Microsoft Teams s’impose comme un hub central pour piloter des projets au sein des organisations modernes. Cette approche réduit les allers-retours entre applications et concentre le travail collaboratif dans Microsoft Office 365.
Dans les organisations, la gestion de projet demande coordination, visibilité et outils adaptés pour respecter délais et budget. La pratique opérationnelle ci-dessous détaille méthodes, outils et bonnes pratiques pour déployer Teams efficacement.
A retenir :
- Centralisation des communications, réunions, fichiers et tâches du projet
- Visibilité en temps réel sur l’avancement et les risques
- Intégration native avec Planner, SharePoint, To Do, Outlook, Power BI
- Réduction du nombre d’outils externes comme Trello ou Asana
À partir des points clés, configurer Microsoft Teams pour un nouveau projet
Cette étape initiale garantit la structure nécessaire pour le suivi et la communication quotidienne. Selon le Project Management Institute, une structuration claire réduit les risques et les pertes budgétaires.
Outils à configurer :
- Canaux thématiques par composant et livrable
- Onglets Planner pour listes et tâches partagées
- Bibliothèques SharePoint liées aux documents projet
- Raccourcis OneNote pour prises de notes et traces
Créer l’équipe et structurer les canaux
La création d’une équipe rassemble les parties prenantes et leurs rôles autour du projet. Attribuer les canaux par thème évite la dispersion des discussions et accélère la recherche d’information.
Canal
But
Général
Partage d’annonces et documents globaux
Budget
Suivi des coûts et échanges financiers
Livrables
Stockage des versions et commentaires techniques
Réunions
Ordres du jour et comptes rendus
« J’ai créé des canaux par phase et le temps de réponse a diminué nettement »
Alice D.
Ajouter onglets, applications et modèles
L’ajout d’onglets permet d’accéder directement à Planner, Power BI ou SharePoint depuis le canal. Les modèles de Teams facilitent l’onboarding des nouveaux membres et normalisent la gouvernance documentaire.
Règles de gouvernance :
- Nommage standard des canaux et fichiers
- Gestion centralisée des droits et accès
- Archivage périodique sur SharePoint
- Processus de validation des livrables
Ces réglages posent les bases pour piloter l’avancement, le suivi est détaillé ci-après. Cette approche prépare la mise en oeuvre d’indicateurs et de rapports partagés.
Après la configuration, suivre l’avancement et piloter les tâches dans Microsoft Teams
Le suivi régulier permet d’anticiper les retards et d’ajuster les ressources rapidement. Selon Forrester, Teams accélère la prise de décision en facilitant l’accès aux données stratégiques.
Outils de suivi recommandés :
- Planner pour tableaux Kanban et affectations claires
- To Do pour tâches personnelles et délégations
- Charts intégré pour suivre progression par phase
- Power BI pour rapports consolidés et indicateurs
Mettre en oeuvre Planner et To Do
La mise en place de Planner crée des buckets par sprint ou phase et facilite la priorisation. Lier les tâches à des fichiers SharePoint réduit les erreurs et accélère le travail opérationnel.
Un exemple concret : l’équipe marketing a migré un tableau Trello vers Planner pour unifier les tâches clients. Cette migration a clarifié les responsabilités et réduit les doublons.
« J’ai migré nos tableaux Trello vers Planner et la visibilité s’est améliorée dès la première semaine »
Marc L.
Visualiser progrès et KPI avec Charts et Power BI
La vue Charts dans Teams affiche l’avancement global et met en évidence les goulets d’étranglement en quelques clics. Pour des rapports avancés, Power BI connecte Planner et SharePoint pour des tableaux de bord consolidés.
Indicateur
Source
Utilité
Tâches terminées
Planner
Mesure de productivité par période
Retards
Charts
Identification des phases à risque
Heures consommées
Timesheets/SharePoint
Contrôle budgétaire
Satisfaction client
Forms
Feed-back et priorités d’amélioration
« L’usage combiné de Planner et Power BI a transformé notre reporting mensuel »
Chantal B.
Pour garder l’équipe alignée, fixer des revues hebdomadaires et automatiser les rappels via Outlook ou Power Automate. Ce passage opérationnel aide à maintenir le rythme et à anticiper les blocages.
Pour assurer qualité et partage, collaborer sur la documentation et les validations
La documentation centralisée réduit les erreurs et accélère les validations entre responsables et contributeurs. Selon PwC, l’usage d’outils adaptés limite les gaspillages liés aux mauvaises exécutions de projet.
Gestion documentaire clé :
- Coédition sur SharePoint et suivi des versions
- Wikis pour process et bonnes pratiques internes
- OneNote pour comptes rendus et templates partagés
- Forms pour collectes et retours utilisateurs structurés
Coédition, droits et processus de validation
Paramétrer les droits sur SharePoint évite la perte de données et les conflits de version. Intégrer les validations dans Teams permet d’obtenir des approbations rapides et traçables.
« Nous avons mis en place une chaîne d’approbation dans Teams et les délais de validation ont chuté »
Pierre N.
Wikis, Forms et diffusion des connaissances
Les wikis de canal servent de guides métiers mais ne doivent pas remplacer une base de connaissances globale. Pour la diffusion entreprise, centraliser les ressources sur SharePoint permet l’accès transverse à tous les collaborateurs.
Pour mesurer l’adoption, utiliser Forms pour enquêter sur l’usage et ajuster la gouvernance. Ce enchaînement favorise l’amélioration continue et prépare la capitalisation des savoirs.
« L’équipe produit utilise OneNote pour capturer décisions et trames, c’est devenu notre mémoire projet »
Anne M.
Pour aller plus loin, relier Teams à Power BI pour des bilans hebdomadaires et à Outlook pour synchroniser réunions et échéances. L’objectif reste d’optimiser la collaboration sans multiplier les outils.
Source : Project Management Institute, « Pulse of the Profession », Project Management Institute, 2020 ; Forrester, « The Total Economic Impact of Microsoft Teams », Forrester, 2019.