7 fonctions sous-utilisées de Microsoft Outlook

Parfois, vous êtes tellement pris par la vérification et la rédaction d’e-mails que vous n’avez pas le temps d’explorer le reste de votre boîte de réception. Microsoft Outlook dispose de plusieurs fonctionnalités qui sont sous-utilisées par beaucoup mais qui peuvent être très utiles pour les tâches quotidiennes.

COMMENT AJOUTER MICROSOFT TEAMS À OUTLOOK

Lire à voix haute pour écouter les courriels

Le multitâche est beaucoup plus simple lorsque vous pouvez travailler sur autre chose tout en écoutant les e-mails que vous devez lire. C’est à ce moment-là que la fonction Lire à voix haute s’avère très pratique.

Sélectionnez un e-mail dans votre boîte de réception ou ouvrez-le dans une nouvelle fenêtre. Cliquez sur « Lire à voix haute ». Vous trouverez ce bouton dans l’onglet Accueil de la boîte de réception et dans l’onglet Message de l’affichage des e-mails.

Lire à voix haute dans Outlook

Vous verrez apparaître une petite barre d’outils avec des boutons pour lire, mettre en pause, avancer et reculer. Vous pouvez également utiliser l’icône d’engrenage pour régler la vitesse ou la voix.

Découvrez la fonction de lecture à haute voix sur votre appareil mobile pour écouter les e-mails en déplacement !

Aperçu des messages pour en voir plus ou moins

Bien que la fonction d’aperçu des messages ne soit pas révolutionnaire, beaucoup de gens ne la connaissent pas. Lorsque vous consultez des e-mails dans votre boîte de réception, vous pouvez afficher une, deux ou trois lignes dans la liste des messages, pour tous les dossiers ou un seul. Vous pouvez également désactiver complètement cette fonction.

Allez dans l’onglet Affichage de la boîte de réception et sélectionnez la flèche déroulante Aperçu du message. Sélectionnez le nombre de lignes que vous souhaitez voir apparaître.

Aperçu des messages dans l’onglet Affichage

Vous serez invité à appliquer le paramètre à toutes les boîtes aux lettres ou uniquement au dossier en cours. Faites votre choix et vous verrez votre boîte de réception mise à jour.

Invitation à l’aperçu des messages

Il s’agit d’une fonction très pratique pour visualiser un message sans l’ouvrir. Vous pouvez voir qu’il s’agit d’un message qui peut attendre plus tard ou d’un message qui nécessite une action immédiate.

Aperçu des messages dans Outlook

Mentions pour attirer l’attention de quelqu’un

Lorsque vous envoyez un message à un grand groupe de personnes, vous pouvez utiliser la fonction Mentions pour attirer l’attention d’une personne spécifique, comme sur Facebook, Twitter ou Slack. La mention d’une personne dans le corps de l’e-mail met en évidence son nom, l’ajoute automatiquement à la ligne À et affiche le symbole @ (At) dans la liste des e-mails de sa boîte de réception.

Commencez par taper le symbole @ suivi de son nom ou même des premières lettres. Des suggestions s’affichent, il suffit de sélectionner le bon contact.

Mention dans un courriel

Si d’autres personnes vous mentionnent dans des e-mails, vous pouvez facilement voir tous ces messages. Vous pouvez ajouter la colonne « Mention » à votre boîte de réception. Vous pouvez également utiliser le bouton « Filtre » en haut de votre boîte de réception et choisir « Courrier mentionné ». Vous verrez alors les e-mails dans lesquels quelqu’un vous a mentionné.

Filtrer par courrier mentionné

Modèles d’e-mails pour un coup de pouce à la composition

Si vous utilisez des modèles dans Word ou Excel, vous connaissez leur utilité. Vous pouvez obtenir les éléments de base dont vous avez besoin, puis insérer vos propres détails sans avoir à créer un document ou une feuille à partir de zéro. Vous pouvez faire la même chose dans Outlook en créant votre propre modèle.

Composez un nouveau message comme vous le feriez normalement. Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom de fichier et dans la liste déroulante Enregistrer sous type, choisissez « Modèle Outlook ».

Enregistrer en tant que modèle Outlook

Pour utiliser votre modèle, allez dans l’onglet Accueil et ouvrez le menu déroulant Nouveaux éléments. Déplacez-vous vers Plus d’éléments et choisissez « Choisir un formulaire ».

Choisir un formulaire dans le menu Nouveaux éléments

Dans la liste déroulante Regarder dans en haut de la fenêtre pop-up, sélectionnez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers ». Choisissez le modèle dans la liste et cliquez sur « Ouvrir ».

Choisissez le modèle

Votre modèle apparaît alors dans une nouvelle boîte de message que vous pouvez compléter et envoyer.

Glisser-déposer pour des actions rapides

Si vous voulez utiliser un e-mail que vous recevez comme base d’un événement ou d’une tâche, vous pouvez simplement utiliser le glisser-déposer.

Faites glisser l’e-mail vers l’icône de calendrier ou de tâche dans le volet de navigation de gauche et relâchez.

Faire glisser un e-mail vers des tâches

Vous verrez apparaître un nouvel événement ou une nouvelle tâche avec l’e-mail dans le corps. Complétez l’invitation à l’événement ou la tâche comme d’habitude.

Nouvelle tâche à partir d’un e-mail

Étapes rapides pour accomplir des tâches en un clic

Les étapes rapides sont une fonction fabuleuse qui permet d’effectuer plusieurs tâches en même temps dans un e-mail. Vous pouvez personnaliser une étape rapide prédéfinie ou créer la vôtre.

Allez dans l’onglet Accueil et vous verrez la collection Étapes rapides dans la même section du ruban. Pour utiliser un préréglage, sélectionnez-le dans la boîte. Vous verrez alors apparaître la fenêtre de configuration initiale, dans laquelle vous pourrez ajouter les détails requis et cliquer sur « Enregistrer » lorsque vous aurez terminé.

Boîte de configuration initiale de Quick Step

Pour créer la vôtre, sélectionnez « Créer un nouveau » dans la zone Étapes rapides ou utilisez le menu déroulant Nouvelle étape rapide pour choisir un point de départ.

Créer nouveau dans le menu déroulant des étapes rapides

Sélectionnez votre première action et complétez les détails. Pour une autre action, cliquez sur « Ajouter une action » et faites de même. Cliquez sur « Terminer » pour enregistrer l’étape rapide.

Boîte de création d’une étape rapide

Pour utiliser une étape rapide prédéfinie ou personnalisée, sélectionnez l’e-mail, puis choisissez l’étape rapide dans le ruban de l’onglet Accueil ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez une option dans « Étapes rapides » dans le menu contextuel.

Étapes rapides dans le ruban

Rappels de pièces jointes manquantes pour les fichiers oubliés

Si vous utilisez Outlook à des fins professionnelles, il n’est pas rare que vous envoyiez un courriel dans lequel vous mentionnez une pièce jointe et que vous oubliez ensuite de joindre le fichier. Pour gagner du temps et ne pas avoir à renvoyer un e-mail plus tard avec la pièce jointe, profitez du système d’avertissement intégré d’Outlook.

Pour activer cette fonction, allez dans Fichier > Options. Sélectionnez Mail sur la gauche et faites défiler vers le bas jusqu’à Send Messages sur la droite.

Cochez la case « M’avertir lorsque j’envoie un message auquel il manque peut-être une pièce jointe » et sélectionnez « OK » pour enregistrer la modification.

Paramètre de rappel de pièces jointes marqué

Si cet avertissement est activé, lorsque vous composez un e-mail comportant le mot « Pièce jointe » ou « Attaché » et qu’il n’y en a pas, Outlook affiche un message contextuel vous indiquant que vous avez oublié de joindre le fichier.

Courriel avec pièce jointe dans le texte

Vous pouvez alors choisir « Ne pas envoyer » pour joindre le fichier ou « Envoyer quand même » si vous n’avez pas besoin de pièce jointe.

Rappel de pièce jointe dans Outlook

Tirez parti d’une ou plusieurs de ces fonctionnalités sous-utilisées et voyez si elles facilitent un peu vos tâches dans Outlook. Si vous réalisez également des présentations avec la suite Office, consultez également notre liste de fonctionnalités PowerPoint sous-utilisées.