Le courrier électronique est une forme de communication largement utilisée. Il peut s’agir d’un outil de travail utile qui peut vous rendre plus efficace au bureau, mais il peut aussi prendre une quantité excessive de temps et d’énergie. Gagner ne serait-ce qu’un peu de temps sur votre messagerie peut vous aider à vous recentrer sur d’autres tâches essentielles, ce qui vous fera gagner du temps dans votre journée de travail. Dans cet article, nous passons en revue plusieurs astuces utiles et faciles à mettre en œuvre que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de la messagerie électronique de Microsoft Outlook.

Conseils pour l’utilisation de la messagerie Outlook

L’e-mail est un élément essentiel de la communication professionnelle au bureau. Si votre organisation utilise Microsoft Outlook, apprendre à l’utiliser efficacement sera important pour votre développement professionnel, car ces compétences vous permettront d’organiser des réunions avec vos collègues et d’envoyer des e-mails avec facilité. Vous serez en mesure d’impressionner vos collègues et votre supérieur dans un nouvel emploi en utilisant ces fonctions avec facilité. Vous pourriez même être en mesure d’apprendre à vos collègues comment utiliser ces outils.

Utilisez ces conseils pour tirer le meilleur parti des outils à votre disposition et maximiser votre efficacité sur le lieu de travail :

Traitez vos messages de manière efficace.

Rappelez ou désenvoyez des e-mails.

Mettez de l'ordre dans votre boîte de réception en un seul clic.

Créez des modèles d'e-mails pour les réponses courantes.

Planifiez l'envoi de vos e-mails.

Utilisez votre calendrier Outlook comme un expert.

Traitez vos messages efficacement

La meilleure façon de commencer à organiser une boîte de réception Outlook désordonnée est de concevoir un système d’organisation. Outlook vous permet d’organiser votre courrier électronique dans un système de dossiers afin d’en faciliter la navigation. Un système d’organisation vous motivera à traiter le courrier entrant et facilitera le tri des messages non lus.

Vous pouvez segmenter votre courrier électronique par catégories que vous traiteriez différemment. Par exemple, vous pouvez classer les messages comme « les plus importants », « à faire plus tard », « courrier externe » ou « invitations à des réunions ». Utilisez Outlook pour créer des règles pour chaque e-mail entrant afin qu’il soit automatiquement trié dans un dossier que vous créez pour chaque catégorie de message. Par exemple, vous pouvez déplacer toutes les invitations à des réunions dans un dossier « invitations à des réunions », puis créer une règle pour que toute invitation soit automatiquement triée dans ce dossier.

Si vous utilisez un appareil mobile, n’oubliez pas de configurer votre téléphone pour qu’il synchronise le courrier à partir des dossiers que vous créez afin de ne pas manquer accidentellement un message.

Rappeler ou désenvoyer des e-mails

Il n’y a rien de pire que de se rendre compte que vous avez fait une faute de frappe ou une erreur juste après avoir appuyé sur le bouton « Envoyer » d’un e-mail. La fonction de rappel d’Outlook est merveilleuse dans ce genre de situation. Il suffit d’apprendre à rappeler un e-mail dans Outlook pour éviter les erreurs embarrassantes.

Pour annuler ou rappeler un e-mail déjà envoyé, ouvrez votre dossier Messages envoyés et double-cliquez sur l’e-mail que vous souhaitez rappeler. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant intitulé « Actions », puis sur « Rappeler ce message ». Une fenêtre de rappel s’affiche et vous permet de choisir entre la suppression des versions non lues de l’e-mail ou leur remplacement par une version actualisée de l’e-mail. Vous pouvez également choisir de recevoir un rapport indiquant si le rappel du message a échoué ou réussi pour chaque destinataire.

Le seul inconvénient potentiel de cette fonction est que vous ne pouvez pas rappeler un message une fois que le destinataire l’a ouvert. En outre, la fonction de rappel ne fonctionne que si le destinataire utilise également Outlook. S’il utilise Gmail ou une autre application de messagerie, vous ne pourrez pas rappeler l’e-mail, mais vous pouvez toujours envoyer un message de rappel. Il suffit d’ajouter une note indiquant que le destinataire doit ignorer le premier message et se référer aux informations contenues dans le message le plus récent. Vous pouvez ajouter « urgent » à l’objet du dernier message pour encourager le destinataire à l’ouvrir en premier.

Pour éviter d’envoyer accidentellement le mauvais message, vous pouvez également programmer l’envoi de vos messages avec un léger retard. Ainsi, si vous vous rendez compte juste après l’envoi que vous avez oublié d’inclure quelque chose ou que vous repérez une erreur, vous pouvez toujours empêcher l’envoi de l’e-mail ou le mettre à jour.

Pour retarder vos e-mails à l’aide de Microsoft Outlook, allez dans « fichier », puis sélectionnez « Gérer les règles et les alertes ». De là, choisissez « Nouvelle règle » et partez d’une « Règle vierge ». Veillez à sauter des conditions pour que tous vos messages sortants soient couverts. Sélectionnez ensuite « Différer la remise de plusieurs minutes » dans « Étape 1 », puis choisissez le nombre de minutes dont vous voulez que chaque message soit retardé.

Mettez de l’ordre dans votre boîte de réception en un clic

Nettoyer une boîte de réception contenant de nombreux messages non lus peut prendre du temps et de l’énergie, surtout après le retour du travail d’un voyage d’affaires ou de vacances, lorsque les messages ont tendance à s’accumuler. Heureusement, vous pouvez définir un message automatique d’absence du bureau pour les périodes où vous êtes en vacances ou n’avez qu’un accès limité à votre boîte de réception. Cela permettra de faire savoir aux destinataires qu’ils ne doivent pas s’attendre à avoir de vos nouvelles tout de suite et de les rediriger vers l’un de vos collègues pour régler les situations urgentes pendant votre absence du bureau.

Néanmoins, la fonction de nettoyage d’Outlook, introduite dans la version Outlook 2010, peut nettoyer votre boîte de réception en un seul clic. Cette fonction supprime tous les messages qui sont répétés ultérieurement dans une chaîne d’e-mails (ou des conversations d’e-mails avec plusieurs réponses). Cela vous permet d’afficher un seul fil d’e-mails propre plutôt que plusieurs e-mails d’une chaîne individuellement, ce qui vous fait gagner du temps lorsque vous parcourez les messages non lus.

Pour utiliser la fonction de nettoyage d’Outlook, cliquez sur le bouton « Nettoyer » lorsque vous consultez votre boîte de réception, puis sélectionnez l’option « Nettoyer le dossier » dans le menu déroulant.

Cet outil peut être un peu intimidant au début si vous craignez de perdre des messages, mais l’outil ne supprimera aucun message qui n’est pas reproduit plus tard dans un fil de discussion. De plus, vous pouvez toujours retrouver tous vos messages supprimés dans le dossier « Éléments supprimés ».

Créez des modèles d’e-mails pour les réponses courantes

Si vous vous retrouvez souvent à réécrire le même message ou à répondre à la même question, Outlook peut vous aider à gagner du temps en créant un modèle d’e-mail. L’utilisation de la fonctionnalité « Quick Parts » d’Outlook peut vous aider à ne plus avoir à taper la même chose à plusieurs reprises, ou à trier vos anciens messages pour copier et coller le texte que vous avez tapé précédemment.

L’utilisation des « Quick Parts » pour créer un modèle est simple. La prochaine fois que vous vous retrouvez à taper quelque chose que vous êtes susceptible de répéter par la suite, mettez en surbrillance le texte concerné et cliquez sur l’onglet « Insérer ». Dans le menu déroulant « Insérer », sélectionnez « Enregistrer la sélection dans la galerie des parties rapides ». Donnez au texte un nom descriptif qui vous aidera à vous en souvenir plus tard, puis cliquez sur « Ok ».

Le modèle est maintenant enregistré pour une utilisation ultérieure. Pour ajouter le texte à un futur message électronique, cliquez sur l’onglet « Insertion » lorsque votre curseur est placé dans le corps du projet de message, puis sélectionnez « Quick Parts » et cliquez sur le texte particulier que vous souhaitez insérer. Le texte pré-écrit apparaîtra alors automatiquement dans le corps de votre projet d’e-mail. Vous pouvez même personnaliser le texte du modèle en fonction de vos besoins dans vos futurs messages.

Planifiez les courriels pour une livraison ultérieure

L’une des fonctionnalités les plus méconnues d’Outlook est la possibilité de programmer des e-mails pour une livraison ultérieure. Apprendre à programmer un e-mail dans Outlook peut aider vos messages à apparaître en tête de la boîte de réception de vos destinataires à la première heure du matin ou au moment où ils sont le plus susceptibles de consulter leurs messages.

Ainsi, même si vous écrivez un message au moment où tout le monde quitte le bureau à 17 heures, l’e-mail arrivera dans la boîte de réception du destinataire à 9 heures, ou à la date que vous avez programmée. Ou peut-être savez-vous qu’un collègue est en vacances et ne sera pas au bureau avant la semaine suivante. Dans ce cas, vous pouvez programmer l’arrivée de votre message électronique au moment où votre collègue revient au bureau, afin que votre message figure en tête de ses messages non lus.

Planifiez la livraison d’un message électronique à une date ultérieure à l’aide de la fonction « Livraison future » d’Outlook. Une fois que vous avez rédigé l’e-mail, mais avant de l’envoyer, cliquez sur « Options », puis sur « Différer la livraison ». De là, la boîte de dialogue « Propriétés » apparaît. Sous « Options de livraison », cochez la case située à côté de « Ne pas livrer avant », puis cochez la case qui active cette fonction. À partir de là, vous pouvez sélectionner la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que l’e-mail soit livré. Fermez ensuite la case et envoyez l’e-mail comme vous le feriez habituellement. L’e-mail ne sera envoyé qu’après la date et l’heure « Ne pas livrer avant ».

Utilisez votre calendrier Outlook comme un expert

Si la plupart des gens pensent à l’e-mail lorsqu’ils pensent à Microsoft Outlook, ce dernier possède de nombreuses autres fonctionnalités qui peuvent vous faciliter la vie et vous aider à rendre vos tâches quotidiennes plus efficaces. Le calendrier d’Outlook est un excellent moyen d’organiser votre temps et de garder votre emploi du temps à portée de main afin d’y accéder dès que vous en avez besoin. Vous pouvez utiliser la fonction calendrier d’Outlook pour suivre vos rendez-vous, vos réunions, vos tâches professionnelles et bien plus encore. Vous pouvez même utiliser le calendrier pour créer une liste de choses à faire afin de mieux organiser votre temps.

L’utilisation d’Outlook est doublement pratique car vous recevez probablement la plupart des invitations à des réunions et des demandes de rendez-vous par courrier électronique. Si vous utilisez le calendrier Outlook, vous n’aurez pas à ouvrir une application distincte pour savoir si vous êtes disponible à une certaine heure ou pour ajouter quelque chose à votre emploi du temps. Apprenez à naviguer dans votre calendrier Outlook comme un pro, et vous serez plus organisé en un rien de temps.

Tout d’abord, notez que le calendrier est réglé par défaut sur la « vue mensuelle ». Vous devriez voir la date du jour en surbrillance sur un écran affichant le mois entier du calendrier. Vous devriez également être en mesure de naviguer vers d’autres mois à partir de cet écran. Cependant, il existe plusieurs façons de personnaliser votre calendrier afin qu’il soit prêt à être utilisé chaque fois que vous l’ouvrez. Vous pouvez régler le calendrier sur les paramètres suivants au lieu de l’afficher par mois :

Le réglage jour vous montre les événements d'une journée.

Le paramètre de semaine de travail affiche les cinq jours d'un horaire de travail, soit du lundi au vendredi.

    L'affichage du calendrier vous montre les rendez-vous de chaque jour sous forme de barre afin que vous puissiez voir facilement les engagements qui se chevauchent et les conflits potentiels.

Vous pouvez également ajouter d’autres éléments à votre calendrier Outlook :

Les rendez-vous : Les rendez-vous vous concernent vous et une seule autre personne et sont généralement fixés avec une personne extérieure à votre organisation de travail.

Réunions : Les réunions impliquent un groupe de personnes et sont généralement distribuées en interne. En tant qu’organisateur de la réunion, vous pouvez fixer l’heure et le lieu de la réunion et envoyer des invitations par courrier électronique.

Tâches : Vous pouvez créer une tâche pour créer un bloc de temps sur votre calendrier lorsque vous prévoyez de travailler seul pour réaliser des missions spécifiques. En bloquant ce temps, vous pouvez vous assurer que vous ne planifiez pas accidentellement un rendez-vous ou une réunion pendant le temps où vous devez travailler.