Répondez-vous toujours aux e-mails immédiatement ? Ou les laissez-vous s’accumuler ? Planifier vos messages sortants est un excellent moyen de vous assurer que votre boîte de réception ne prend pas le dessus sur vous. Pour en savoir plus sur les avantages de la programmation de vos e-mails, cliquez ici.
Sommaire
Fixez des limites claires
Tout le monde n’a pas des horaires de travail considérés comme « normaux ». Si vous êtes un oiseau de nuit ou un insomniaque qui aime consulter sa boîte de réception à 2 heures du matin parce que vous n’avez rien de mieux à faire, grand bien vous fasse. Mais le fait d’envoyer des courriels tardifs pourrait amener vos collègues à penser que vous êtes disponible à toute heure, de jour comme de nuit ?
Si vous envoyez un courriel après le travail, à 19 heures, un vendredi, vous aurez peut-être la malchance de recevoir une réponse par courriel, par message instantané ou par téléphone. « Je fais juste un suivi de votre récent courriel » sont des mots que personne n’a envie d’entendre lorsqu’il s’est installé pour une nuit ou un week-end loin du bureau.
Vous pouvez éviter de vous fixer des attentes irréalistes en programmant vos réponses à un moment où vous pensez être réveillé et disponible. Cela peut être juste avant de commencer à travailler le matin ou à l’heure du déjeuner le lendemain.
Cela vous permet de faire bon usage des temps morts et de vous concentrer sur des questions plus importantes le lendemain (ou même de faire de la place dans votre emploi du temps pour prendre un café ou jouer au Démineur).
Assurez-vous que vos e-mails arrivent en haut de la pile
Il existe également des raisons tactiques de retarder vos messages sortants. L’e-mail est un moyen de communication qui n’a pas beaucoup changé depuis sa création. Certains clients de messagerie tentent de réorganiser votre boîte de réception en fonction de l’importance perçue, mais tout le monde n’utilise pas ces fonctions. Et certains clients de messagerie privilégient encore le tri chronologique inverse de la boîte de réception.
Si vous envoyez un message à 22 heures la veille de la date à laquelle il doit être lu, il y a de fortes chances que votre message soit enterré à 9 heures le lendemain. Si vous voulez que votre message apparaisse plus près du sommet de la pile, planifiez-le pour qu’il soit envoyé peu de temps avant que vous souhaitiez que votre destinataire le lise.
Répondez tout de suite, pendant que vos pensées sont fraîches
Il y a de bonnes raisons de répondre à un courriel dès qu’il arrive, à condition d’avoir le temps de le faire (et d’être complètement sobre). Lorsque vous lisez un courriel qui nécessite une réponse, votre cerveau commence à composer une réponse appropriée, que vous le vouliez ou non.
Il peut être difficile de se souvenir de tout ce que vous aviez à dire le lendemain après avoir dormi sur un message. C’est pourquoi vous devriez envisager de rédiger et de programmer votre réponse, afin de ne pas oublier ce que vous aviez à dire en premier lieu.
Il vous sera également plus facile de vous déconnecter à nouveau, sachant que vous avez réglé le problème. Après tout, vous n’aurez pas à vous préoccuper de tout ce que vous devrez faire demain.
Retardez l’envoi pour effectuer des changements
Modifiez l’heure d’envoi d’un message programmé.
Certaines réponses par e-mail demandent un peu plus de temps et de réflexion que d’autres. Traiter de sujets sensibles ou de décisions importantes peut être un processus éprouvant pour les nerfs. Il est donc important de prendre le temps de s’assurer que votre réponse contient tout ce que vous voulez dire tout en restant respectueux.
Dans ces circonstances également, vous pouvez faire bon usage d’un planificateur d’e-mails. Ces outils vous permettent de vous engager à répondre tout en sachant que vous disposez de quelques heures ou jours pour apporter des modifications aux messages électroniques sortants si nécessaire.
C’est même utile pour les réponses standard et habituelles au travail. Par exemple, vous pouvez revoir les e-mails rédigés la veille au soir sur votre trajet du matin avant qu’ils ne soient envoyés. Intégrez cette fonction à votre routine, mais ne vous laissez pas aller à la complaisance après avoir appuyé sur le bouton « Planifier » (l’heure tourne, après tout).
La plupart des services prennent désormais en charge la programmation
Appuyez sur le bouton « Envoyer » et maintenez-le enfoncé pour afficher les options de programmation.
Il n’y a pas si longtemps, vous deviez faire appel à un service tiers, à un plug-in pour votre client de messagerie ou à une mise à niveau coûteuse pour pouvoir programmer un e-mail. Heureusement, de nombreux services intègrent désormais la programmation des e-mails dans leurs fonctionnalités standard.
Par exemple, Gmail vous permet de programmer un message sortant en cliquant sur la flèche déroulante de la case « Envoyer » et en choisissant « Envoi programmé ». L’application de bureau de Microsoft Outlook vous permet de programmer un e-mail à l’aide de la fonction « Différer l’envoi ».
Apple a ajouté la planification des courriels à ses applications de messagerie iOS 16 et iPadOS 16, et cette fonctionnalité a également fait son apparition dans Mail pour macOS Ventura.
Apprenez aussi à annuler des e-mails
Bien qu’il ne soit pas techniquement possible de « désenvoyer » un courrier électronique, de nombreux services en font désormais la publicité. Dans de nombreux cas, ces services introduisent un délai avant l’envoi du message, de sorte que vous pouvez rapidement empêcher l’envoi de l’e-mail.
Apprendre à utiliser cette fonction peut vous éviter une situation embarrassante ou vous permettre d’envoyer votre message à un moment plus opportun.
Gmail dispose d’une fonction de désenvoi depuis 2015, et Outlook possède une fonction similaire. Apple Mail dans iOS 16, iPadOS 16 et macOS Ventura a également introduit la fonctionnalité (il suffit de rechercher le bouton « Annuler » qui apparaît immédiatement après avoir appuyé sur l’envoi). Apple a également introduit la fonctionnalité dans iMessage.