Si vous souhaitez envoyer une copie de votre fichier Microsoft Office au format PDF, ne perdez pas de temps avec un processus d’exportation. Vous pouvez l’envoyer directement en pièce jointe depuis Word, Excel ou PowerPoint.

Jusqu’à présent, vous avez probablement pris le temps d’enregistrer ou de convertir le fichier en PDF, d’ouvrir votre programme de messagerie, de rédiger votre message et de joindre le fichier converti. Mais vous n’avez pas à effectuer ces étapes supplémentaires. Vous pouvez envoyer le fichier au format PDF directement depuis l’application.

Comment enregistrer Gmail en PDF ?

Envoyer un fichier Office au format PDF sous Windows

Lorsque vous envoyez un fichier au format PDF à partir de Word, Excel ou PowerPoint, deux fenêtres légèrement différentes s’affichent, selon que vous avez enregistré votre fichier sur OneDrive ou non.

Commencez par sélectionner le bouton Partager en haut à droite de la fenêtre de l’application.

Bouton Partager dans PowerPoint

Si vous avez enregistré le fichier sur OneDrive, vous verrez la fenêtre ci-dessous. Sélectionnez « Envoyer une copie » en bas de la fenêtre et choisissez « PDF » dans la petite boîte contextuelle.

PDF dans la fenêtre contextuelle d’envoi d’une copie

Si vous avez seulement enregistré votre fichier localement, vous verrez la fenêtre ci-dessous. Sélectionnez « PDF » en bas sous Joindre une copie à la place. Vous n’êtes pas obligé d’enregistrer d’abord le fichier sur OneDrive.

PDF dans le menu Joindre une copie

Avec l’une ou l’autre option, la fenêtre de composition de l’e-mail s’ouvre avec le fichier PDF déjà joint. Par défaut, le nom du fichier devient l’objet de votre courriel, mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez. Vous pouvez ensuite ajouter le destinataire, taper le message et l’envoyer.

Courriel Outlook avec un PDF en pièce jointe

Envoyer un fichier Office au format PDF sur Mac

Comme sous Windows, lorsque vous envoyez un fichier Office au format PDF sur Mac, deux options légèrement différentes s’affichent.

Sélectionnez le bouton Partager en haut à droite de la fenêtre de l’application.

Bouton de partage dans Excel

Si vous avez enregistré le fichier sur OneDrive, choisissez « Envoyer une copie » pour afficher un menu déroulant. Cliquez sur le menu déroulant à côté de « Envoyer sous » et choisissez « PDF ». Sélectionnez « Envoyer en pièce jointe ».

PDF dans le menu déroulant Envoyer sous

Si vous n’avez enregistré votre fichier que localement, vous verrez une autre fenêtre contextuelle. Choisissez « Envoyer une copie » en bas de cette fenêtre.

Envoyer une copie dans les options de partage

Cliquez sur le menu déroulant à côté de Envoyer sous et choisissez « PDF ». Sélectionnez « Envoyer en pièce jointe ».

PDF dans le menu déroulant Envoyer sous

La fenêtre de composition de l’e-mail s’ouvre alors avec le fichier PDF en pièce jointe. Contrairement à Windows, le nom du fichier ne fait pas partie de l’objet par défaut. Ce champ reste vide pour que vous puissiez le remplir vous-même. Complétez votre message et envoyez-le lorsque vous êtes prêt.

Courriel Apple Mail avec un fichier PDF en pièce jointe

En option, vous pouvez sélectionner le bouton Partager pour l’une ou l’autre des options ci-dessus afin d’envoyer le PDF en utilisant le menu Partager de votre Mac au lieu de l’e-mail.

Options du menu Partager de Mac dans Excel

Lorsque vous souhaitez envoyer votre fichier Office au format PDF, vous n’avez pas besoin d’étapes supplémentaires pour y parvenir. Envoyez-le directement depuis Word, Excel ou PowerPoint sur Windows ou sur Mac.