Gérer les envois discrets dans Outlook reste un besoin récurrent pour les professionnels et les particuliers. Les options de copie cachée permettent de préserver la confidentialité des destinataires tout en conservant une seule opération d’envoi.
Beaucoup d’utilisateurs ne voient pas immédiatement le champ CCI dans la fenêtre de rédaction, surtout sur Windows et les versions Microsoft 365. La suite ci-dessous présente des démarches pratiques et des outils complémentaires pour rendre le champ CCI visible et exploitable, enchaînant vers les points clés suivants
A retenir :
- Activer CCI durablement dans les fenêtres de message
- Préserver la confidentialité des destinataires externes
- Imprimer ou archiver les CCI avec outils dédiés
- Automatiser l’ajout de CCI via compléments
Afficher le champ Cci par défaut dans Outlook (Windows)
Ce point prolonge les enjeux de confidentialité évoqués précédemment et cible l’affichage natif sous Outlook pour Windows. L’option se révèle simple à activer pour les messages nouveaux, réponses et transferts.
Selon Microsoft, l’activation se fait depuis l’onglet Options d’un nouveau message, via le bouton CCI, et Outlook conserve ce choix pour les messages suivants. Il suffit de fermer la fenêtre de rédaction sans enregistrer pour fixer l’affichage.
Aspect
Outlook Desktop (Windows)
Outlook Web
Outlook Microsoft 365 App
Champ CCI visible par défaut
Oui après activation via Options
Affichage dans la barre d’en-tête
Varie selon version
Méthode d’activation
Options → CCI
Paramètres de rédaction
Options ou paramètres
Persistante après fermeture
Oui si fermé sans enregistrer
Oui selon navigateur
Souvent persistante
Impression des destinataires CCI
Non natif, outils tiers requis
Non natif
Variable selon imprimante
Intégrer le CCI au flux d’écriture améliore la gestion des destinataires multiples et évite les révélations accidentelles. Pour les environnements Exchange et Office 365, la politique d’affichage peut rester liée aux paramètres de client.
La préparation à la gestion des impressions et des archives conduit naturellement à explorer les outils qui complètent Outlook, et prépare l’examen des options d’impression avancée.
Méthode rapide pour afficher CCI :
- Onglet Options du nouveau message :
- Cliquez sur le bouton CCI pour l’afficher :
- Fermez sans enregistrer pour fixer l’affichage :
Activer Cci dans les messages nouveaux et réponses
Ce sous-chapitre explique le geste pratique pour activer le champ CCI dans chaque message, répondant directement au besoin d’affichage permanent. L’opération prend quelques clics et s’applique aux nouveaux messages, réponses et transferts.
Actions rapides :
- Ouvrir Nouveau message
- Aller dans Options
- Cliquer sur CCI
« J’ai activé CCI systématiquement et j’ai évité des envois à des listes entières par erreur. »
Alice D.
Cas particuliers sous Windows et Office 365
Ce passage décrit les différences entre versions, en particulier l’écosystème Office 365 et les éditions classiques sous Windows. Les interfaces évoluent mais le principe d’activation reste homogène.
Selon Microsoft, certains clients afficheront le champ différemment selon la build et les paramètres de déploiement. Il convient de vérifier la version d’Outlook lors d’un comportement inattendu.
Un regard sur l’impression des CCI mène à l’utilisation d’outils spécialisés, sujet du H2 suivant.
Imprimer et gérer les destinataires Cci dans Outlook et Microsoft 365
Ce chapitre fait suite à l’activation du champ et traite des limitations d’impression par défaut, qui poussent vers des compléments comme Kutools. L’impression des destinataires en CCI n’est pas proposée nativement dans Outlook.
Selon Kutools, l’option « Impression avancée » permet d’inclure les destinataires en CCI, les arrière-plans et de personnaliser l’en-tête lors de l’archivage. C’est utile pour les services juridiques et la conformité.
Fonction
Outlook natif
Avec Kutools
Impression des CCI
Non
Oui
Contrôle des en-têtes
Limité
Personnalisable
Archivage conforme
Partiel
Amélioré
Automatisation
Non pour CCI
Oui via règles
L’ajout d’un complément s’avère souvent la méthode la plus fiable pour imprimer ou archiver les destinataires cachés. Les équipes IT préfèrent cette approche lorsque la traçabilité des envois est requise.
Pour réduire le risque d’erreur, la section suivante aborde l’automatisation et la mise en règle des CCI via des outils complémentaires.
Options d’impression avancée :
- Utiliser Kutools pour inclure les CCI :
- Exporter le message en PDF avec métadonnées :
- Archiver via OneDrive pour centraliser les copies :
Pourquoi Outlook n’imprime pas les CCI nativement
Ce développement explique la logique de conception derrière l’omission des destinataires CCI lors de l’impression, pour protéger la confidentialité des échanges. Historiquement, les champs CCI n’étaient pas destinés à l’affichage public.
Points de confidentialité :
- Protection des adresses personnelles :
- Éviter la diffusion non désirée :
- Conserver la discrétion des listes :
« J’utilise l’impression avancée pour produire des pièces justificatives pour le service conformité. »
Marc L.
Solutions pratiques pour archiver les CCI
Ce point relie l’impression aux bonnes pratiques d’archivage et présente des workflows avec OneDrive et les bibliothèques partagées d’Office 365. L’exportation en PDF permet d’inclure les métadonnées nécessaires.
Flux d’archivage :
- Exporter le message au format PDF sécurisé :
- Enregistrer sur OneDrive sécurisé :
- Indexer dans la bibliothèque de conformité :
Automatiser l’ajout de destinataires Cci avec règles et outils
Ce chapitre suit l’archivage et aborde l’automatisation pour gagner du temps et fiabiliser les envois. Outlook offre des règles, mais l’ajout automatique de CCI reste limité nativement.
Selon Office Support, les règles d’Outlook permettent d’ajouter des destinataires en CC automatiquement, mais pas en CCI pour des raisons de sécurité. Des compléments comme Kutools élargissent ces possibilités.
Les sections suivantes détaillent les règles natives, puis les compléments qui pallient ces limites, pour une mise en œuvre efficace.
Règles et automatisation :
- Règles natives pour CC et transferts :
- Compléments pour ajouter CCI automatiquement :
- Surveillance via Teams ou Exchange Audit :
Limites des règles Outlook et alternatives
Ce paragraphe identifie la contrainte majeure des règles automatiques, qui n’incluent pas l’ajout direct en CCI. Les administrateurs Exchange peuvent cependant définir des politiques côté serveur.
Solutions IT :
- Configurer des règles serveur Exchange :
- Déployer des compléments certifiés :
- Superviser via audit Office 365 :
« Automatiser les CCI a réduit notre risque d’oublis lors d’envois sensibles. »
Sophie N.
Compléments recommandés et bonnes pratiques
Cette section expose quelques compléments testés, leurs bénéfices et les précautions d’usage pour la conformité. Les solutions mentionnées s’intègrent souvent avec Teams et OneDrive pour centraliser les traces.
Bonnes pratiques IT :
- Valider les compléments via la DSI :
- Documenter les workflows pour conformité :
- Former les utilisateurs à la commande Répondre à tous :
« L’outil nous a permis de systématiser des CCI pour les rapports hebdomadaires. »
Olivier P.
Source : Microsoft, « How to Bcc in Outlook », Microsoft Support ; ExtendOffice, « Always show BCC in Outlook », ExtendOffice ; Kutools, « Print BCC recipients in sent mail », Kutools.