Le format PDF reste la référence pour partager des documents qui conservent leur mise en page et leur apparence sur la plupart des appareils. Il facilite l’échange avec des imprimeurs, des administrations et des collaborateurs qui exigent un rendu stable et professionnel.
Selon Microsoft, Adobe et d’autres éditeurs, convertir les fichiers vers le format PDF simplifie la distribution et l’archivage. Retenez l’essentiel ci-dessous, sous le titre A retenir :
A retenir :
- Conversion rapide depuis Word, Excel, PowerPoint et images
- Options de qualité pour impression professionnelle ou taille réduite
- Méthodes hors ligne et en ligne sécurisées et simples
- Compatibilité multi-plateforme et intégration avec Google Drive
Après les points clés, convertir Office et images en PDF sur Windows
Ce chapitre décrit comment transformer un document Office ou une image en PDF sur un système Windows courant. Les étapes exploitent des fonctions intégrées et des utilitaires tiers éprouvés.
Utiliser Microsoft Print to PDF pour créer un PDF depuis n’importe quelle application
Cette méthode commence par l’ouverture du fichier dans l’application native, comme Word ou le Visionneur d’images. Ensuite, l’utilisateur appelle la boîte d’impression et sélectionne Microsoft Print to PDF pour enregistrer sans imprimer physiquement.
Selon Microsoft, l’option d’impression vers PDF est disponible sur les versions récentes de Windows et ne nécessite pas d’imprimante connectée. Il s’agit d’une solution rapide pour générer un PDF identique au rendu imprimé.
Le choix du nom de fichier et de l’emplacement permet d’organiser la sauvegarde avant de cliquer sur Enregistrer et finaliser l’opération.
Liste des logiciels courants et caractéristiques :
- Comparaison éditeurs PDF :
- Adobe — solution complète, OCR avancé
- Nitro — interface orientée productivité bureautique
- Foxit — léger et rapide, adapté aux entreprises
Logiciel
Type
OCR
Plateformes
Accès gratuit
Adobe Acrobat
Commercial
Disponible
Windows, macOS, Web
Non
Nitro
Commercial
Disponible
Windows
Non
Foxit
Commercial
Disponible
Windows, macOS
Non
PDFelement
Commercial
Disponible
Windows, macOS
Version limitée
PDF24
Freemium
Fonctionnalités basiques
Windows, Web
Oui
« J’ai exporté mon dossier professionnel en PDF avec Microsoft Print to PDF, la mise en page est restée identique. »
Sophie D.
Pour des images multiples, il est pratique de sélectionner tout d’abord les fichiers puis d’utiliser la fonction Imprimer et d’opter pour Microsoft Print to PDF. Ce flux regroupe plusieurs visuels au sein d’un seul document PDF.
Cette méthode aboutit rapidement et prépare le lecteur au passage vers les méthodes macOS, qui seront détaillées ensuite.
Outil vidéo explicatif :
Alternatives logicielles pour un rendu professionnel
Les suites comme Microsoft Office proposent l’export natif en PDF via Fichier > Enregistrer sous ou Exporter. Ce procédé permet de choisir la qualité d’export selon l’usage visé.
Selon Adobe, l’export natif conserve souvent les signets et les métadonnées utiles pour l’impression professionnelle ou l’archivage PDF/A.
Les options d’enregistrement incluent généralement des réglages comme Standard pour l’impression ou Taille minimale pour un envoi par courriel.
Vidéo tutorielle :
En continuité, convertir sur macOS avec Aperçu et options natives
Sur macOS, le logiciel Aperçu permet d’ouvrir des images et des documents et d’exporter directement au format PDF. Cette méthode s’avère pratique pour les utilisateurs Apple recherchant une solution sans installation supplémentaire.
Exporter au format PDF depuis Aperçu pas à pas
Ouvrez le fichier dans Aperçu, puis choisissez Fichier > Exporter au format PDF pour définir le nom et l’emplacement. Cette procédure marche pour les images et certains documents compatibles.
Selon des guides macOS, il est possible de sélectionner plusieurs images à l’aide de la touche Commande, puis d’exporter un seul PDF multi-pages.
- Actions Aperçu pour images :
- Sélection multiple Commande
- Fichier > Exporter au format PDF
- Choix emplacement et nom du fichier
Options d’export et normes PDF/A pour archivage
Aperçu offre des options basiques tandis que des solutions comme PDFelement et Foxit proposent des profils d’export conformes au standard PDF/A. Ces profils garantissent la pérennité du rendu dans le temps.
Pour des documents à conserver, le choix PDF/A peut être pertinent, surtout lorsque l’archivage demande une conformité longue durée.
« J’ai validé mes annexes en PDF/A pour l’archivage, cela a disparu toute inquiétude liée à la compatibilité future. »
Marc L.
Cette logique d’archivage mène naturellement au recours aux convertisseurs en ligne et aux intégrations cloud, décrites dans la section suivante.
Par suite, choisir un convertisseur en ligne ou une intégration cloud
Les services en ligne simplifient la conversion sans installer de logiciel, et s’intègrent souvent à Google Drive ou à des suites cloud. Le choix dépend des besoins de sécurité et de volumétrie.
Services populaires et workflow cloud
Parmi les services reconnus figurent Smallpdf, iLovePDF, PDF24 et Soda PDF, offrant des fonctions d’édition et d’OCR en ligne. L’intégration avec Google Drive facilite la conversion depuis le stockage cloud.
- Comparatif services cloud :
- Smallpdf — interface web simple, freemium
- iLovePDF — outils variés, intégration Drive
- PDF24 — solutions gratuites et locales
Selon Smallpdf, les offres payantes ajoutent des fonctions comme l’OCR et le traitement par lot, utiles pour des volumes importants et des besoins de reconnaissance de texte.
« Le service en ligne m’a permis d’envoyer un dossier en urgence depuis mon téléphone, sans perdre la mise en page. »
Anna P.
Sécurité, OCR et choix selon le besoin
La sécurité implique de vérifier les politiques de suppression des fichiers et le chiffrement en transit. Les solutions desktop comme Nitro ou PDFelement évitent souvent le transfert vers des serveurs tiers.
Si la conversion inclut de la reconnaissance de texte, privilégiez des outils qui annoncent explicitement la disponibilité de l’OCR, et lisez les conditions d’usage avant l’envoi.
- Bonnes pratiques sécurité :
- Vérifier suppression automatique des fichiers
- Privilégier chiffrement pendant le transfert
- Choisir OCR local pour documents sensibles
« À l’usage, j’alterne entre bureau et services en ligne selon la confidentialité du document. »
Paul N.
Enfin, lorsque l’on travaille avec des imprimés professionnels, il reste conseillé d’utiliser les options Standard ou Haute qualité offertes par les éditeurs. Ce choix influence le rendu chez l’imprimeur.
Source : Microsoft, « Enregistrer ou convertir au format PDF ou XPS dans les applications de Office », Support Microsoft ; Adobe, « Convertir en PDF », Adobe ; Smallpdf, « Convertir en PDF », Smallpdf.