Le courrier électronique est devenu l’un des principaux moyens de communication des individus, tant dans un cadre personnel que professionnel. En fait, la plupart des gens écrivent au moins un courriel par jour, et beaucoup d’entre eux en écrivent plusieurs quotidiennement.

Bien que l’envoi d’un e-mail puisse sembler simple et qu’il s’agisse certainement d’un moyen de communication rapide et efficace, il existe plusieurs règles à respecter lorsque l’on envoie des e-mails à titre professionnel. Dans cet article, nous examinons les 11 principales règles d’étiquette à prendre en compte lors de la rédaction et de l’envoi d’e-mails professionnels.

Qu’est-ce que l’étiquette de l’e-mail ?

L’étiquette des e-mails fait référence à la manière dont une personne doit se comporter lorsqu’elle écrit, répond et envoie des e-mails. L’étiquette des e-mails peut varier en fonction de la nature de l’e-mail envoyé. Par exemple, l’étiquette que vous devez respecter lorsque vous envoyez des courriels à vos amis et à votre famille est probablement différente de celle que vous devez respecter sur votre lieu de travail.

En connaissant les règles de base de l’étiquette des e-mails, vous serez perçu comme un professionnel et vous aurez confiance en vous lorsque vous écrirez ou répondrez à des e-mails dans divers contextes.

L’étiquette du courrier électronique est importante pour un certain nombre de raisons, notamment parce qu’elle.. :

Elle vous permet de transmettre votre professionnalisme dans un contexte professionnel.

Elle garantit que vos courriels sont simples et faciles à comprendre.

Elle permet d'éviter les poursuites judiciaires liées à l'envoi de courriels inappropriés dans un contexte professionnel.

Règles d’étiquette à suivre pour rédiger et envoyer des courriels

Voici 11 règles d’étiquette à suivre lorsque vous rédigez ou répondez à des courriels à titre professionnel :

Veillez à ce que votre adresse électronique soit de nature professionnelle.

Assurez-vous que votre ton est professionnel.

Utilisez un objet clair et concis.

Évitez les fautes de grammaire ou d'orthographe.

Vérifiez l'orthographe du nom de votre destinataire.

Utilisez une police et une taille de caractères standard, faciles à lire.

N'incluez pas d'emojis ou d'autres animations dans votre courrier électronique.

N'incluez que les pièces jointes nécessaires.

Répondez aux e-mails professionnels aussi rapidement que possible.

Vérifiez que vous envoyez votre message au bon destinataire.

Relisez votre message avant d'appuyer sur le bouton "Envoyer".

Veillez à ce que votre adresse électronique soit de nature professionnelle

L’utilisation d’une adresse électronique professionnelle est un élément important de l’étiquette du courrier électronique. Si vous répondez à un courriel au sein de votre organisation, vous devez toujours utiliser l’adresse électronique qui vous a été fournie par votre entreprise. Si vous répondez à des courriels professionnels en dehors du travail, créez un courriel professionnel qui inclut votre nom afin que les destinataires puissent facilement voir qui envoie le courriel.

Veillez à ce que votre ton soit professionnel

Garder un ton professionnel dans vos e-mails à caractère professionnel est un autre élément important de l’étiquette des e-mails. Même si vous connaissez bien la personne, vous devez vous efforcer de rester aussi professionnel que possible lorsque vous correspondez dans un cadre professionnel. Évitez les phrases abrégées ou le langage trop décontracté.

Utilisez un objet clair et concis

Lorsque vous rédigez un courriel professionnel, veillez à ce que l’objet de votre message soit clair et facile à comprendre. Cela peut aider à transmettre rapidement au destinataire le sujet de votre courriel et à garantir que votre courriel sera ouvert par le destinataire. Si votre ligne d’objet est vague ou trop décontractée, le destinataire risque de supprimer ou de négliger votre message.

Évitez les fautes de grammaire ou d’orthographe

Faites de votre mieux pour éviter toute faute de grammaire ou d’orthographe dans votre message. Cela montre au destinataire que vous prenez vos correspondances au sérieux et que vous n’êtes pas paresseux avec vos e-mails.

Vérifiez l’orthographe du nom de votre destinataire

S’assurer que vous avez correctement orthographié le nom de votre destinataire est très important pour une bonne étiquette de courrier électronique. Une seule faute d’orthographe peut donner à votre communication un aspect négligé et offensant. Avant d’appuyer sur « envoyer », vérifiez deux, voire trois fois, que vous avez bien orthographié le nom et le prénom du destinataire.

Utilisez une police et une taille de police standard et facile à lire

Vous devez utiliser une police standard facile à lire, comme Calibri, Times New Roman ou Arial, et une taille de police de 10 ou 12. Cette combinaison de taille et de police garantit que votre courriel sera facile à lire et à scanner par la plupart des destinataires.

N’incluez pas d’emojis ou d’autres animations dans votre courriel

Évitez d’inclure des émojis ou d’autres animations telles que des smileys dans vos e-mails professionnels. Cela peut donner l’impression d’être trop décontracté et peut avoir une impression négative sur le destinataire.

N’incluez que les pièces jointes nécessaires

Avant d’inclure une pièce jointe

dans votre e-mail, assurez-vous qu’elle est nécessaire pour l’e-mail que vous envoyez. Par exemple, un document qui ne contient qu’une ou deux phrases peut être inclus dans le corps du message plutôt qu’envoyé en pièce jointe. Veillez également à mentionner la pièce jointe dans votre message afin que le destinataire ne l’oublie pas.

Répondez aux courriels professionnels aussi rapidement que possible

Même si l’on ne s’attend pas à ce que vous répondiez immédiatement à tous les courriels que vous recevez, il est de bon ton de répondre aux courriels en temps voulu. Cela est particulièrement vrai pour les clients ou les autres courriels qui peuvent être urgents par nature. Essayez de classer vos e-mails par ordre de priorité au fur et à mesure qu’ils arrivent, afin de pouvoir déterminer ceux qui nécessitent les réponses les plus rapides.

Vérifiez que vous envoyez votre courriel au bon destinataire

Une erreur courante sur le lieu de travail consiste à envoyer un courriel au mauvais destinataire. C’est particulièrement vrai lorsqu’un lieu de travail compte plusieurs employés portant le même nom. Il peut être facile de cliquer sur une adresse électronique enregistrée pour se rendre compte, après l’envoi, qu’il s’agissait du mauvais destinataire. Assurez-vous de vérifier que vous avez bien l’adresse électronique du bon destinataire avant d’appuyer sur « envoyer ».

Relisez votre courriel avant d’appuyer sur « envoyer ».

Avant d’envoyer un message professionnel, vous devez toujours le relire au moins une fois pour vous assurer qu’il est correct et qu’il contient toutes les informations nécessaires. La relecture de vos e-mails permet d’éviter les fautes d’orthographe et de grammaire, ainsi que la nécessité d’envoyer un e-mail de suivi en raison d’informations manquantes dans l’e-mail initial.