Les tableurs et les bases de données offrent tous deux des moyens d’examiner les données. L’approche utilisée pour collecter et partager ces données est toutefois très différente.

Une feuille de calcul offre des données quasi-structurées sous forme de lignes et de colonnes. Cependant, les feuilles de calcul ne sont pas liées les unes aux autres et ne nécessitent pas de règles concernant les informations qu’elles contiennent. En outre, les feuilles de calcul ne disposent pas d’outils de synthèse et de rapport sophistiqués.

Les bases de données recueillent des informations de manière structurée et appliquent, par défaut, des règles et des relations sur ce qui entre et sort. Nous avons passé en revue les deux types de bases de données pour vous aider à déterminer celle qui répond le mieux à vos besoins.

FONCTIONS DE GOOGLE SHEETS DONT MICROSOFT EXCEL A BESOIN

Conclusions générales

Les bases de données permettent de lire et d’écrire rapidement et automatiquement du contenu. À moins que vous n’utilisiez un système maison d’outils de déclenchement comme If This Then That, une feuille de calcul nécessite une saisie manuelle des informations.

Microsoft Excel et Google Sheets sont des tableurs couramment utilisés. Les deux sont disponibles gratuitement sur les ordinateurs, les tablettes et les smartphones.

En dehors de Microsoft Access sur le bureau (et des clones comme LibreOffice Base), la plupart des outils de base de données robustes résident sur des serveurs. Les grandes entreprises utilisent des options telles que Microsoft SQL Server ou la suite de serveurs Oracle. Les membres des communautés open-source et Linux utilisent des outils comme MariaDB.

Lorsque vous utilisez une base de données, vous l’associez généralement à des outils de support. Les bases de données nécessitant un langage de requête structuré pour accéder aux informations, des outils tels que les concepteurs de rapports visuels (comme Crystal Reports) ou les outils de création de tableaux de bord (comme Tableau) gèrent à la fois la génération de SQL et le développement de rapports complexes.

Conception : Analyse ou relations

La question de savoir si les bases de données ou les feuilles de calcul sont les plus appropriées pour un objectif donné dépend d’un certain nombre de caractéristiques du cas d’utilisation.

Bien que les formules de consultation et les régions nommées relient certaines parties des feuilles de calcul, une feuille de calcul est un ensemble de données autonome. Ses capacités de filtrage et de regroupement entre différentes feuilles de calcul et fichiers de feuilles de calcul sont limitées. Les feuilles de calcul sont optimisées pour les finances et l’analyse simple des données. Pour les calculs simples, cette approche est supérieure à celle d’une base de données. En outre, la mise en place et la configuration des bases de données nécessitent davantage de compétences techniques.

Cependant, il n’est pas facile de comparer des informations provenant de différentes données dans une feuille de calcul. Les bases de données renforcent les relations et permettent d’effectuer des requêtes basées sur des attributs ou des sous-ensembles dans une ou plusieurs tables. Les bases de données relient les tables entre elles de diverses manières et réalisent des statistiques sommaires sur ces sous-ensembles et supersets.

Le reporting : L’apparence est la clé

Les feuilles de calcul présentent une grille d’informations. Le contenu, le formatage, l’apparence et la structure sont déterminés par le propriétaire de la feuille de calcul. Les bases de données nécessitent une structure formalisée et séparent l’information de son apparence.

Une feuille de calcul est à la fois l’information et la couche de présentation de cette information. Cette approche permet de rationaliser les rapports simples car les calculs sont transparents pour toute personne qui ouvre le fichier. De plus, des options telles que les lignes de règle, l’ombrage, les graphiques et les couleurs donnent au résultat final l’aspect que vous souhaitez.

Une base de données produit des informations sous forme de tableaux. Tout formatage de la sortie doit se faire dans une feuille de calcul ou un autre programme, tel qu’un outil de tableau de bord.

Localisation des données : Accès à l’information et audit

Les feuilles de calcul sont des documents autonomes qui résident sur des ordinateurs individuels ou des serveurs de fichiers. Les bases de données, pour la plupart, nécessitent des serveurs de base de données dédiés. Cela signifie que la création d’une base de données demande plus de travail, mais que vous ne pouvez pas la mal classer ou la supprimer accidentellement.

Bien que vous puissiez protéger une feuille de calcul par un mot de passe, vous ne pouvez généralement pas vérifier qui la consulte ou la modifie. Avec une base de données, en revanche, vous ne pouvez pas consulter ou modifier les données sans autorisation. La base de données enregistre toutes les visualisations et les modifications que vous effectuez afin de pouvoir les découvrir ultérieurement.

En général, les feuilles de calcul sont conçues pour être ouvertes et modifiées par une seule personne à la fois. Les bases de données prennent en charge plusieurs utilisateurs connectés simultanément.

Conclusion : Le volume de données est déterminant

La décision d’utiliser un tableur ou une base de données dépend de la quantité de données que vous envisagez de traiter. Les feuilles de calcul conviennent pour des listes gérables d’informations de base. Toutefois, si vous prévoyez de stocker de grandes quantités de données brutes pendant une durée indéterminée, une base de données constitue un investissement intéressant en termes de temps et de ressources.