Programmer un mail dans Outlook simplifie la communication et évite les envois hors horaires habituels. Cette fonctionnalité concerne à la fois les comptes Office 365, les boîtes sur Exchange et les clients locaux configurés. Les méthodes et limites changent selon le client, l’intégration avec Excel ou des services externes comme Zapier et Automator.
Beaucoup confondent planification d’envoi et réponses automatiques, alors que les usages diffèrent selon l’objectif et le volume. On peut programmer un envoi ponctuel, automatiser des envois récurrents, ou personnaliser des campagnes via publipostage. Retenez les options pratiques, les outils compatibles et les précautions avant d’automatiser vos messages.
A retenir :
- Envoi programmé selon fuseau horaire et horaires professionnels du destinataire
- Choix d’outil selon volume, personnalisation et intégration tierce
- Limiter réponses externes, conformité Exchange et gestion des spams potentiels
- Automatisations via VBA, Zapier, Automator ou publipostage Word et Excel
Programmer un mail dans Outlook pour Windows et Office 365
Après ces points clés, la première étape consiste à identifier précisément le client Outlook utilisé sur votre poste. Le nouveau Outlook pour Windows apporte une interface différente comparée à l’édition classique incluse avec Office 365. Selon Microsoft, certaines options de planification sont proposées nativement, tandis que d’autres exigent des règles ou des macros pour des besoins avancés.
Procédure manuelle pour programmer un envoi depuis le client Windows
Cette section détaille la procédure manuelle pour programmer un envoi depuis le client Windows, étape par étape. Pour rédiger un message programmé, complétez l’objet, le corps et sélectionnez les destinataires comme d’habitude. Dans l’onglet Message, ouvrez les Options de message et activez la case « Ne pas envoyer avant » pour indiquer la date et l’heure souhaitées.
Version
Interface
Planification native
Macros / VBA
Outlook pour Microsoft 365
Interface moderne
Oui
Oui (classique)
Nouveau Outlook pour Windows
Interface renouvelée
Oui
Fonctionnalités VBA limitées
Outlook sur le web
Interface web
Oui
Non (limité)
Outlook 2016 / 2019
Interface classique
Oui
Oui
Clients et versions :
- Outlook pour Microsoft 365 (client installé)
- Nouveau Outlook pour Windows (interface repensée)
- Outlook sur le web pour Exchange et Office 365
- Anciennes éditions Outlook 2016 et 2019
« J’ai commencé à programmer mes envois pour éviter d’envoyer des mails tardifs aux clients, et cela a clarifié ma charge mentale. »
Clara B.
Étapes rapides pour laisser un message en attente dans la boîte d’envoi
Cette sous-partie montre les quatre actions clefs à effectuer avant d’envoyer un mail programmé. Rédigez le message, puis dans l’onglet Message ouvrez Indicateurs et Options de message pour activer « Ne pas envoyer avant ». Cliquez ensuite sur Envoyer ; le message restera dans « Boîte d’envoi » jusqu’au moment choisi, puis basculera dans « Éléments envoyés ».
Étapes rapides :
- Rédiger le message complet avec destinataires et objet
- Ouvrir Options de message dans l’onglet Indicateurs
- Cocher « Ne pas envoyer avant » et définir date et heure
- Cliquer sur Envoyer et vérifier la Boîte d’envoi
Automatiser des envois récurrents et liaisons avec Excel
Après la procédure manuelle, l’automatisation devient pertinente pour gérer des envois récurrents et des listes volumineuses. Le publipostage via Word et Excel reste adapté pour personnaliser des messages à grande échelle. Selon BDM, utiliser les champs dynamiques évite les erreurs et facilite la personnalisation pour chaque destinataire.
Publipostage Word + Excel pour envois personnalisés
Cette section explique comment combiner Excel et Word pour générer des mails personnalisés envoyés via Outlook. Préparez votre fichier Excel avec colonnes claires comme prénom, nom et adresse, puis lancez le publipostage depuis Word en sélectionnant Outlook comme destinataire. Le publipostage reste pertinent pour des volumes modérés et pour des messages nécessitant une personnalisation poussée.
Champs de fusion :
- Prénom
- Nom
- Adresse e-mail
- Date ou rendez-vous personnalisé
Méthode
Personnalisation
Volume conseillé
Complexité
Publipostage Word + Excel
Élevée
Moyen
Moyenne
VBA pour Outlook
Très élevée
Variable
Technique
Zapier
Bonne
Élevé
Basse à moyenne
Automator (Mac)
Bonne
Variable
Moyenne
« J’utilise le publipostage pour mes bilans mensuels et la personnalisation a réduit les erreurs de destinataire. »
Paul N.
VBA, règles Outlook et intégrations tierces comme Zapier
Cette partie relie les scripts et les connecteurs externes à la planification d’envoi dans Outlook. Le recours à VBA permet d’automatiser des séquences complexes, tandis que Zapier offre des liaisons vers des applications cloud sans coder. Selon JustGeek, Zapier et Automator sont utiles pour intégrer des flux entre Outlook, Gmail et autres services.
Solutions d’automatisation :
- VBA pour scripts personnalisés et envois conditionnels
- Règles Outlook pour déclencheurs simples et auteurs
- Zapier pour intégrations SaaS et déclencheurs webhooks
- Automator sur Mac pour automatisations locales sans serveur
« En liant Excel à Zapier, j’envoie des rapports quotidiens sans intervention manuelle, et cela m’a libéré du temps. »
Élodie R.
Intégrations, alternatives et bonnes pratiques pour envois automatiques
Après avoir choisi une méthode d’automatisation, l’enjeu central devient la conformité et la sécurité des envois. Les environnements Exchange et Office 365 imposent des règles, notamment sur les réponses automatiques et la gestion des listes de diffusion. Selon Microsoft, l’envoi de réponses automatiques à des adresses externes doit rester mesuré pour éviter les envois incontrôlés aux newsletters et aux spams.
Sécurité, conformité et recommandations pour Exchange et Office 365
Cette partie précise les paramètres à vérifier pour rester conforme et sécurisé lors d’envois programmés. Limiter l’envoi automatique aux contacts, configurer des règles anti-spam et conserver un journal d’envoi sont des bonnes pratiques essentielles. Adaptez les permissions sur Exchange et vérifiez les politiques de votre organisation avant d’activer des scripts ou des intégrations tierces.
Bonnes pratiques sécurité :
- Limiter les réponses automatiques aux seuls contacts de confiance
- Activer l’authentification multi-facteur pour comptes sensibles
- Tester les règles sur un petit groupe avant déploiement global
- Conserver des journaux d’envoi pour audit et traçabilité
Client
Planification intégrée
Support d’automatisation
Remarques
Outlook (Microsoft)
Oui
VBA, règles, connecteurs
Fort intégration Exchange / Office 365
Gmail
Oui
Scripts et API
Schedule send natif sur web
Thunderbird
Via extension
Extensions (Send Later)
Natif limité, extensions requises
Yahoo Mail / Mailbird
Variable
Intégrations tierces
Fonctionnalités dépendantes des versions
Délégation, assistante administrative et gestion du temps
Cette section montre comment déléguer la programmation d’emails à un assistant administratif pour gagner du temps. Un assistant peut planifier vos envois hebdomadaires, gérer des relances et superviser les listes de diffusion pour éviter les erreurs coûteuses. En déléguant ces tâches, vous récupérez des plages horaires pour des travaux à plus forte valeur ajoutée.
Tâches déléguées :
- Programmation hebdomadaire des newsletters et campagnes
- Suivi et relances clients automatisées
- Gestion des contrats, factures et envois groupés
- Rédaction et envoi de rapports périodiques
« Confier la programmation des mails à une assistante m’a rendu trois heures par semaine, et la qualité des envois s’est améliorée. »
Marc L.
« Mon avis : privilégier la simplicité d’abord, puis complexifier si le volume ou la personnalisation l’exige. »
Anna P.
Source : Microsoft, « Retarder ou planifier l’envoi de messages électroniques dans Outlook », Microsoft Support ; BDM, « Comment planifier l’envoi d’un email sur Outlook », BDM ; Journal du Freenaute, « Comment programmer un mail sur Outlook 365 ? », Journal du Freenaute.