Vous avez une énorme feuille de calcul Excel dont vous ne savez plus quoi faire ?

Il est temps d’organiser votre liste de contacts dans une base de données Microsoft Access. C’est beaucoup plus facile que vous ne l’imaginez et vous serez certainement satisfait des résultats. Ce tutoriel vous guidera pas à pas tout au long du processus.
Si vous ne disposez pas de votre propre feuille de calcul et que vous souhaitez suivre le tutoriel, vous pouvez télécharger l’exemple de fichier Excel utilisé pour générer le tutoriel.

Créer une nouvelle base de données Access 2013

À moins que vous n’ayez une base de données existante que vous utilisez pour stocker des informations de contact, vous allez probablement vouloir créer une nouvelle base de données à partir de zéro. Pour ce faire, sélectionnez l’icône Base de données de bureau vierge dans l’écran Premiers pas avec Microsoft Office Access. L’écran ci-dessus s’affiche. Donnez un nom à votre base de données, cliquez sur le bouton Créer et le tour est joué.

COMMENT TRONQUER LE TEXTE DANS MICROSOFT EXCEL ?

Commencez le processus d’importation d’Excel

Sélectionnez l’onglet Données externes en haut de l’écran Access et double-cliquez sur le bouton Excel pour lancer le processus d’importation Excel.

Sélectionnez la source et la destination

Ensuite, l’écran illustré ci-dessus s’affiche. Sélectionnez le bouton Parcourir et naviguez jusqu’au fichier que vous souhaitez importer. Une fois que vous avez trouvé le bon fichier, sélectionnez le bouton Ouvrir.

Dans la partie inférieure de l’écran, les options de destination de l’importation s’affichent. Dans ce tutoriel, nous souhaitons convertir une feuille de calcul Excel existante en une nouvelle base de données Access, nous choisirons donc Importer les données source dans une nouvelle table de la base de données actuelle.

Les autres options de cet écran vous permettent de

Lier votre base de données à une feuille Excel afin que les modifications apportées à la feuille source soient répercutées dans la base de données.
Importer des données dans une table de base de données existante.

Une fois que vous avez sélectionné le bon fichier et la bonne option, sélectionnez OK pour continuer.

Sélectionner les en-têtes de colonne

Assurez-vous que la case First Row Contains Column Headings est cochée si la première ligne de la feuille de calcul comporte des noms de colonnes pour les données, tels que Last Name, First Name et Address. Cela permettra à Access de traiter la première ligne comme des noms, plutôt que comme des données réelles à stocker dans la liste de contacts.

Créez les index souhaités

Les index de base de données sont un mécanisme interne qui peut être utilisé pour augmenter la vitesse à laquelle Access peut trouver des informations dans votre base de données. Vous pouvez appliquer un index à une ou plusieurs colonnes de votre base de données à cette étape. Il suffit de sélectionner le menu déroulant Indexé et de choisir l’option appropriée.

N’oubliez pas que les index entraînent une surcharge importante pour votre base de données et augmentent l’espace disque utilisé. C’est pourquoi il est préférable de limiter au maximum les colonnes indexées. Dans notre base de données, nous effectuerons le plus souvent des recherches sur le nom de famille de nos contacts, nous allons donc créer un index sur ce champ. Il se peut que nous ayons des amis portant le même nom de famille, nous voulons donc autoriser les doublons. Assurez-vous que la colonne Nom de famille est sélectionnée dans la partie inférieure de la fenêtre, puis sélectionnez Oui (Duplicates OK) dans le menu déroulant Indexé.

Sélectionnez une clé primaire

La clé primaire est utilisée pour identifier de manière unique les enregistrements dans une base de données. La façon la plus simple de procéder est de laisser Access générer une clé primaire pour vous. Sélectionnez l’option Laisser Access ajouter une clé primaire et appuyez sur Suivant pour continuer. Si vous souhaitez choisir votre propre clé primaire, nous vous invitons à lire notre article sur les clés de base de données.

Nommez votre table

Vous devez fournir à Access un nom pour référencer votre table. Saisissez-le dans le champ approprié et sélectionnez le bouton Terminer.

Visualisez vos données

Vous verrez un écran intermédiaire vous demandant si vous souhaitez enregistrer les étapes utilisées pour importer vos données. Si ce n’est pas le cas, allez-y et sélectionnez Fermer.

Vous reviendrez alors à l’écran principal de la base de données où vous pourrez visualiser vos données en double-cliquant simplement sur le nom de la table dans le panneau de gauche.

Félicitations, vous avez réussi à importer vos données d’Excel vers Access !