Microsoft Excel est un outil extraordinaire, mais son utilité dépend des données auxquelles il a accès. Si vous travaillez dans une autre application comme Microsoft Access, Google Adwords, Gmail ou tout autre programme capable d’exporter des données dans un fichier CSV ou XLS, vous devez apprendre à importer un fichier dans Excel. De cette façon, vous pourrez exécuter toutes sortes de fonctions et de formules pour mieux interpréter vos données, ou simplement avoir un meilleur contrôle sur la façon dont elles sont affichées et gérées.

COMMENT CRÉER UN TABLEAU DE DONNÉES POUR UNE ANALYSE D’HYPOTHÈSES DANS EXCEL ?

Pour plus de conseils, consultez nos guides d’utilisation d’Excel.

Les captures d’écran accompagnant ces instructions concernent la version Microsoft 365 d’Excel, mais les instructions s’appliquent également à Excel 2019 et Excel 2016.

Comment exporter des données vers Excel

Excel peut récupérer des données à partir d’une variété de sources, depuis d’autres classeurs Excel jusqu’à des fichiers texte, Facebook, d’autres tableaux et plages de données, et toute URL Web que vous saisissez. Si vous avez un accès direct aux données, vous pouvez les importer directement depuis cette source, ce que nous allons aborder ici.

Pour certaines applications, vous devrez peut-être d’abord exporter les données de cette application, ou même avoir la possibilité d’exporter directement vers Excel. Cela dépasse le cadre de cet article, car il existe trop d’applications pour les énumérer individuellement. Mais en règle générale, vous pouvez le faire en allant dans Fichier > Exporter et en sélectionnant un type de fichier compatible avec Excel, ou Excel lui-même si vous l’exportez directement vers lui. Microsoft Excel prend en charge une longue liste de formats de fichiers, mais vous souhaitez généralement que les données soient représentées dans un format CSV (Comma Separated Value) ou texte.

Comment importer des données vers Excel

Si vous voulez vous entraîner à exporter des données vers Excel, vous pouvez suivre notre exemple en utilisant la base de données modèle de Microsoft.

Avant de commencer votre processus d'exportation/importation, il est bon de jeter un coup d'œil à vos données pour vous assurer que tout est en ordre. Vous perdez votre temps si vous importez des données incorrectes ou incomplètes, car vous devrez peut-être recommencer toute l'opération d'importation/exportation.

Lorsque vous êtes prêt, exportez les données si nécessaire avec votre application ou votre source particulière, puis ouvrez (ou créez) la feuille de calcul Excel dans laquelle vous souhaitez importer les données.

Sélectionnez l'onglet Données dans le menu supérieur.

Au-dessus du sous-titre "Obtenir et transformer des données" se trouvent un certain nombre d'options que vous pouvez sélectionner, mais si aucune d'entre elles ne s'applique, sélectionnez le bouton généralisé "Obtenir des données".

Pour importer une base de données Access, sélectionnez Get Data > From Database > From Microsoft Access Database.

Dans la fenêtre suivante de l'explorateur de fichiers, sélectionnez la base de données (ou un autre type de fichier) à partir de laquelle vous souhaitez importer les données, puis sélectionnez OK.

Si votre fichier Access comporte plusieurs bases de données, la fenêtre de l'Explorateur proposera plusieurs options d'importation. Dans ce cas, importez qrySalesbyCategory en la sélectionnant, puis en choisissant Charger. Pour apporter des modifications aux données avant de les importer, sélectionnez plutôt Transformer les données.

Excel ne peut importer que la feuille de données, le formulaire et le rapport. Les éléments supplémentaires tels que les macros et les modules ne seront pas importés dans votre feuille de calcul Excel.

Selon la taille de votre base de données et la vitesse de votre PC, l’importation des données peut prendre un certain temps, alors attendez qu’elle soit terminée. Mais, si tout s’est déroulé comme prévu, vous devriez voir vos données entièrement importées dans Excel et affichées dans un format utile. Vous pouvez continuer à importer des données si vous en avez besoin, ou vous mettre à appliquer des fonctions, des formules et d’autres outils utiles qu’Excel a à offrir.