Vous voulez savoir comment configurer les accusés de réception et comment les utiliser ?

« Les accusés de réception de lecture » sont une fonctionnalité utile qui vous informe lorsqu’un destinataire lit votre e-mail. Dans cet article, je vous montrerai comment utiliser les accusés de réception de Gmail en suivant une approche pas à pas avec des captures d’écran.

Je vous proposerai également une alternative bien plus simple pour suivre l’ouverture de vos e-mails et surmonter les limites des accusés de réception ! Si vous ne disposez pas d’un compte G Suite (Google business), cette option est faite pour vous !

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Qu’est-ce qu’un accusé de réception de Gmail ?

Les accusés de réception sont des notifications vous informant qu’un destinataire a ouvert votre e-mail. Parce qu’ils permettent de suivre l’acheminement des e-mails, ils sont extrêmement utiles pour les commerciaux ou les spécialistes du marketing qui envoient des e-mails de sensibilisation. Si vous recevez un accusé de réception, cela signifie que votre message a atteint la bonne personne.

Cependant, tous les utilisateurs de messagerie professionnelle de G Suite peuvent également utiliser les accusés de réception pour envoyer moins d’e-mails et réduire les appels de suivi inutiles. Par exemple, disons que vous avez envoyé un e-mail qui nécessite une réponse d’un destinataire. Malheureusement, vous n’avez pas encore reçu de réponse.

Pourquoi n’avez-vous pas reçu de réponse ?

Y a-t-il eu un problème avec la livraison de l’e-mail ? A-t-il été envoyé dans les spams ?
Le message n’a pas été lu ?

Les accusés de réception peuvent vous aider à le confirmer.
Si vous recevez un accusé de réception de leur part, vous saurez que votre message a été ouvert.

Ils ont simplement oublié de répondre.
Vous pouvez maintenant rédiger un courriel de suivi poli, leur rappelant de confirmer leur participation.

Termes importants

Avant de vous montrer comment utiliser les accusés de réception, permettez-moi de clarifier deux termes que j’utiliserai fréquemment :

Demande de récépissés - lorsque vous envoyez un e-mail et que vous y ajoutez la fonction de récépissés de lecture, on parle de demande de récépissés. Le destinataire de l'e-mail peut alors marquer votre e-mail comme "lu" une fois qu'il l'a ouvert.
Renvoi des accusés de réception - il arrive que vous receviez un courriel d'un expéditeur qui vous demande de confirmer que vous l'avez lu. Cette confirmation est appelée "renvoi de récépissés".

Quels comptes Gmail peuvent demander des accusés de réception de lecture ?

Malheureusement, les comptes Gmail personnels (comptes se terminant par @gmail.com) ne peuvent pas utiliser la fonction d’accusé de réception de Gmail.

Gmail n’autorise les accusés de réception que pour les comptes G Suite (anciennement Google Apps for Work).

Si vous ne possédez qu’un compte Gmail personnel, voici comment utiliser GMass pour suivre les ouvertures et les clics des e-mails.

Que sont les comptes G Suite ?

Les comptes professionnels ou scolaires (se terminant par @companyname.com ou @schoolname.edu) qui s’abonnent à Gmail sont des comptes G Suite. L’administrateur du compte G Suite d’une organisation peut autoriser les utilisateurs de cette organisation à demander ou à renvoyer des reçus.

Si un administrateur G Suite active les accusés de réception dans Gmail, toutes les adresses électroniques autorisées par l’administrateur peuvent envoyer et renvoyer des accusés de réception. Toutefois, l’administrateur peut rendre la fonction de renvoi de reçus facultative. Dans ce cas, Gmail demandera aux utilisateurs s’ils souhaitent envoyer un accusé de réception lorsqu’ils ouvrent un e-mail.

Comment configurer les accusés de réception dans Gmail (approche pas à pas)

Maintenant que j’ai expliqué ce que sont les accusés de réception, laissez-moi vous montrer :

Comment configurer les accusés de réception en tant qu'administrateur d'un compte Web Gmail.
Comment demander un accusé de réception dans Gmail
Comment envoyer un accusé de réception dans Gmail

Comment activer les accusés de réception ?

Voici un guide étape par étape pour configurer les accusés de réception dans un compte administrateur G Suite :

Étape 1

Connectez-vous à votre compte G Suite à partir d’un navigateur.

Étape 2

Sur la page d’accueil de la console d’administration Google, cliquez sur le menu principal (icône représentant trois lignes verticales en haut à gauche de la fenêtre).

Ensuite, suivez ce chemin : Apps > G Suite > Gmail.

Ce chemin vous mènera à l’écran ci-dessous. Cliquez ensuite sur Paramètres de l’utilisateur.

Étape 3 (facultative – uniquement nécessaire si vous gérez plusieurs organisations)

Avant de cliquer sur Paramètres, cliquez sur la liste Organisations sur le côté gauche de votre console. Sélectionnez l’unité d’organisation dans laquelle vous voulez configurer les reçus de lecture.

Si vous n’avez pas de sous-organisations dans votre console, passez à l’étape suivante.

Étape 4

Cliquez sur Email Read Receipts pour activer ou désactiver la fonction de reçus de lecture pour vos utilisateurs.

Une fois que vous avez cliqué sur la section, vous avez le choix entre les options suivantes :

Ne pas autoriser l'envoi d'accusés de lecture par courriel
Cette option désactive la demande et le retour des accusés de lecture pour les utilisateurs de votre organisation.
Autoriser l'envoi de récépissés de lecture d'e-mails à toutes les adresses de mon organisation ainsi qu'aux adresses e-mail figurant sur la liste blanche.
Sélectionnez cette option pour permettre à vos utilisateurs G Suite de demander et de recevoir des accusés de réception dans Gmail. Vous pouvez également autoriser des adresses externes spécifiques à demander et à recevoir des accusés de réception de vos utilisateurs G Suite.
Inviter l'utilisateur à chaque demande de reçu de lecture
Cette option permet à Gmail de demander aux utilisateurs s'ils souhaitent envoyer un accusé de réception de lecture ou non. Vous pouvez décocher cette case pour envoyer et recevoir automatiquement des accusés de réception.
Autoriser l'envoi de récépissés de lecture à toute adresse électronique
Sélectionnez cette option pour permettre la demande et le renvoi de récépissés de lecture à partir de n'importe quelle adresse électronique (au sein ou en dehors de votre organisation). Dans ce cas, un utilisateur est toujours invité à demander un accusé de réception de lecture.

Étape 5

Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de votre console pour appliquer ces modifications.

Remarque – Il faut environ une heure pour que ces changements s’appliquent à chaque compte d’utilisateur. Les modifications peuvent être suivies à partir de l’onglet d’audit de la console d’administration (on peut y accéder à partir de Rapports sur l’écran d’accueil de votre console d’administration).

Comment demander un accusé de réception de Gmail ?

Un utilisateur ne peut demander un accusé de réception de lecture que si son administrateur G Suite l’a activé. Voici un guide étape par étape sur la façon de demander un accusé de réception de lecture Gmail lorsque vous envoyez un e-mail :

Étape 1

Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur le bouton Composer pour ouvrir la fenêtre Composer.

Étape 2

Ajoutez des destinataires dans les champs obligatoires du nouvel e-mail et composez l’objet et le corps.

Étape 3

Cliquez sur Autres options (icône à trois points verticaux en bas à droite de la fenêtre Composer) et cliquez sur Demander un accusé de réception.

Étape 4

Ajoutez votre signature électronique et cliquez sur Envoyer pour envoyer le message électronique. Lorsqu’un destinataire ouvre votre message et clique sur « oui », vous recevez une notification par courrier électronique indiquant qui a ouvert votre message, avec un horodatage (comme dans l’image ci-dessous).

Comment envoyer un accusé de réception de lecture Gmail

Votre compte Gmail peut envoyer automatiquement un accusé de réception de lecture en fonction des paramètres choisis par votre organisation. Toutefois, si vous devez approuver le reçu manuellement, Gmail vous invite à envoyer cette demande de reçu de lecture :

Un ou plusieurs expéditeurs dans cette conversation ont demandé un accusé de réception de lecture.
Vous pouvez maintenant choisir d’envoyer ou non un accusé de réception.

Voici à quoi ressemble la fenêtre contextuelle :

Remarque – Si le destinataire utilise un serveur IMAP pour lire les messages Gmail dans des systèmes de messagerie tels que Microsoft Outlook, l’accusé de lecture peut être envoyé automatiquement.

4 Problèmes liés à la fonction d’accusé de réception de Gmail

Impossible à utiliser pour les comptes Gmail ordinaires

Le principal problème avec les accusés de réception de Gmail est qu’ils ne peuvent pas être utilisés avec des comptes de messagerie Gmail personnels.

Nécessité d’obtenir l’autorisation de l’administrateur de G Suite

Même si vous utilisez un compte G Suite, vous devez obtenir l’autorisation de l’administrateur G Suite pour utiliser les accusés de réception.

Peu importe que vous utilisiez l’application Web Gmail sur Chrome, Firefox ou le navigateur Opera. Il en va de même pour l’application Gmail pour Android et iPhone : si l’administrateur n’a pas activé les accusés de réception, vous ne pouvez pas les utiliser.

Aucune garantie de réception d’un accusé de réception de lecture

Parfois, Gmail laisse les destinataires de vos e-mails décider s’ils veulent vous envoyer un accusé de lecture.

Et que pouvez-vous faire s’ils choisissent de ne pas envoyer d’accusé de réception de lecture ?
Rien.

Il n’y a aucun moyen de vérifier qu’ils ont ouvert votre e-mail s’ils refusent de vous en informer.

Impraticable pour les spécialistes du marketing par e-mail

Les accusés de réception de lecture peuvent être incroyablement utiles pour le marketing par e-mail – en théorie ! Ils pourraient aider les spécialistes du marketing à vérifier facilement si leurs e-mails sont ouverts ou non.

En réalité, il est impossible d’utiliser Gmail pour effectuer ce suivi. Voici pourquoi :

Dans certains cas, les accusés de réception de Gmail doivent être approuvés par le destinataire. Malheureusement, la plupart des personnes qui reçoivent des e-mails marketing ne prendront pas la peine de vous envoyer un accusé de réception. Au contraire, cela pourrait les ennuyer, et ils pourraient marquer votre message comme un spam !
Vous devez demander un accusé de réception de lecture manuellement chaque fois que vous envoyez un courriel. Cela peut être fatigant lorsque vous avez des centaines d'e-mails à envoyer.
Les accusés de réception de Gmail ne fonctionnent que lorsque vous adressez des identifiants de messagerie individuels dans les champs À et CC. Vous ne pouvez pas les utiliser avec des listes de diffusion.

A) Suivi de l’ouverture des e-mails

Bien que les accusés de réception de Gmail vous permettent de vérifier si vos e-mails ont été ouverts, cela dépend parfois du destinataire. N’oubliez pas que votre destinataire peut toujours refuser de vous envoyer un accusé de réception.

Vous pouvez trouver ces statistiques dans votre rapport de campagne sous :

Ouvertures uniques - le nombre total d'identifiants d'email qui ont ouvert votre email. Mais que se passe-t-il si un destinataire ouvre votre message plusieurs fois ?
Ne vous inquiétez pas, seul le nombre de destinataires uniques ayant ouvert votre e-mail est suivi. Si quelqu'un ouvre un e-mail pour la deuxième fois, il n'apparaîtra pas dans ce rapport.
Didn't Open - le nombre total d'identifiants d'email qui n'ont PAS ouvert votre email. 

En outre, chaque fois qu’un destinataire ouvre votre e-mail, une notification est ajoutée à l’étiquette Rapports GMass > Ouvertures dans votre boîte de réception Gmail. Le suivi de l’ouverture de vos e-mails devient ainsi un jeu d’enfant !

B) Suivi des liens dans les e-mails

Le client Gmail ne vous permet pas de suivre le nombre de clics sur les liens dans vos messages Gmail.

Pourquoi le suivi des liens est-il important ?
Sans suivi des liens, vous ne savez pas combien de destinataires s’intéressent au contenu de votre e-mail. Ils pourraient simplement ouvrir votre message et ignorer tout ce qu’il contient.

C) Réponses, rebonds et blocages

Le client Gmail ne peut pas suivre les rebonds, les réponses, les notifications de blocage et les autres types de réponses aux e-mails. C’est un problème car vous ne pouvez pas mesurer les variables de l’email comme :

Les e-mails ont-ils atteint les contacts prévus ?
Quelles réponses nécessitent votre attention immédiate ?
Quels sont les identifiants d'email incorrects ?
Qui doit être retiré de la liste de diffusion ?

D) Envoi massif d’e-mails

Il est très peu pratique de compter sur les accusés de réception de Gmail lorsque vous envoyez des centaines d’e-mails.

Suivi automatique

Que faites-vous si un destinataire ne répond pas à un e-mail important ?

Vous envoyez des e-mails de suivi pour le lui rappeler.

Personnalisation

Si vous voulez augmenter vos conversions, vous devez personnaliser vos e-mails.

Vous devez vous adresser à un destinataire par son nom ou faire référence à son entreprise pour augmenter vos chances de recevoir une réponse favorable.

Pourquoi ?
La personnalisation de vos e-mails les rend plus pertinents pour vos destinataires.

Pensez-y.

Dépassez les limites d’envoi de Gmail

Saviez-vous que votre compte Web Gmail a une limite d’envoi d’e-mails ?

Vous ne pouvez envoyer que 500 e-mails par 24 heures avec un compte Gmail, alors que vous pouvez envoyer jusqu’à 2 000 e-mails par 24 heures avec un compte G Suite.