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La possibilité de joindre une note à un message électronique peut vous aider à accroître votre efficacité lorsque vous utilisez Gmail.

Bien qu’il existe des solutions de contournement au sein de la plate-forme Gmail pour vous permettre d’ajouter des notes à l’aide d’un filtre, Right Inbox propose un raccourci utile pour vous permettre d’ajouter rapidement des notes à vos messages au fur et à mesure que vous les envoyez avec Gmail Notes.

Pourquoi ajouter des notes dans Gmail ?

Les grands utilisateurs de messagerie savent que leur plate-forme de messagerie fait souvent office de système de gestion de projet. Les utilisateurs se réfèrent souvent à d’anciens messages pour vérifier les tâches qu’ils doivent accomplir, les messages de suivi qu’ils doivent envoyer – la liste est longue. Le problème, c’est que les informations que l’on peut glaner à partir des messages électroniques eux-mêmes sont limitées.

L’envoi d’une note d’accompagnement avec votre courriel permet de contourner ce problème. Et lorsqu’elle est utilisée conjointement avec notre fonction de rappel d’e-mails, vous pouvez utiliser vos e-mails comme un moyen de gérer votre travail plus efficacement que jamais.

Par exemple, vous pouvez ajouter des notes à vos messages pour vous rappeler :

De donner suite au message.
De réserver une salle de réunion.
D'informer votre responsable lorsque vous avez reçu une réponse.

À lire également : Comment trouver et supprimer les anciens e-mails dans Gmail

Comment ajouter des notes dans Gmail

Étape 1. Connectez-vous à votre compte Gmail.

Étape 2. Ouvrez un nouvel e-mail, remplissez les champs À et Objet, puis rédigez votre message.

Étape 3. En bas de la fenêtre de composition, cliquez sur l’icône Notes.

Étape 4. Saisissez votre note dans l’espace prévu à cet effet.

Étape 5. Cliquez sur Enregistrer la note.

Étape 6. Votre note apparaîtra désormais lorsque vous passerez la souris sur l’icône Notes dans votre message.

Étiquetage de votre note dans Gmail

Pour vous assurer que votre message est enregistré dans le dossier Note, vous devez d’abord cocher la case appropriée.

  1. Avant d’envoyer votre message, cliquez sur la flèche située à droite du bouton Note, puis cochez la case Étiqueter comme note.
  2. Votre message se trouve désormais dans votre dossier/étiquette Note dans votre tableau de bord Gmail.

Pour aller plus loin : Comment se déconnecter de Gmail

Affichage automatique de votre note dans Gmail

Si vous souhaitez que votre note s’affiche automatiquement lorsque vous ouvrez votre message :

  1. Avant d’envoyer votre message, cliquez sur la flèche située à droite du bouton Note, puis cochez la case Afficher la note automatiquement.
  2. Désormais, lorsque vous ouvrirez votre message envoyé, votre note s’affichera sans que vous ayez à localiser l’icône de la note.

Récupération de vos notes dans Gmail

Pour vous référer à votre note une fois que vous avez envoyé votre message :

  1. Accédez à votre dossier Sent, où vous verrez l’étiquette Note à côté de votre message.
  2. Vous pouvez également faire défiler votre menu pour localiser votre dossier Note, où vous trouverez votre message envoyé (si la case Étiquette comme note a été cochée).
  3. Ouvrez le message envoyé.
  4. Cliquez sur l’étiquette Note en haut à droite du message.
  5. Votre message s’affiche alors pour que vous puissiez vous y référer.
  6. Cliquez sur Enregistrer la note lorsque vous avez terminé.

L’ajout de notes à vos messages dans Gmail peut vous aider à faire un usage encore plus efficace de votre compte. Vos e-mails ne seront plus de simples correspondances, mais un système permettant d’enregistrer les tâches associées à ces messages.