Comment utiliser Microsoft Teams pour la gestion de projet

By Matthieu CHARRIER

Les organisations utilisent désormais Microsoft Teams comme outil de gestion de projet, et ce pour différentes raisons. Les chefs de projet ne peuvent ignorer les fonctionnalités de Microsoft Teams et la manière dont il simplifie leur travail.

La gestion de projet vise à aligner toutes les parties prenantes d’un projet et à intégrer tous les outils nécessaires dans une seule plateforme. Nous allons voir comment Microsoft Teams permet d’atteindre ces objectifs.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Toute organisation a besoin d’un chef de projet pour planifier et organiser la réalisation de différents projets. La gestion de projet vise à planifier la manière dont les différents membres collaboreront à un projet et à intégrer les outils nécessaires dans une plateforme unique.

Toutes les parties prenantes sont impliquées dans la gestion de projet en fixant des objectifs, et le chef de projet doit décider de la manière dont les objectifs seront atteints en utilisant les ressources disponibles. La gestion de projet comporte des défis, et différents outils, tels que Microsoft Teams, sont utiles pour réduire la complexité.

Comment utiliser Microsoft Teams pour la gestion de projet

Microsoft Teams est devenu un outil indispensable pour la collaboration et la gestion de projets. Ses différentes fonctionnalités peuvent être utilisées pour soutenir les projets au sein d’une organisation.

Voyons d’abord les défis rencontrés dans la gestion de projet pour comprendre comment nous pouvons utiliser Microsoft Teams pour la gestion de projet.

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Alignement des parties prenantes

Un projet implique de nombreuses personnes, notamment les membres de l’équipe, les responsables, les dirigeants, etc. Il peut s’avérer difficile d’aligner toutes les parties prenantes impliquées.

Toutes les parties prenantes doivent recevoir la même communication afin de s’assurer que tout le monde est au courant des différentes questions et des progrès réalisés. De cette manière, les parties prenantes peuvent rapidement collaborer pour atteindre les objectifs du projet.

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Une communication déficiente

De nombreux projets échouent en raison d’un manque de communication. Lorsque les parties prenantes n’ont pas le même terrain de communication, des retards se produisent et les délais ne sont pas respectés.

Gestion des données

Si vous ne disposez pas d’un moyen fiable de gérer les données de votre projet, vous perdrez du temps à rechercher différents fichiers. Une fois de plus, la structuration des données devient un défi, ce qui entraîne des inefficacités et des pertes de temps.

Délais non respectés

La plupart des projets ne respectent pas les délais lorsqu’il n’existe aucun moyen de suivre les progrès réalisés. Si vous ne définissez pas clairement vos objectifs, votre calendrier et vos étapes, vous serez à la traîne dans le projet et vous manquerez inévitablement l’échéance fixée.

Si les défis ci-dessus vous semblent similaires, nous allons voir comment vous pouvez les résoudre à l’aide de Microsoft Teams.

Comment Microsoft Teams améliore la gestion de projet

Communication centralisée

Pour éviter une mauvaise communication, vous pouvez créer différents canaux pour différentes équipes. Ainsi, un chef de projet peut partager la même communication dans le canal, et chaque membre de l’équipe ou partie prenante du canal aura accès au message.

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De cette manière, tout le monde reste informé des moindres détails du projet, ce qui favorise la transparence.

Une meilleure organisation

Grâce à Teams, aux canaux et aux onglets, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour organiser votre équipe de projet. Ainsi, les acteurs peuvent travailler sur différentes sections du projet et collaborer au sein d’une équipe créée pour cette section particulière.

En outre, certains membres peuvent être ajoutés à d’autres équipes si nécessaire.

Partage de fichiers

Lorsque quelqu’un travaille sur un fichier partagé dans les équipes, les autres membres peuvent accéder à la même ressource. Ainsi, vous gagnez du temps pour localiser des fichiers ailleurs en ayant des fichiers partagés auxquels tout le monde peut accéder, en fonction des autorisations définies.

Gestion des tâches

Microsoft Teams permet à un chef de projet de créer un onglet « tâches » et de le relier à d’autres outils intégrés, tels que Microsoft Planner. Les membres de l’équipe peuvent alors accéder à l’outil intégré et l’utiliser si nécessaire à partir de l’onglet des tâches.

Le chef de projet peut ensuite accéder aux tâches créées pour les mettre à jour et suivre les modifications. Vous pouvez suivre facilement les progrès réalisés lorsque différentes tâches sont assignées à différents membres.

Partager un calendrier

Avec Microsoft Teams, vous pouvez partager un calendrier avec chaque membre de l’équipe. Vous pouvez ainsi diviser un projet en étapes et fixer des délais pour chacune d’entre elles.

Lorsque vous partagez le calendrier avec l’équipe, chacun sait quand il doit accomplir ses tâches pour éviter de dépasser les délais.

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Conclusion

Microsoft Teams est un excellent outil de collaboration pour la gestion de projets. Avec Microsoft Teams, vous pouvez créer des tâches, intégrer des outils tiers, disposer d’un terrain de communication commun, travailler en vue d’une échéance et partager des fichiers.

De cette manière, vous pouvez facilement gérer un projet. Nous avons examiné les différentes façons d’utiliser Microsoft Teams pour la gestion de projet.

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