Lorsqu’il s’agit de supprimer des e-mails, il existe deux options que presque tous les services proposent : « Archiver » et « Supprimer ». Il est un peu déroutant de voir qu’il existe deux choix qui se ressemblent beaucoup. Quelle est la différence et lequel devez-vous utiliser ?

L’archivage et la suppression des e-mails les suppriment tous deux de votre boîte de réception, mais c’est là que s’arrêtent les similitudes. Connaître la différence entre les deux peut potentiellement vous éviter des ennuis. Voyons cela de plus près.

Que se passe-t-il lorsque j' »archive » un e-mail ?

Bouton d’archivage dans Gmail.

La fonction d’archivage des services de messagerie est essentiellement « Delete Lite ». L’e-mail est supprimé de votre boîte de réception et de votre vue. Vous avez l’impression de l’avoir supprimé, mais il n’a pas disparu à jamais.

Les messages archivés sont généralement placés dans un dossier spécial « Archives ». Dans certains cas, comme chez Gmail, ils ne sont pas placés dans un dossier spécial, mais ils sont visibles lorsque vous passez à l’affichage de « Tous les messages ». Les messages électroniques archivés continuent également d’apparaître dans les résultats de recherche.

Si vous pensez au courrier physique, la fonction d’archivage revient à ranger un courrier dans un tiroir. Vous ne le verrez plus, mais il sera toujours là si vous en avez besoin.

Que se passe-t-il lorsque je  » supprime  » un e-mail ?

Bouton Supprimer dans Gmail.

La suppression d’un e-mail est une fonction permanente… en général. Lorsque vous supprimez un e-mail, il est généralement déplacé vers un dossier « Corbeille ». Il y reste pendant 30 jours, après quoi il est supprimé pour de bon (en général).

Les e-mails supprimés n’apparaissent pas dans « Tout le courrier » et vous ne pouvez pas les retrouver en effectuant une recherche. Vous avez 30 jours pour changer d’avis, mais après cela, ils ne reviendront jamais.

Pour reprendre l’exemple du courrier physique, la suppression revient à mettre du courrier à la poubelle. Vous avez peut-être quelques jours pour le récupérer, mais une fois que vous l’avez mis à la poubelle, il disparaît à jamais.

Que dois-je utiliser ?

En gardant ces définitions à l’esprit, vous pensez peut-être qu’il n’y a aucune raison de supprimer complètement un e-mail. C’est peut-être vrai… si vous êtes prêt à payer pour le stockage. L’époque du stockage gratuit illimité pour les comptes Gmail est révolue.

Pour aller plus loin : Comment trouver et supprimer les anciens e-mails dans Gmail

Pourquoi vous devriez supprimer les e-mails au lieu de les archiver

En 2013, Google a fusionné toutes les données des comptes et a plafonné le plan gratuit à 15 Go. Votre boîte de réception Gmail, Google Drive et Google Photos sont tous pris en compte dans cette limite. Tous ces e-mails archivés peuvent s’accumuler. À moins que vous ne souhaitiez payer pour plus d’espace de stockage, vous devriez donc supprimer certains e-mails.

Une bonne pratique consiste à supprimer tous les e-mails dont vous savez que vous n’aurez plus jamais besoin et à archiver les autres. Ne laissez pas les courriels indésirables grignoter votre espace de stockage. N’oubliez pas non plus que le gouvernement américain peut consulter les e-mails datant de plus de 180 jours sans mandat.

Archiver et Supprimer peuvent vous sembler familiers, mais leurs fonctions sont radicalement différentes. Allez-y et utilisez ces connaissances pour nettoyer votre boîte de réception.