pratique. Vérifier ces éléments réduit nettement le temps perdu en support technique.
Les diagnostics rapides permettent ensuite de décider entre correction locale ou contact du support, et préparent le passage à l’étape suivante, l’analyse détaillée des exports LSU.
Analyse des erreurs CSV et INE
Ce point s’inscrit naturellement après l’inventaire des messages d’erreur et demande une vérification systématique des identifiants. L’INE manquant ou dupliqué reste la cause la plus bloquante lors d’un export LSU.
Procédure simple : récupérer le CSV depuis ONDE sans l’ouvrir, puis l’importer directement dans l’éditeur. Cette méthode évite les problèmes d’encodage ou de colonnes modifiées accidentellement.
Diagnostic PDF page par page
Ce volet suit l’analyse des identifiants et vise à localiser les éléments graphiques corrompus qui vident le PDF. L’approche par dichotomie des pages est rapide et reproductible.
Procéder par moitié, puis par quart, puis par page permet de repérer l’élément fautif et de le masquer avant une nouvelle tentative d’export. Cette méthode économise des essais inutiles.
Paramétrage requis sur la plateforme nationale LSU
Après avoir corrigé localement les fichiers, il faut vérifier les réglages côté plateforme nationale, car des paramètres incorrects bloquent souvent l’intégration des fichiers. Une classe en « saisie manuelle » empêche l’apparition de l’onglet d’import.
Selon la plateforme nationale du LSU, les erreurs telles que « dates de périodes incohérentes » proviennent d’un décalage entre les dates paramétrées et celles du fichier XML. Synchroniser ces éléments évite le rejet.
Paramètres utiles :
- Mode de saisie des classes réglé sur import éditeur
- Périodes paramétrées et rattachées aux classes
- Nom‑prénom enseignant identique à ONDE
- Synchronisation Base Élèves réalisée par la direction
Selon Edumoov, même des alertes non bloquantes comme « Enseignant inconnu » doivent être vérifiées pour éviter des traitements ultérieurs. La rigueur dans les paramètres réduit les vraies erreurs.
Une bonne paramétrisation prépare la phase suivante, qui consiste à maîtriser l’échange de fichiers et la lecture des rapports d’importation.
Lecture du rapport d’importation
Ce point suit naturellement la vérification des paramètres et permet d’identifier précisément les livrets rejetés ou acceptés. Le rapport indique le nombre de livrets traités, importés et rejetés.
Astuce pratique : utiliser l’icône « œil » dans l’historique des imports pour retrouver les messages sans recharger un fichier. Cette opération évite des dépôts répétés et du travail redondant.
Cas fréquents de rejet à corriger
Cette sous‑partie se rattache au suivi du rapport et liste les rejets classiques, comme « Élève différent » ou « Classe non trouvée ». Ces messages traduisent souvent une mauvaise synchronisation ONDE‑plateforme.
Pour les rejets signalant des compétences manquantes en CM2, compléter les compétences numériques via le module dédié résout le blocage. Un nouvel export inclura alors automatiquement ces bilans.
Outils et bonnes pratiques pour générer un PDF fiable
Après avoir réglé les problèmes de fichiers et de paramètres, l’attention se porte sur les outils et méthodes d’export pour réduire les erreurs récurrentes. Le choix du gestionnaire PDF influence la robustesse du rendu final.
Il est utile de connaître plusieurs solutions, car certaines plateformes tierces gèrent différemment les polices, images et signatures. Les outils mentionnés ci‑dessous offrent des fonctions complémentaires pour inspecter et réparer un PDF.
Outils recommandés :
- Adobe Acrobat pour vérification et réparation avancée
- Foxit PDF pour ouverture rapide et édition légère
- Nitro PDF et PDF Expert pour annotation et conversion
- Soda PDF, Smallpdf et PDFescape pour traitements en ligne
Pour les exports signés, préférer DocuSign, HelloSign, SignNow selon les besoins d’intégration et de conformité. Ces solutions facilitent la gestion des flux signés en 2025.
« J’ai utilisé la méthode de masquage d’éléments et l’export par moitiés pour isoler un bug graphique récalcitrant »
Marc L.
Selon EBP, certains environnements virtuels comme Citrix exigent une autorisation d’accès au disque pour exporter vers l’ordinateur local. Vérifier ces permissions évite des erreurs d’accès au dossier.
En appliquant ces bonnes pratiques, on réduit significativement les risques d’export corrompu, et on facilite l’analyse en cas d’échec. La maîtrise des outils accélère la résolution.
Réparation et contrôle qualité du PDF
Cette étape complète l’usage des outils et vise à valider le document avant dépôt sur la plateforme nationale. Vérifier les polices, hyperliens et métadonnées évite des rejets indésirables.
Une vérification par un logiciel comme Adobe Acrobat ou PDF Expert permet d’identifier les objets non conformes et de réparer les images corrompues avant nouvel export. Cette relecture technique est souvent décisive.
Signature électronique et compatibilité
Ce point suit naturellement la réparation et traite de l’intégration de signatures électroniques dans les exports. DocuSign ou HelloSign garantissent des formats conformes et interopérables selon les besoins.
Si une signature bloque l’ouverture ou altère le PDF, tester l’export sans signature puis réintégrer la signature avec SignNow ou DocuSign aide à isoler l’origine du problème. Cette pratique évite les erreurs de dépôt.
Flux d’assistance et retours d’expérience
Après avoir appliqué les procédures précédentes, il est crucial de documenter les étapes suivies et d’utiliser le support adapté quand nécessaire. Les retours d’expérience accélèrent la résolution collective des problèmes.
Contactez le support avec un dossier clair, comprenant fichiers CSV/XML, captures d’écran et rapport d’importation. Un dossier complet raccourcit le délai de traitement et facilite l’identification de la cause.
Procédure d’appel :
- Préparer le CSV/XML original et le rapport d’import
- Capturer les messages d’erreur et captures d’écran pertinentes
- Indiquer la configuration d’hébergement (Citrix, navigateur, OS)
- Joindre une description des essais déjà effectués
« Le support a fusionné deux profils élèves et retrouvé des données manquantes après mon signalement »
Clara P.
Selon Edumoov, éviter de supprimer des profils doublons est essentiel, car cela peut entraîner une perte de données. La fusion par le support préserve l’intégrité des livrets et des bilans périodiques.
Un dernier point à garder en tête : documenter la procédure interne permet à l’équipe pédagogique de gagner en autonomie et de réduire les sollicitations répétitives au support.
Exemples concrets d’intervention
Ce segment s’appuie sur retours d’expérience et illustre des cas typiques rencontrés en milieu scolaire. Chaque exemple montre la cause, l’action et le résultat obtenu par la suite.
Cas pratique 1 : un export bloqué par INE dupliqué, fusion effectuée par le support, export validé ensuite sans rejet. Ce cas montre l’intérêt d’impliquer rapidement le support technique.
Contacts utiles et ressources
Ce passage suit naturellement les exemples et liste des ressources officielles utiles pour aller plus loin. Les guides en ligne et les tutoriels pas à pas sont souvent mis à jour par les éditeurs.
Ressources recommandées : documentation ONDE, guides Edumoov et pages d’aide EBP. Ces sources fournissent procédures validées pour récupérer CSV, générer XML et déposer les fichiers.
« Utiliser la méthode d’essais et de masquage d’éléments m’a permis d’identifier un objet graphique problématique »
Thomas R.
Source : Edumoov, « Résoudre les problèmes d’export », Edumoov ; Éducation nationale, « ONDE – Base élèves », Éducation nationale ; EBP, « Erreur : Export Fichier PDF en SAAS – Centre d’aide EBP ».