La facturation, quel est l’intérêt de dématérialiser la facturation ?

La facturation électronique consiste en la dématérialisation totale des factures, les faisant passer à des documents de support numérique, tout en maintenant leur valeur fiscale. Dès le 1er juillet 2024 et suivant un calendrier bien élaboré, toutes les entreprises établies en France auront à terme pour obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques en se servant des plateformes de dématérialisation certifiées. C’est une réforme se présentant comme un véritable bouleversement fiscal et il est nécessaire de comprendre de quoi il s’agit afin de s’armer pour faire face aux changements à venir. Voir le site jlogiciels.fr.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est toute facture ayant été réalisée, transmise et reçue sous un format numérique structuré, permettant son traitement électronique et automatique. À l’instar des modèles en version papier, la facture électronique doit aussi contenir l’ensemble des données obligatoires nécessaires. Deux expressions font leur apparition : le e-invoicing et le e-reporting.

E-invoicing

Encore dénommé e-facturation, le e-invoicing représente la numérisation des factures reçues ou émises par une entreprise donnée. Il s’agit d’un concept intégrant l’ensemble des informations contenues sur les factures envoyées au client. Une partie de ces données sera transmise au fisc.

E-reporting

L’acte par lequel certaines données relatives aux opérations commerciales (n’ayant pas de rapport avec le e-invoicing), sont transmises à l’administration fiscale est appelé « e-reporting ». Il peut s’agir par exemple du montant de la TVA facturée, du montant de l’opération ou d’autres données de transactions.

Facture dématérialisée et facture électronique : attention à la confusion !

Au moment de son émission, lorsqu’une facture est imprimée puis numérisée avant d’être transmise via messagerie numérique pour être ensuite traitée et archivée par voie électronique, elle n’est plus considérée comme une facture électronique. Par exemple, la photo PDF d’une facture transmise par e-mail n’est pas une facture électronique. Dans ce cas, le terme à employer est : facture dématérialisée.

Présentation de la réforme sur la dématérialisation des factures

Si la facturation électronique est un sujet qui fait couler beaucoup d’encre depuis un certain moment, il faut savoir que, depuis 2020, pour effectuer leurs demandes de paiement pour les contrats conclus avec les établissements publics, les collectivités territoriales et l’État, les entreprises françaises étaient déjà tenues d’émettre des factures électroniques à l’aide du portail Chorus pro.

Dans les années à venir, la législation prévoit la généralisation de la facturation électronique à toutes les entreprises assujetties à la TVA. Celles-ci se serviront désormais des plateformes en ligne certifiées pour éditer leurs factures.

L’un des objectifs fondamentaux de cette obligation est de simplifier la tâche aux entreprises et de leur permettre d’être plus compétitives en profitant de la réduction de la charge administrative. La facturation électronique s’inscrit dans la volonté de l’administration de vouloir diviser par deux le montant annuel de la fraude à la TVA.

Un bouleversement dans le monde de l’entreprise ?

La généralisation de la facture électronique entre en vigueur le 1er juillet 2024 et peut se présenter comme un véritable risque de désorganisation au sein des entreprises. Par exemple, la collecte des factures d’achat sera fastidieuse puisqu’elles peuvent être dispersées sur différentes plateformes de dématérialisation partenaire (PDP). La non-conformité des factures de vente par rapport au format attendu par l’administration pourra être une cause de rejet et de retard de paiement. Mais ces situations pourront rapidement être maîtrisées avec le temps.

Certaines déclarations devront être faites auprès du fisc. C’est le cas des statuts du cycle de vie de la facture et de la déclaration des données d’e-reporting sur les factures B2B émises depuis l’étranger et les paiements B2C.

Il s’agit d’un ensemble de processus qu’il faudra maîtriser et intégrer. C’est un défi qui mérite d’être relevé par tous (freelances, directions financières des entreprises, cabinets comptables, etc.).

Quelles sont les entreprises ou professions concernées par la facturation électronique ?

La facturation électronique couvre l’ensemble des opérations de prestation de services, de vente ou d’achat de biens entre les entreprises françaises soumises à la TVA. Tout le monde de l’entreprise est concerné : grandes entreprises, PME, PMI, TPE, artisans, etc.

C’est également l’heure de gloire pour les freelances : graphistes, rédacteurs de contenu, spécialistes SEO, photographes, télé secrétaires, comptables, consultants, … qui auront désormais la possibilité de mieux vendre leur savoir-faire. On parle d’un meilleur rendement dans la gestion administrative, d’une réduction des frais reliés à l’émission des factures, d’un meilleur respect des échéances, d’une meilleure relation entre client et fournisseur et bien d’autres avantages.

Feuille de route de mise en place de la facturation électronique

Toutes les entreprises établies en France auront pris l’habitude d’émettre et de recevoir des factures électroniques au plus tard le 1er juillet 2026. Seuls le portail public de facturation et les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) pourront s’occuper de la transmission des informations de transaction au fisc et de l’envoi des factures aux destinataires.

Le calendrier de déploiement de la facturation électronique par les entreprises est progressif, ce qui permettra une adaptation plus simple. Déjà à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être dans la capacité de recevoir des factures électroniques depuis une PDP ou depuis le portail public.

En ce qui concerne l’émission et la transmission, les grandes entreprises devront être en mesure de le faire à compter du 1er juillet 2024. Ensuite, les entreprises de taille intermédiaire seront touchées par cette mise en application à partir du 1er juillet 2025. Enfin, les microentreprises, les petites et moyennes entreprises devront être capables de transmettre des factures électroniques à compter du 1er janvier 2026. Précisons que ce même calendrier s’applique aux obligations d’ e-reporting.

Quels sont les futurs outils de la facturation entre entreprises ?

Afin de recevoir ou d’émettre une facture électronique, les entreprises auront deux choix principaux. Soit elles se serviront du portail public de facturation dénommé Chorus pro, soit elles s’adresseront à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de l’administration. Les informations de transactions d’e-reporting seront également transmises au fisc par les entreprises via ces plateformes.

Les modalités d’émission, de transmission et de réception de ces factures sont consignées dans le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022. Il en est de même pour celles se rapportant à la transmission des informations de facturation et de paiement.

Quel sera le rôle des plateformes de dématérialisation partenaires ?

Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un support de travail intermédiaire entre les entreprises et l’administration fiscale. Elle est soumise à une procédure d’immatriculation (dont les conditions sont précisées par voie juridique) pour une durée renouvelable de 3 ans. La réforme prévoit que seule une PDP aura l’habilitation pour assurer l’ensemble des fonctionnalités de facturation électronique et d’e-reporting.