Vous pouvez utiliser la validation des données dans Microsoft Excel pour empêcher les entrées de données incorrectes. Mais il peut arriver que cette validation ne fonctionne pas comme prévu. Pour vous aider, vous pouvez utiliser la fonction Encadrer les données non valides.

Avec la validation des données, vous pouvez avoir une formule dans la cellule ou avoir des données déjà saisies dans la cellule. Malheureusement, ces types de situations peuvent passer à côté de la validation des données dont vous avez besoin. Si cela se produit, vous pouvez vous retrouver avec des données incorrectes. Voyons comment repérer ces erreurs en demandant à Excel de les entourer pour vous.

Gestion des erreurs avec la validation des données

Lorsque vous configurez la validation des données pour une cellule ou une plage, vous pouvez ajouter la gestion des erreurs en même temps. C’est un bon moyen de faire savoir à l’utilisateur que ce qu’il tente de saisir n’est pas valide.

Paramètres d’erreur pour la validation des données

Vous pouvez également fournir un message indiquant à l’utilisateur ce qu’il doit saisir.

Message d’erreur pour la validation des données

Comment exporter des données vers Excel

Encerclez les données non valides

Un exemple parfait de validation des données qui ne fait pas son travail est celui de l’utilisation d’une formule. Vous pouvez demander un nombre, une décimale ou une date spécifique. Si le résultat de cette formule change et que les données ne répondent plus à l’exigence, ces données sont autorisées et vous ne verrez pas d’erreur.

Prenons un exemple. Nous avons ici une formule qui additionne les valeurs des cellules A1 et A2 et place le résultat en A3. La validation des données est configurée dans la cellule A3 pour n’autoriser qu’un nombre compris entre 10 et 20.

Validation des données pour un nombre

Dans un premier temps, le résultat de la formule est conforme à l’exigence de validation des données.

Mais si les chiffres des cellules A1 ou A2 changent, modifiant ainsi le résultat de la formule, les données sont toujours autorisées dans cette cellule, même si elles ne sont pas valides. De plus, vous ne voyez pas de message d’erreur.

Modification du résultat de la formule

Dans ce cas, vous pouvez utiliser la fonction Encerclement des données non valides.

Allez dans l’onglet Données, sélectionnez la flèche déroulante Validation des données, puis choisissez « Entourer les données non valides » dans la section Outils de données du ruban.

Encerclez Données non valides dans l’onglet Données

Vous verrez alors la cellule avec la validation des données et les données incorrectes entourées d’un cercle rouge.

Données incorrectes encerclées dans Excel

Cela vous permet d’apporter les corrections nécessaires. Le cercle est ensuite supprimé. Vous pouvez également sélectionner Validation des données > Effacer les cercles de validation si vous souhaitez accepter les données.

Effacer les cercles de validation dans l’onglet Données

Un autre exemple de données non valides est celui des données déjà présentes dans une cellule et de la validation des données. Ici, notre cellule contient du texte de plus de 10 caractères. Bien que nous ayons configuré la validation pour qu’elle n’accepte que les textes de moins de 10 caractères, la validation ne détecte pas les données non valides car elles sont préexistantes.

Validation des données pour une limite de texte

Dans ce cas, l’utilisation de l’option Encerclement des données non valides fonctionne comme prévu.

Données non valides encerclées dans Excel

Il peut y avoir des cas autres que ces exemples où des données non valides se retrouvent dans une cellule avec validation des données. Comme le mentionne Microsoft, cela peut se produire lorsque vous copiez et collez des données dans la cellule, utilisez la fonction de remplissage ou exécutez une macro. Cependant, vous pouvez simplement voir une erreur vous empêchant de coller ou de remplir les données. Ou, dans certains cas, la validation des données est simplement supprimée.

...les messages de validation n'apparaissent pas et des données non valides peuvent être saisies si vous entrez des données dans une cellule en les copiant ou en les remplissant, si une formule dans la cellule calcule un résultat qui n'est pas valide, ou si une macro entre des données non valides dans la cellule.

Bien que l’option  » Circle Invalid Data  » puisse ne pas fonctionner dans chacune de ces situations supplémentaires, gardez ces autres scénarios à l’esprit lorsque vous configurez initialement la validation des données. Et, n’oubliez pas d’utiliser la fonction Encerclez les données non valides lorsque vous le pouvez.