Le mode confidentiel de Gmail modifie la manière dont un message est transmis et consulté, afin de réduire les risques de diffusion non autorisée. Cette fonctionnalité s’intègre à Google Workspace et offre des contrôles comme l’expiration des messages et l’authentification par SMS.
Pour les administrateurs, comprendre les implications techniques et juridiques est indispensable afin d’aligner la messagerie sécurisée sur les politiques internes. Quelques éléments synthétiques permettent de garder l’essentiel en tête.
A retenir :
- Expiration des messages paramétrable par l’expéditeur
- Blocage du transfert, impression et téléchargement
- Possibilité de révoquer l’accès en temps réel
- Exigence optionnelle d’authentification par SMS
Mode confidentiel Gmail : principes et fonctionnement technique
Après ces points synthétiques, il est utile d’expliquer le mécanisme principal qui gouverne le mode confidentiel. Ce fonctionnement influe directement sur le traitement des messages, sur la distribution des pièces jointes et sur l’interface du destinataire.
Concrètement, Gmail remplace le corps du message et les pièces jointes par un lien sécurisé, redirigeant le destinataire vers un affichage contrôlé. Selon Google, le contenu n’est pas transféré via SMTP mais consulté via ce lien sécurisé.
Comprendre ce comportement aide à anticiper les limites d’archivage et de conformité, ce qui prépare l’examen des interactions avec Vault et les outils tiers. Cet enchaînement amène au point suivant sur l’intégration avec Google Workspace.
Limitations techniques visibles :
- Le corps et pièces jointes remplacés par un lien
- Impossibilité native de transférer ou d’imprimer
- Téléchargement et copie désactivés depuis l’interface
- Capture d’écran non empêchée par Gmail
Fonctionnalité
Comportement en mode confidentiel
Remarques
Transfert
Bloqué dans l’interface Gmail
Le lien empêche le transfert direct du contenu
Impression
Impression désactivée
Le destinataire ne voit pas d’option d’impression
Téléchargement
Non disponible depuis Gmail
Des outils tiers malveillants peuvent contourner
Expirations
Date d’expiration définie par l’expéditeur
L’accès est révoquable avant la date
Authentification
Option de code SMS disponible
Renforce la sécurité mais dépend du numéro
« J’ai testé l’expiration sur des propositions contractuelles et la révocation a évité une fuite client »
Alice D.
Comment Gmail traite le contenu des messages
Cette sous-partie explique en quoi Gmail modifie le message pour le rendre consultable via un lien sécurisé. Selon Google, le corps et les pièces jointes sont supprimés du message et remplacés par un lien stocké de façon contrôlée.
L’usage de ce lien implique que les clients SMTP ne reçoivent que l’objet et le lien, ce qui change les pratiques d’archivage. Selon PC Astuces, cette méthode empêche la lecture directe dans certains clients externes.
Interaction avec Google Drive et chiffrement des messages
Cette partie clarifie les relations entre le mode confidentiel et Google Drive lors d’envois contenant des liens Drive. Les pièces jointes natives restent accessibles via le lien sécurisé, et les contenus stockés sur Drive suivent les permissions du fichier.
Le chiffrement des messages s’appuie sur les contrôles d’accès de Google, sans fournir de chiffrement de bout en bout complet pour les destinataires externes. Selon Journal du Freenaute, le mode renforce la sécurité mais ne prévient pas les captures d’écran.
Compatibilité avec Google Workspace et outils d’archivage
Enchaînant sur les aspects techniques, il faut examiner comment le mode confidentiel interagit avec les outils d’archivage et de conservation. Cela concerne particulièrement Google Vault et les solutions d’ediscovery dans l’entreprise.
Pour les administrateurs, la question clé porte sur l’accès aux contenus confidentiels et sur la conformité aux règles internes. Selon Google, Vault peut préserver et exporter certains messages confidentiels envoyés au sein du même domaine.
Cette définition incite les équipes juridiques et techniques à coordonner les politiques avant d’activer la fonctionnalité à large échelle. Le prochain chapitre décrit précisément les interactions avec Vault et les outils tiers.
Paramètres administratifs recommandés:
- Activer ou désactiver par unité organisationnelle
- Documenter l’impact sur l’ediscovery interne
- Informer les utilisateurs des limites techniques
- Coordonner Vault et politiques de conservation
Google Vault et conservation des messages
Ce chapitre précise le rôle de Vault pour les messages envoyés et reçus au sein du domaine. Selon Google, Vault peut conserver une copie des contenus confidentiels lorsqu’expéditeur et destinataire appartiennent au même domaine.
La copie jointe au message accessible uniquement par Vault permet la recherche et l’export, mais pas l’accès utilisateur. Cette séparation implique des règles claires pour les supressions et les demandes légales.
Situation
Accès de Vault
Accès utilisateurs
Remarques
Expéditeur et destinataire internes
Accès complet
Non
Copie jointe pour recherche et export
Expéditeur externe vers interne
Pas d’accès au contenu
Non
Vault ne reçoit pas la copie confidentielle
Expéditeur interne vers externe
Accès possible
Non
Conditionné par règles du domaine
Outils d’archivage tiers
Généralement pas d’accès
Non
SMTP transmet seulement l’objet et le lien
« Lors d’une revue de conformité, Vault a permis de retrouver des échanges confidentiels internes rapidement »
Marc L.
Outils tiers d’archivage et conformité organisationnelle
Cette section aborde l’impact sur les solutions d’ediscovery et d’archivage externes, souvent exploitées par les grandes entreprises. Le remplacement du corps par un lien peut empêcher ces outils de capturer le contenu destiné à la conservation.
Avant le déploiement, il est recommandé de consulter les équipes juridiques et les fournisseurs d’archivage pour définir des règles compatibles. Selon Google, le mode confidentiel peut entrer en conflit avec les règles d’ediscovery et de conservation en place.
Activation, contrôle et règles de conformité pour les administrateurs
Après avoir posé le cadre technique et légal, la phase suivante décrit les actions concrètes pour activer ou restreindre le mode confidentiel au sein du domaine. Ces réglages se gèrent depuis la console d’administration Google Workspace.
Les administrateurs peuvent activer la fonctionnalité globalement ou par unité organisationnelle, et les modifications prennent généralement effet sous vingt-quatre heures. Pour bloquer les messages entrants en mode confidentiel, il faut créer une règle de conformité spécifique.
La description suivante présente les étapes pas à pas pour les administrateurs souhaitant appliquer une politique stricte. Les exemples pratiques facilitent la mise en œuvre opérationnelle.
Étapes administratives essentielles:
- Connexion à la console d’administration avec compte administrateur
- Paramétrage par unité organisationnelle dans Paramètres utilisateur
- Création de règles de conformité pour bloquer les entrants
- Test et documentation des implications pour l’ediscovery
Activer ou désactiver le mode confidentiel dans la console
Cette sous-partie détaille les étapes nécessaires pour configurer l’option dans Paramètres utilisateur. L’administrateur doit cocher ou décocher l’option Activer le mode confidentiel puis enregistrer les modifications.
Les changements sont généralement appliqués rapidement, mais peuvent nécessiter jusqu’à vingt-quatre heures selon Google. Il est conseillé d’informer les utilisateurs et de prévoir une phase de test avant un déploiement complet.
« J’ai désactivé le mode pour une unité sensible et cela a assuré la conformité aux règles internes »
Claire P.
Bloquer les messages entrants et mise en quarantaine administrative
Cette partie explique la création d’une règle de conformité qui identifie et rejette les messages entrants en mode confidentiel. L’attribut « Mode confidentiel de Gmail » doit être utilisé dans les expressions de correspondance.
Lorsqu’une règle rejette un message, l’expéditeur reçoit un message d’erreur automatique si l’action Rejeter est sélectionnée. Selon Google, les messages entrants en mode confidentiel inspectés ne fournissent que l’en-tête pour analyse.
« À mon avis, le contrôle centralisé améliore la visibilité sans sacrifier la flexibilité utilisateur »
Thomas N.
Source : Google, « Confidential mode in Gmail », Google Support ; PC Astuces, « Utiliser le mode confidentiel de Gmail », PC Astuces ; Journal du Freenaute, « C’est quoi le mode confidentiel sur Gmail ? », Journal du Freenaute.