La signature d’e-mail reste un outil de communication indispensable pour les professionnels en 2025. Une signature bien conçue renforce la confiance et facilite la prise de contact.
Le générateur gratuit de HubSpot simplifie la création de signatures sans compétences en code. Retenez ci-dessous les points clés à vérifier avant de coller votre signature.
A retenir :
- Signature HTML compatible avec la majorité des clients de messagerie
- Images hébergées en HTTPS pour afficher correctement sur mobiles et web
- Police lisible et couleurs cohérentes avec la charte graphique de l’entreprise
- Code HTML copié-collé pour intégration dans HubSpot, Gmail, Outlook
Après ces éléments, créer une signature HubSpot étape par étape
Après avoir rassemblé vos éléments, commencez par choisir un modèle adapté à votre activité. Selon HubSpot, l’éditeur permet d’insérer nom, poste, coordonnées et liens sociaux facilement.
Une photo professionnelle et un logo optimisé améliorent la reconnaissance de la marque. Le test sur mobile garantit une lecture fluide et évite les éléments tronqués.
Étapes à suivre :
- Choisir un modèle simple et responsive
- Saisir nom, titre, téléphone et adresse e-mail
- Téléverser photo et logo hébergés en HTTPS
- Personnaliser couleurs et police selon charte
- Cliquer sur Créer la signature et copier le code HTML
Fonctionnalité
HubSpot generator
Gmail
Outlook
Apple Mail
Insertion via HTML
Fournit code HTML prêt à coller
Collage direct dans éditeur
Collage dans signatures ou options
Collage dans préférences Signatures
Support images HTTPS
Oui, images externes recommandées
Oui, images hébergées en HTTPS
Oui, mieux en HTTPS
Oui, dépend du lien
Responsive mobile
Modèles souvent responsives
Affichage mobile correct
Varie selon version
Affichage généralement correct
Préservation du formatage
Bonne conservation du HTML
Souvent conservé
Souvent conservé
Conservé selon contenu
Compatibilité des liens
Liens cliquables inclus
Liens conservés
Liens conservés
Liens conservés
Sélection du modèle et saisie des informations
Ce choix de modèle conditionne la lisibilité et la hiérarchisation des informations. Selon Google, privilégier une police lisible optimise l’affichage sur mobile et desktop.
Pour saisir les informations, utilisez les champs proposés par l’éditeur HubSpot sans ajouter de code. Cette méthode évite les erreurs de balisage et facilite l’intégration dans Zoho CRM ou Salesforce.
« J’ai créé ma première signature en quelques minutes avec HubSpot, sans coder une seule ligne. »
Marie D.
Personnalisation visuelle et images
La personnalisation visuelle s’appuie sur la couleur, la police et le logo de l’entreprise. Selon Microsoft, privilégier un contraste élevé améliore la lisibilité en mode sombre et clair.
Si l’image ne s’affiche pas, vérifiez que le fichier est accessible via HTTPS et non bloqué. Ce contrôle limite les problèmes d’affichage sur Gmail, Apple Mail et Yahoo Mail.
Bonnes pratiques visuelles :
- Utiliser images SVG ou PNG optimisées
- Limiter largeur du logo à 200 pixels
- Choisir icônes sociales cohérentes
- Éviter textes imprimés directement dans l’image
« J’ai dû héberger mon logo sur un CDN pour garantir l’affichage en mobile. »
Lucas P.
Pour aller plus loin, intégrer sa signature HubSpot dans les clients de messagerie
Après la création, l’étape suivante consiste à coller le code HTML dans chaque client de messagerie ciblé. Selon HubSpot, la méthode la plus fiable reste le collage du code source HTML dans les paramètres.
Cette intégration varie selon les plateformes et nécessite parfois un ajustement mineur. Je sais que l’opération peut sembler technique, un test rapide suffit souvent à valider l’affichage.
Intégration par client :
- HubSpot CRM : coller HTML dans Profil et préférences
- Gmail : Paramètres > Signature > coller code
- Outlook desktop : Signatures > Nouveau > coller HTML
- Outlook.com : Paramètres > Rédiger et répondre > coller
- Apple Mail : Préférences > Signatures > coller
Coller le code HTML dans HubSpot et le CRM
Ce passage facilite l’envoi de mails personnalisés depuis le CRM et assure l’uniformité. Selon HubSpot, il faut vérifier le champ Signature dans Profil et préférences avant d’enregistrer.
Client
Étape clé
Remarque
HubSpot CRM
Profil > Email > Signature > Coller HTML
Permet signatures pour envois personnels
Gmail
Paramètres > Signature > Coller
Prétester sur mobile
Outlook (bureau)
Fichier > Options > Courrier > Signatures
Peut demander ajustement CSS
Outlook.com
Afficher tous les paramètres > Rédiger et répondre
Enregistrer pour nouveaux messages
Apple Mail
Préférences > Signatures > Coller
Fermeture automatique pour sauvegarde
« L’intégration a simplifié notre communication d’équipe et renforcé la cohérence de la marque. »
Sophie B.
Coller dans Gmail, Outlook et autres clients
Pour Gmail, collez directement dans l’éditeur de signature et testez l’envoi vers plusieurs adresses. Selon Google, enregistrer les modifications évite la perte des paramètres lors d’une mise à jour du navigateur.
Pour Outlook, la procédure varie selon la version mais reste accessible dans les options de courrier. Tester l’affichage après collage permet d’anticiper les problèmes liés au mode sombre.
En dernier lieu, optimiser et maintenir des signatures HubSpot cohérentes
Après déploiement, la maintenance évite la désynchronisation des informations et préserve la cohérence de marque. Selon Microsoft, centraliser la gestion s’avère utile pour les organisations ayant de nombreux collaborateurs.
Pour les entreprises, comparer HubSpot avec DocuSign, Adobe Sign, PandaDoc, HelloSign, Yousign, Signaturit et SignEasy peut éclairer les choix selon besoins. Retenez que Letsignit offre des fonctions d’administration et de suivi adaptées aux grands effectifs.
Points d’optimisation techniques :
- Standardiser modèles et couleurs par service
- Héberger images en HTTPS pour compatibilité
- Utiliser outils comme Letsignit pour gestion centralisée
- Mesurer clics sur CTAs et liens sociaux
« L’outil gratuit de HubSpot reste adapté aux freelances, limites visibles pour grandes structures. »
Marc T.
Source : HubSpot, « Add and manage email signatures », HubSpot Help, 2024 ; Google, « Add or change your Gmail signature », Google Support, 2024 ; Microsoft, « Create and add an email signature in Outlook », Microsoft Support, 2024.