Comment utiliser un filtre avancé dans Microsoft Excel

By Matthieu CHARRIER

Bien que Microsoft Excel offre une fonction intégrée de filtrage des données, vous pouvez avoir un grand nombre d’éléments dans votre feuille ou avoir besoin d’un filtre plus complexe. Nous allons vous expliquer comment créer un filtre avancé dans Excel.

Comment configurer la plage de critères

Avant de pouvoir utiliser le filtre avancé dans Excel, vous devez créer une plage de cellules pour les conditions que vous utiliserez.

Pour commencer, ajoutez au moins quelques lignes au-dessus de vos données ; vous pouvez toujours insérer d’autres lignes si nécessaire. N’oubliez pas que vous avez besoin d’une ligne pour les étiquettes et d’une ligne vide entre les critères et les données.

Dans la ligne supérieure, entrez les étiquettes de vos colonnes. Ils doivent correspondre à ceux de vos données, car ils seront utilisés pour les critères de filtrage.

Nous utiliserons un exemple tout au long de ce tutoriel, et vous trouverez ci-dessous les données que nous utilisons.

Données pour un filtre dans Excel

Nous insérons ensuite cinq lignes au-dessus de nos données. Nous avons une ligne pour les étiquettes, trois pour les critères et une ligne vide. Nous copions ensuite nos en-têtes de colonne dans la première ligne. Notre feuille ressemble maintenant à ceci :

Plage de critères ajoutée à un ensemble de données

Une fois que vous avez défini la plage des conditions de votre filtre, vous êtes prêt à créer le filtre avancé.

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Saisie des critères d’un filtre avancé dans Excel

Pour saisir les critères de votre filtre avancé Excel dans une cellule, vous utiliserez le format = »=variable ».

Le premier signe égal commence la chaîne et les guillemets contiennent les critères. Vous pouvez utiliser les opérateurs de comparaison normaux pour vos conditions. Voici quelques exemples.

Egale à Smith : = »=Smith »
Non égal à Smith : = »<>Smith »
Inférieur à 100 : = »<100″
Supérieur ou égal à 100 : = »>=100″

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Lorsque vous saisissez les critères de cette manière dans la cellule, Excel les convertit au format dont il a besoin pour le filtre.

Exemple de format de critère dans Excel

Comment utiliser un filtre Excel à critère unique et à colonne unique ?

La meilleure façon de commencer est d’utiliser un exemple simple avec une seule condition et une seule colonne. Ici, nous allons filtrer nos données sur la base de l’ID du lieu 2B.

Allez dans la colonne ID de l’emplacement et entrez ce qui suit pour les égalités 2B dans la première ligne sous l’étiquette :

= »=2B »

Condition et colonne uniques dans la plage de critères

Ensuite, sélectionnez une cellule dans votre ensemble de données, allez dans l’onglet Données et choisissez « Avancé » dans la section Tri et filtre du ruban.

Filtre avancé dans l’onglet Données

Dans la fenêtre contextuelle, commencez par choisir où vous voulez que les données filtrées apparaissent. Vous pouvez les filtrer sur place ou à un autre endroit. Si vous choisissez cette dernière option, entrez l’emplacement dans la zone Copier vers.

Champ Copier vers pour filtrer dans un autre emplacement

Confirmez maintenant les cellules dans la zone Plage de liste. Excel devrait les avoir ajoutées pour vous automatiquement, il suffit donc de s’assurer qu’elles sont correctes.

Plage de listes pour un filtre

Ensuite, saisissez la plage de cellules dans la zone Plage de critères. Vous pouvez le faire facilement en cliquant à l’intérieur de la case, puis en utilisant votre curseur pour faire glisser la plage dans votre feuille. Veillez à inclure les cellules de l’étiquette de la colonne et à n’ajouter que des lignes supplémentaires avec des cellules qui contiennent des critères. Si vous incluez des lignes vides, il est fort probable que les résultats de votre filtre soient incorrects.

Plage de critères pour un filtre avancé

Cochez éventuellement la case si vous ne voulez que des enregistrements uniques. Cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé.

Vous devriez alors voir vos données filtrées. Si vous avez choisi de filtrer vos données sur place, les autres lignes devraient être masquées. Ici, nous avons choisi un emplacement dans notre feuille pour les données filtrées.

Filtre à condition unique

Comment utiliser un filtre Excel à critères multiples et à colonne unique ?

Vous souhaitez peut-être filtrer des données en utilisant plusieurs conditions qui apparaissent dans une seule colonne. Vous pouvez le faire avec un filtre Excel avancé. Par exemple, nous allons filtrer nos données pour les ID de lieu 1B et 2B.

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Allez dans la colonne ID de l’emplacement et saisissez les critères dans deux lignes distinctes, 2 et 3, en commençant directement sous l’étiquette.

= »=1B »

= »=2B »

Cela devrait ressembler à ceci :

Conditions multiples pour une colonne dans la plage de critères

Sélectionnez une cellule dans votre ensemble de données, allez dans l’onglet Données, et choisissez « Avancé » pour ouvrir l’outil de filtrage.

Complétez les mêmes détails que précédemment, mais cette fois, élargissez la plage de critères pour inclure la condition supplémentaire. Cliquez sur « OK » pour appliquer le filtre.

Plusieurs conditions pour une seule colonne de critères

Vous devriez alors voir les deux résultats du filtre à l’endroit que vous avez choisi.

Conditions multiples pour une colonne filtrée

Comment utiliser un filtre Excel à critères multiples et à colonnes multiples ?

Ensuite, nous allons voir comment utiliser des conditions multiples dans un filtre Excel avancé. Il peut s’agir de critères ET ou OU. Par exemple, vous pouvez filtrer pour l’ID du lieu égal à 1A et le chef de file égal à Jones, toutes les conditions étant vraies. Ou bien vous pouvez filtrer si l’ID du lieu est égal à 1B ou si l’indice est égal à Jones et si toutes les conditions sont vraies.

Toutes les conditions sont vraies

Pour filtrer avec une condition ET, vous placerez les deux critères sur la même ligne, sous leurs étiquettes correspondantes.

Ainsi, nous entrons ce qui suit sous l’étiquette Location ID à la ligne 2 :

= »=1A »

Ensuite, nous entrons ce qui suit sous l’étiquette Lead, également à la ligne 2 :

= »=Jones »

Cela ressemble à ceci :

Conditions AND dans la plage de critères

Comme précédemment, sélectionnez une cellule dans l’ensemble de données, allez dans l’onglet Données et choisissez « Avancé » pour ouvrir l’outil.

Pour ce filtre, nous modifions notre plage de critères puisqu’elle ne comprend que les lignes 1 et 2. Ajustez les autres options si nécessaire et cliquez sur « OK ».

Conditions ET plage de critères

Nous avons alors notre seul résultat. N’oubliez pas que le fait de placer les critères dans la même ligne indique l’opérateur AND. Ainsi, même si nous avons Jones comme responsable pour deux sites, nous avons filtré uniquement pour le site 1A avec Jones.

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Conditions AND filtrées

Toutes les conditions sont vraies

Ensuite, nous allons à nouveau filtrer par plusieurs conditions, mais en utilisant des critères OU. Pour cela, vous placez les conditions dans des lignes séparées, sous les étiquettes correspondantes.

Ainsi, nous entrons ce qui suit sous l’étiquette Location ID à la ligne 2 :

= »=1B »

Ensuite, nous saisissons la condition suivante sous l’étiquette Lead, mais à la ligne 3 :

= »=Jones »

Cela ressemble à ceci :

Conditions OR dans la plage de critères

Ouvrez l’outil Filtre avancé comme précédemment, ajustez la plage de critères pour prendre en compte la ligne supplémentaire, puis cliquez sur « OK ».

Plage de critères des conditions OU

Comme vous pouvez le constater, nous avons trois résultats, un pour 1B et deux pour Jones. Comme nous avons utilisé le critère OR, toutes les conditions que nous avons incluses ont été respectées.

Conditions OR filtrées

La clé de la configuration d’un filtre à critères multiples dans Excel est que pour les critères ET, vous placez les conditions dans la même ligne et pour les critères OU, vous placez les conditions dans des lignes séparées.

Configuration des plages de critères pour AND et OR

Toutes les conditions sont vraies

Pour un dernier exemple, nous allons appliquer un filtre plus complexe en utilisant les critères ET et OU avec un opérateur de comparaison différent. Nous allons filtrer les critères suivants : Location ID equals 1A et Lead equals Jones ou Sales is greater than 50,000.

À la ligne 2, nous entrons les critères suivants sous Location ID et Lead respectivement :

= »=1A »

= »=Jones »

À la ligne 3, nous saisissons la condition suivante sous l’étiquette Sales :

= »>50000″

Cette configuration ressemble à ceci :

Conditions ET et OU dans la plage de critères

Ouvrez l’outil de filtrage avancé, vérifiez ou ajustez les champs si nécessaire, puis cliquez sur « OK ».

ET avec des conditions OU dans la plage de critères

Vous verrez alors les résultats. Ici, la ligne 2 contient nos critères ET, 1A et Jones. Puis, les lignes supplémentaires 3 à 5 contiennent notre critère OU pour les ventes supérieures à 50 000.

Filtrage des conditions AND et OR

Si vous avez une grande quantité de données dans votre feuille de calcul et que vous avez besoin d’une option de filtrage plus robuste, gardez à l’esprit le filtre avancé d’Excel.

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