Cet article explique comment envoyer un document Google par courrier électronique via Gmail ou en l’enregistrant au format PDF ou Microsoft Word, puis en l’envoyant depuis un autre client de messagerie.

Ces instructions fonctionnent à partir de tout navigateur Web moderne et sur la plupart des systèmes d’exploitation, y compris Windows, macOS et Linux.

COMMENT RÉDIGER UN E-MAIL GMAIL DIRECTEMENT DANS GOOGLE DOCS

Comment envoyer un document Google par courrier électronique

Google simplifie les choses, mais la méthode que vous utilisez dépend de deux choses : la manière dont vous souhaitez envoyer le document (depuis votre compte Gmail ou un autre programme de messagerie) et le format dans lequel vous souhaitez l’enregistrer (c’est-à-dire le type de fichier que le destinataire doit recevoir).

Envoyer avec Gmail.com

Voici comment utiliser le site Web de Gmail pour envoyer par e-mail un document dans Google Documents :

Lorsque le document est ouvert, allez dans le menu Fichier et choisissez Email > Email as attachment.
Option "Envoyer en pièce jointe" dans Google Documents.

Si le menu Email est grisé, vous devez soit vous connecter à votre compte Google, soit passer à l'autre série d'instructions ci-dessous pour envoyer le document par courrier électronique avec un autre programme.

Remplissez le formulaire. Vous pouvez ainsi vous envoyer une copie, définir qui doit recevoir le document et rédiger un objet et un message.
Le formulaire d'envoi en pièce jointe dans Google Docs.

Choisissez Ne pas joindre. Inclure le contenu dans l'e-mail si vous souhaitez que le document soit intégré à l'e-mail. Le destinataire peut alors voir le contenu du document sans avoir à l'ouvrir dans un programme distinct. Toutefois, selon le fichier, il se peut qu'il ne soit pas formaté correctement. Voici à quoi cela peut ressembler de leur point de vue :
Capture d'écran d'un Google Doc intégré à un e-mail

Sinon, laissez cette option décochée, puis choisissez un format dans le menu situé en dessous. Google Documents convertira automatiquement le fichier pour vous avant d'envoyer la pièce jointe. Par exemple, si vous choisissez le format PDF, Google Documents convertira le fichier au format PDF pour vous. Parmi les autres options figurent Microsoft Word, RTF et quelques autres. Cette méthode permet de joindre à l'e-mail un fichier réel que la personne peut télécharger sur son appareil.

Sélectionnez Envoyer.

Envoyer avec un autre client de messagerie

Si vous ne souhaitez pas utiliser le site Web de Gmail pour envoyer le document Google, vous pouvez d’abord télécharger le fichier, puis l’envoyer par e-mail de la manière que vous souhaitez, par exemple avec un client de messagerie de bureau ou un autre fournisseur en ligne.

Ouvrez le document et allez dans Fichier > Télécharger.

Choisissez l'un de ces formats. Il s'agit des formats PDF, DOCX (Word), RTF, EPUB et quelques autres.
Téléchargez les options de format de fichier dans Google Doc.

Enregistrez-le dans un endroit facile d'accès.

Ouvrez votre programme de messagerie préféré, puis joignez le fichier au message.

Vous pouvez télécharger plusieurs documents à la fois via Google Drive. Sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez enregistrer, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Télécharger pour obtenir un ZIP contenant les équivalents DOCX. C’est le moyen le plus rapide d’envoyer plusieurs documents à la fois. Ils seront entièrement compatibles avec Google Docs, Word et d’autres programmes similaires.

Le partage de Google Documents peut s’avérer judicieux

Une autre façon de permettre à un tiers d’utiliser vos documents Google est de les partager. Le partage permet de synchroniser à tout moment les mises à jour de chacun, surtout lorsque vous collaborez sur des documents qui changent constamment. Vous pouvez également éviter d’utiliser l’espace de votre propre disque dur avec des fichiers joints et continuer à utiliser la messagerie électronique pour le partage.

Si vous avez besoin d’aide, nous vous proposons un guide sur la façon de partager et de collaborer avec Google Drive. Vous pouvez même partager un dossier entier de documents avec Google Drive.