La création d’un groupe Gmail vous permet d’envoyer des e-mails à plusieurs personnes sans avoir à ajouter individuellement chaque compte Google ou membre du groupe.
Dans cet article, je vais vous expliquer brièvement ce que sont les groupes d’e-mails et vous montrer comment utiliser les groupes d’e-mails dans Gmail.
Cependant, l’approche des groupes d’e-mails dans Gmail n’est pas aussi parfaite qu’il n’y paraît : c’est un processus fatigant, et vous ne pouvez pas personnaliser les e-mails ni assurer un suivi sans effort. C’est pourquoi je vais également mettre en évidence une alternative plus simple et plus puissante pour les envois groupés.
Sommaire
Que sont les groupes d’e-mails ?
Un groupe d’e-mails (groupe de contacts) est un ensemble de comptes de messagerie auxquels vous envoyez des e-mails. Lorsqu’un propriétaire de groupe envoie un e-mail à un groupe d’e-mails, tous les contacts de ce label de groupe reçoivent le même e-mail.
La création de groupes dans Gmail est l’un des moyens les plus rapides d’envoyer plusieurs e-mails.
Au lieu d’ajouter manuellement plusieurs destinataires, vous ajoutez directement le libellé du groupe de contacts à votre champ d’adresse électronique.
COMMENT DÉGROUPER DES E-MAILS DANS GMAIL ?
Mais un groupe Gmail est-il différent d’un groupe Google ?
Un groupe Google est essentiellement un groupe de discussion pour plusieurs personnes ayant des intérêts similaires.
Chaque groupe Google dispose d’un compte de messagerie de groupe et d’une boîte de réception unique et partagée.
En outre, vous pouvez utiliser les paramètres de groupe pour définir le type de groupe d’un groupe Google comme suit :
Liste d'e-mails : pour envoyer des e-mails à/depuis un seul identifiant e-mail.
Forum de questions-réponses : pour poser des questions ou y répondre.
Forum Web : pour les membres de la communauté ayant des intérêts similaires.
Boîte de réception collaborative : pour attribuer des sujets à chaque membre du groupe et en assurer le suivi.Contrairement aux groupes Google, un groupe Gmail n’est qu’une liste de distribution Gmail, c’est-à-dire une collection d’adresses électroniques. Il ne possède pas d’ID de compte commun, de type de groupe ou de boîte de réception collaborative.
Maintenant que vous savez ce que sont les groupes de messagerie, je vais vous montrer comment les utiliser dans Gmail :
Commençons par voir comment créer un groupe Gmail :
A. Comment créer un groupe Gmail
Voici un guide étape par étape sur la façon de créer un groupe dans Gmail pour envoyer des e-mails en masse :
Étape 1
Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur l’icône Google Apps.
icône google
Dans la liste déroulante qui s’affiche, choisissez l’option Contacts.
icône contact
Cette liste déroulante contient une suite d’applications (telles que Google Agenda et Google Doc) que vous obtenez lorsque vous créez un compte Google ou un compte Google Workspace (anciennement connu sous le nom de G Suite).
Vous pouvez également créer des groupes de contacts en vous rendant sur votre page de contacts Google.
Si vous créez des listes de messagerie de groupe Gmail sur l’application Gmail pour Android ou iPhone, cliquez sur l’option Contacts dans la barre latérale de l’application pour créer des groupes de contacts.
Page de contacts Google
Étape 2
Parcourez la liste de contacts Gmail affichée sur votre écran.
Pour former la liste Gmail de messagerie de groupe, choisissez les multiples contacts que vous voulez dans votre nouveau groupe en cliquant sur la case à cocher à gauche de chaque contact.
contacts multiples
Étape 3
Cliquez maintenant sur l’icône des étiquettes Gmail pour créer un groupe Gmail avec le groupe d’adresses électroniques que vous avez sélectionné.
gérer les étiquettes
Étape 4
Dans le menu déroulant qui s’affiche, cliquez sur l’option Créer une étiquette pour nommer votre liste de distribution Gmail en utilisant une nouvelle étiquette.
Créer une étiquette
Étape 5
Dans la fenêtre contextuelle Créer un label, vous pouvez personnaliser le label du groupe de contacts. Une fois que vous avez ajouté un nom pour votre nouvelle étiquette dans la boîte de dialogue, cliquez sur Enregistrer pour créer un groupe Gmail.
exemple d’enregistrement
Si vous souhaitez créer une nouvelle étiquette ou un nouveau groupe pour vos e-mails de masse avec un autre ensemble de contacts Gmail, vous pouvez répéter ce processus. Mais assurez-vous que lorsque vous utilisez le bouton Créer une étiquette, vous créez une nouvelle étiquette pour le groupe de distribution afin d’éviter de le confondre avec vos autres groupes.
exemples de contacts
Remarque : Après avoir créé un nouveau groupe, le nom du groupe s’affiche sous Étiquettes dans la barre latérale gauche de votre écran Google Contacts. Le chiffre en regard du nom du groupe indique le nombre de membres de ce groupe de distribution.
Une fois que vous avez créé un groupe de distribution pour votre compte, vous pouvez instantanément envoyer le même courriel sortant à chaque personne de la nouvelle liste de contacts.
B. Comment envoyer des e-mails de groupe dans Gmail
Voici un guide étape par étape sur la façon d’envoyer des e-mails groupés à votre liste Gmail d’e-mails de groupe :
Étape 1
Ouvrez Gmail et cliquez sur le bouton Composer au-dessus de la barre latérale gauche (indiqué par une flèche dans la capture d’écran ci-dessous).
composer un courriel
Étape 2
Tapez le nom du groupe dans le champ À, CC ou BCC du nouveau message.
nouveau messsage
Remarque : Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée après avoir tapé le nom du groupe, vous pourrez voir l’identifiant de messagerie individuel de chaque membre du groupe.
Troisième étape
Composez votre objet et votre nouveau message électronique. Cliquez sur Envoyer pour envoyer l’e-mail groupé.
Mais que faire si vous devez ajouter un autre compte de messagerie à un groupe Gmail existant ?
Aucun problème !
C. Comment ajouter des contacts à un groupe Gmail
Voici les étapes à suivre pour ajouter plusieurs contacts à un groupe d’e-mails Gmail :
Étape 1
Ouvrez la page Google Contacts et sélectionnez dans votre liste de contacts Gmail les contacts que vous souhaitez ajouter à un groupe existant.
Ajouter des contacts
Étape 2
Dans la liste déroulante Gérer les étiquettes, choisissez le groupe existant auquel vous souhaitez ajouter le nouveau contact.
exemple de contacts de groupe
Étape 3
Cliquez sur Appliquer dans la liste déroulante qui apparaît.
Les contacts sélectionnés seront désormais ajoutés à la liste de contacts existante dans votre groupe de messagerie.
D’accord, mais que faire si vous souhaitez supprimer un compte de messagerie (contact) des étiquettes Gmail existantes ?
Voici comment…
D. Comment supprimer des contacts d’un groupe Gmail
Suivez mon guide étape par étape pour savoir comment supprimer des contacts Gmail d’un groupe existant :
Étape 1
Ouvrez votre page Google Contacts et ouvrez l’option Contacts (ou Mes Contacts pour les utilisateurs d’anciennes versions de Gmail) dans la barre latérale. Ensuite, sélectionnez les contacts que vous souhaitez supprimer de votre groupe de messagerie.
Étape 2
Cliquez sur l’icône de l’étiquette et, dans le menu déroulant Gérer les étiquettes qui s’affiche, choisissez le nom de l’étiquette (nom du groupe) à partir duquel vous souhaitez supprimer les contacts recevant des e-mails en masse.
C’est ici que les choses se compliquent.
Lorsque vous ajoutez un nouveau contact à un groupe, vous devez cocher les libellés Gmail que vous souhaitez. Cependant, ce processus est inversé lorsque vous supprimez des contacts de la liste d’adresses électroniques du groupe.
Après avoir sélectionné les contacts, vous devez décocher le nom de l’étiquette dont vous voulez les retirer (dans le menu Gérer les étiquettes).
décocher le nom de l’étiquette
Etape 3
Cliquez sur Appliquer dans le menu déroulant. Les contacts sélectionnés seront immédiatement supprimés de ce groupe de messagerie.
appliquer les contacts
Bien que les groupes d’e-mails Gmail vous permettent d’atteindre plusieurs destinataires, ils présentent des inconvénients importants.
3 problèmes liés à l’utilisation des groupes d’e-mails Gmail
Voici trois problèmes qui font que les groupes d’e-mails Gmail ne sont pas idéaux pour l’envoi d’e-mails groupés ou en masse :
Un processus manuel fatigant et source d’erreurs
Bien que vous puissiez facilement envoyer des e-mails groupés dans Gmail, la création d’un groupe d’e-mails groupés reste fastidieuse et prend du temps.
Vous devez parcourir manuellement votre liste de contacts Gmail pour identifier le bon groupe de personnes.
Voulez-vous vraiment passer en revue des centaines d’identifiants de messagerie pour trouver ceux que vous voulez ?
Avec cette approche manuelle, vous oublierez probablement un identifiant de messagerie ou ajouterez par erreur quelqu’un comme membre d’un groupe.
Les suivis sont difficiles
Supposons que vous ayez un groupe de messagerie avec de nombreux membres.
Vous avez envoyé un e-mail au groupe, mais pour une raison quelconque, plusieurs personnes du groupe n’ont pas répondu.
Que faites-vous maintenant ?
Vous envoyez un courriel de suivi pour leur rappeler de répondre, n’est-ce pas ?
Mais n’oubliez pas que, comme vous avez envoyé l’e-mail à un groupe, vous ne pouvez pas simplement cliquer sur Répondre pour rappeler à un membre spécifique de répondre.
En effet, vous enverrez le même message de suivi à tous les membres du groupe, même à ceux qui ont répondu à votre message.
Par conséquent, vous devrez laborieusement rédiger un message de suivi pour chaque adresse électronique et envoyer plusieurs messages manuellement. Et ce n’est pas un scénario idéal lorsque vous avez des tonnes de suivis à envoyer.
Manque de personnalisation : Impossible d’ajouter des noms individuels
Gmail ne peut pas ajouter automatiquement des variables de personnalisation telles que les informations de contact, le nom d’une personne ou le nom de son entreprise à vos e-mails de groupe. Vous pouvez uniquement composer un message générique pour tous les membres de votre groupe de messagerie.
En quoi cela est-il important ?
Vous ne pouvez pas personnaliser vos e-mails de groupe en fonction de chaque personne !
Tous les membres de votre groupe d’e-mails recevront le même message générique qui ne répondra peut-être pas à leurs préoccupations et besoins individuels. Cela pourrait ruiner vos chances d’établir une connexion, et votre message pourrait même finir dans leur dossier de spam.
Pensez-y.