La suite d’applications de productivité de Google comprend certains des outils de collaboration les plus utiles. Vous pouvez travailler ensemble sur un document en temps réel, ajouter et résoudre des commentaires, assigner des tâches, et bien plus encore dans Google Documents, Feuilles et Diapositives.

Partage de documents

La collaboration dans l’une des applications de Google commence par le partage du document. Vous pouvez ajouter des collaborateurs et choisir leurs autorisations d’affichage et de modification.

Sélectionnez « Partager » en haut à droite, puis saisissez les personnes ou les groupes dans la fenêtre contextuelle.

Fenêtre de partage dans Google Sheets

À côté du groupe dans l’écran suivant, sélectionnez le privilège dont vous souhaitez qu’il dispose (visualisateur, commentateur ou éditeur). Vous pouvez ajuster ce paramètre pour chaque personne après avoir envoyé la notification de partage à l’aide du bouton Partager en haut à droite.

Vous pouvez également ajouter un message, cocher la case pour notifier tout le monde, puis cliquer sur « Envoyer ».

Message de partage dans Google Sheets

Pour obtenir des options supplémentaires, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite. Vous pouvez alors décider de ce que les rédacteurs, les spectateurs et les commentateurs peuvent ou ne peuvent pas faire.

Paramètres de partage dans Google Sheets

Cliquez sur « Terminé » lorsque vous avez terminé, puis profitez des fonctionnalités de collaboration suivantes dans Google Documents, Sheets et Slides.

Commentaires et options

Grâce aux commentaires, vous et vos collaborateurs pouvez travailler ensemble facilement. Sélectionnez le texte ou l’élément sur lequel porte votre commentaire, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Sélectionnez Insertion > Commentaire dans le menu.
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez « Commentaire ».
  • Cliquez sur l’icône Commentaire en haut à droite et sélectionnez le signe plus.
  • Sélectionnez l’icône Commentaire dans la barre d’outils flottante.

Saisissez votre texte dans la zone qui s’affiche et cliquez sur « Commentaire ».

Commentaire dans Google Documents

Une fois que vous avez ajouté un commentaire, vous pouvez utiliser la coche pour le marquer comme résolu lorsque la tâche, la mise à jour ou l’ajout est terminé.

Cocher pour résoudre un commentaire

Mentionner les collaborateurs et attribuer des tâches

Outre l’ajout et la résolution de commentaires, vous pouvez mentionner un collaborateur particulier et lui attribuer une tâche à partir du commentaire.

Pour attirer l’attention sur un collaborateur donné, vous pouvez le mentionner dans votre commentaire. Il suffit de taper le symbole @ (At) suivi de son nom ou de son adresse électronique, puis de le sélectionner dans la liste des suggestions.

Collaborateur mentionné dans un commentaire

Pour créer une tâche pour votre collaborateur à partir du commentaire, mentionnez-le d’abord, puis cochez la case « Attribuer à [nom] ». La tâche reste ouverte jusqu’à ce que le collaborateur la marque comme étant terminée.

Commentaire attribué dans Google Documents

Réactions Emoji

Un autre moyen de montrer votre approbation, votre désapprobation ou toute autre réaction à un élément d’un document consiste à utiliser un emoji. Sélectionnez l’élément du document sur lequel vous souhaitez réagir et cliquez sur l’icône Emoji dans la barre d’outils flottante.

Choisissez l’emoji que vous souhaitez ajouter ou recherchez-en un en haut de la fenêtre contextuelle. L’emoji s’affiche alors sur le côté droit, près de l’élément sélectionné.

Réaction des emoji dans Google Documents

Tout comme pour les commentaires écrits, vous pouvez résoudre les réactions des emoji. Cliquez sur les trois points situés à droite d’un emoji et choisissez « Résoudre ».

Option pour résoudre un emoji

Mode « Suggestion

Lorsque vous travaillez sur un document dans Docs, Sheets ou Slides, vous utilisez par défaut le mode Modification. Cela vous permet de créer, de modifier et de faire tout ce dont vous avez besoin dans le document. Mais lorsque vous collaborez avec d’autres personnes, vous pouvez utiliser le mode Suggestion.

En mode Suggestion, les modifications que vous apportez deviennent des suggestions plutôt que des changements réels. Sélectionnez la flèche déroulante du mode en haut à droite, qui s’affiche probablement sous forme d’édition ou d’icône de crayon, puis choisissez « Suggestion ».

Suggestion dans le menu déroulant du mode

Désormais, lorsque vous travaillez sur le document, vous verrez les modifications en barré et les ajouts en texte de couleur différente. Chaque suggestion est également incluse dans une fenêtre située à droite, qui indique ce que vous avez remplacé, supprimé ou ajouté.

Modifications suggérées dans Google Documents

Si vous souhaitez accepter une suggestion, il vous suffit de cliquer sur la coche dans la fenêtre de suggestion et la modification sera placée dans le document.

Historique des versions

Si vous et vos collaborateurs utilisez le mode Édition plutôt que le mode Suggestion, vous souhaiterez peut-être revoir toutes les modifications apportées, par qui et quand. Vous pouvez ouvrir l’historique des versions du document pour voir ces détails.

Allez dans Fichier > Historique des versions > Voir l’historique des versions.

Voir l’historique des versions dans le menu Fichier

Vous pouvez alors voir le document actuel au centre avec toutes les modifications sur la droite. Les modifications affichent l’aspect de la version à la date et à l’heure affichées dans le coin.

Vous pouvez également choisir de restaurer une version particulière que vous voyez en sélectionnant la révision et en choisissant « Restaurer cette version » en haut.

Historique des versions dans Google Documents

Notifications des modifications et des commentaires

Pour rester au courant de ce que font les autres personnes qui travaillent sur le document lorsque vous n’êtes pas là, vous pouvez recevoir des notifications de modifications et de commentaires.

Accédez à Outils > Paramètres de notification ou Règles de notification.

Paramètres de notification et Règles de notification dans le menu Outils

Sélectionnez les éléments pour lesquels vous souhaitez recevoir une notification et cliquez sur « OK » ou « Enregistrer ».

Options de notification dans Google Documents et Sheets

Vous recevrez alors un message à l’adresse électronique connectée à l’application Google lorsqu’une modification ou un commentaire sera effectué.

Envoyer des courriels aux collaborateurs

L’un des outils de collaboration les plus pratiques pour contacter tout le monde en même temps est la fonction Collaborateurs par e-mail. En quelques clics, vous pouvez envoyer un message à toutes les personnes avec lesquelles vous partagez un document et gagner du temps en évitant d’ouvrir une application de messagerie.

Allez dans Fichier > Courriel > Collaborateurs par courriel.

Collaborateurs par courriel dans le menu Fichier

Lorsque la fenêtre contextuelle s’ouvre, tous les collaborateurs sont préremplis pour vous. Il vous suffit d’ajouter votre message et d’ajuster éventuellement la ligne d’objet, qui affiche le nom du document, puis de cliquer sur « Envoyer ».

Fenêtre d’email pour les collaborateurs

Approbation des documents

Si vous disposez d’un compte d’abonnement à Google Workspace, vous et votre équipe pouvez profiter de la fonction d’approbation des documents. Vous pouvez ainsi demander à vos collaborateurs de revoir et d’approuver votre document, ce qui est idéal pour consolider la copie finale.

Allez dans Fichier > Approbations pour ouvrir la barre latérale des approbations. Ensuite, choisissez « Faire une demande ».

Approbations dans le menu Fichier et la barre latérale

Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez les approbateurs et incluez un message. En option, vous pouvez définir une date d’échéance, autoriser les approbateurs à modifier le document et verrouiller le fichier avant d’envoyer la demande d’approbation.

Fenêtre Demande d’approbations

Pour afficher l’état des approbations, revenez à Fichier > Approbations et consultez les commentaires et les approbations dans la barre latérale.

Approbations en attente dans la barre latérale

Consultez notre tutoriel complet sur les approbations de documents dans Google Documents pour en savoir plus sur les types de comptes, les approbations en attente et les autres fonctionnalités de l’outil.

Google a fait évoluer ses applications de productivité au fil du temps pour inclure ces outils de collaboration utiles et pratiques. Alors, profitez-en pour votre prochain document de groupe.