Comment partager des dossiers et collaborer à l’aide de Google Drive

By Flavien ROUX

Google Drive est idéal pour collaborer avec des collègues sur un projet. Il offre un contrôle précis des personnes qui peuvent voir vos fichiers et de ce qu’elles peuvent en faire. Les collaborateurs peuvent suggérer des modifications, rédiger des commentaires, et bien plus encore.

COMMENT PARTAGER UN DOSSIER DE GOOGLE DRIVE

Comment ajouter des collaborateurs à un document Google Drive ?

Avec Google Drive, vous pouvez ajouter des collaborateurs pour consulter ou modifier vos documents. Voici comment procéder :

Ouvrez Google Drive, puis le fichier que vous souhaitez partager.

Sélectionnez Partager (il se trouve dans le coin supérieur droit du document).
Document dans Google Drive avec le bouton Partager en surbrillance

Saisissez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez ajouter en tant que collaborateurs.

Sélectionnez la flèche déroulante Modifier et choisissez si les collaborateurs peuvent ou non modifier, commenter ou visualiser le document.
Options de partage dans Google Drive avec Visionneur, Commentateur et Éditeur en surbrillance

Cliquez sur Paramètres (icône en forme d'engrenage) pour ajouter des restrictions de partage.
Restrictions de partage dans Google Drive Icône Paramètres en surbrillance

Cochez la case Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager pour permettre à vos collaborateurs de partager le document avec d'autres personnes. Les visionneurs et les commentateurs peuvent voir l'option de téléchargement, d'impression et de copie pour leur donner ces capacités.
Options de Google Drive pour les rédacteurs, les visualisateurs et les commentateurs mises en évidence

Sélectionnez Terminé pour fermer.

Pour garder la trace des modifications apportées par les collaborateurs, mettez en surbrillance une partie du texte, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Afficher les modifications. Vous obtiendrez une liste des rédacteurs et de leurs modifications, ainsi qu'un horodatage.

Comment partager un dossier dans Google Drive

Le partage d’un dossier entier avec des collaborateurs fonctionne de la même manière que le partage d’un document unique. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez partager dans Google Drive, puis ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Partager, puis suivez les étapes ci-dessus.

Dossier Google Drive avec l’option Partager en surbrillance

Une fois que vous avez partagé un dossier, chaque document ou fichier placé dans ce dossier hérite des mêmes privilèges de partage. Il s’agit d’une collaboration assez puissante, mais maintenant que Google Documents est également Google Drive, les choses se compliquent. En effet, chaque fichier ne peut exister que dans un seul dossier, mais les personnes partageant des droits d’édition peuvent déplacer les fichiers.

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Les fichiers ne peuvent exister que dans un seul dossier

Si vous utilisez l’application de bureau Google Drive, il est tentant de déplacer un fichier partagé vers Mon disque ou un autre dossier, soit pour l’organiser, soit pour y accéder dans votre dossier Google Drive de bureau. Étant donné qu’un fichier ne peut exister que dans un seul dossier, déplacer un fichier hors d’un dossier partagé signifie que vous déplacez le fichier hors du dossier partagé de tous les autres utilisateurs. Déplacer un dossier partagé dans MonDrive signifie que vous cessez de le partager avec tout le monde.

Si vous déplacez accidentellement un fichier hors d’un dossier partagé, replacez-le et tout sera rétabli.

Si vous ou une personne avec laquelle vous collaborez déplacez accidentellement un dossier partagé vers un autre dossier de Mon lecteur, vous recevez un avertissement et un message vous indiquant ce que vous avez fait et vous offrant la possibilité de l’annuler. Si vous ignorez les deux avertissements, vous devrez à nouveau partager le dossier pour rétablir les paramètres. Si vous travaillez au sein d’une organisation, assurez-vous que tout le monde connaît ces règles et que vous partagez des documents avec des personnes en qui vous avez confiance et qui respectent ces règles.

Comment répondre aux demandes de collaboration non souhaitées ?

Vous pouvez également recevoir des demandes de collaboration de personnes extérieures à votre organisation. Ces documents non sollicités peuvent être simplement ennuyeux, mais ils peuvent aussi représenter une tentative possible de recueillir des documents sensibles. Vous ne devez pas ouvrir de document ou de fichier inconnu dans Google Drive.

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Vous pouvez bloquer la personne qui l’a envoyé en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier dans la page principale de Drive et en sélectionnant Bloquer [adresse électronique]. Ensuite, cliquez à nouveau sur Bloquer dans la fenêtre de confirmation.

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