Le courrier électronique est l’une des formes de communication les plus répandues, tant sur le lieu de travail qu’en dehors. En raison de sa rapidité et de son efficacité, vous utiliserez probablement l’e-mail à un titre ou à un autre, quel que soit votre rôle ou votre secteur d’activité. Vous pouvez rédiger des e-mails professionnels pour diverses raisons. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de récapituler une réunion importante, d’échanger des informations, de transmettre une mise à jour importante ou d’envoyer une lettre de présentation.

Un courriel bien composé fournit au destinataire un message convivial, clair, concis et exploitable. Apprendre à rédiger un courriel qui répond à tous ces critères peut demander de la pratique.

Considérez les conseils et les meilleures pratiques suivants pour vous aider à rédiger des e-mails efficaces et professionnels : Identifiez votre objectif, tenez compte de votre public, restez concis, relisez votre message, respectez l’étiquette et n’oubliez pas de faire un suivi.

Six étapes pour rédiger des courriels professionnels

Si vous ne savez pas comment commencer un courriel, ces cinq étapes peuvent vous aider à rédiger un message professionnel :

Identifiez votre objectif

Avant de rédiger un courriel, demandez-vous ce que vous voulez que le destinataire fasse après l’avoir lu. Une fois que vous avez déterminé l’objectif de votre courriel, vous pouvez vous assurer que tout ce que vous incluez dans votre message soutient cette action. Par exemple, si vous souhaitez que le destinataire examine un rapport que vous avez joint, indiquez-lui la nature du rapport, la raison pour laquelle vous souhaitez qu’il l’examine, le type de retour dont vous avez besoin et la date à laquelle vous souhaitez que la tâche soit accomplie.

Tenez compte de votre public

Lorsque vous rédigez un message électronique, assurez-vous que votre ton correspond à votre public. Par exemple, si vous envoyez un message à un cadre commercial que vous n’avez jamais rencontré, veillez à ce que le message soit poli et exempt de toute plaisanterie ou formalité. En revanche, si vous envoyez un message à un collègue avec lequel vous entretenez de bonnes relations, vous pouvez utiliser une approche moins formelle et plus amicale.

Soyez concis

Votre public n’a peut-être pas le temps de lire votre message, aussi devez-vous être aussi bref que possible sans omettre les informations essentielles. Essayez de ne pas aborder trop de sujets à la fois, car votre message risque d’être long, difficile à lire et difficile à suivre. Lorsque vous modifiez votre message, supprimez toute information qui n’est pas pertinente pour le sujet que vous abordez. Utilisez des phrases courtes et simples en supprimant les mots de remplissage et les informations superflues. Votre note sera ainsi plus courte et plus facile à lire.

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Relisez votre courriel

Un courriel exempt d’erreurs est une preuve de diligence et de professionnalisme. Avant d’envoyer un courriel, prenez un moment pour vérifier s’il y a des erreurs d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe. Vérifiez également que vous avez inclus toutes les pièces jointes auxquelles vous avez fait référence dans votre message. S’il s’agit d’un courriel important destiné à des parties prenantes critiques, vous pouvez demander à votre supérieur direct ou à un collègue de confiance de le relire avant de l’envoyer.

Respectez l’étiquette

Incluez une salutation et une conclusion courtoises pour paraître amical et poli. En outre, soyez attentif au destinataire et à son temps. Par exemple, à moins qu’il ne s’agisse d’une urgence, évitez d’envoyer un courriel à un contact pour lui demander quelque chose après les heures de travail ou pendant qu’il est en congé.

N’oubliez pas de faire un suivi

La plupart des gens reçoivent plusieurs courriels par jour, ils peuvent donc manquer ou oublier de répondre à votre message. Si le destinataire n’a pas répondu dans les deux jours ouvrables, pensez à lui envoyer un courriel de suivi amical.

Format et structure d’un courriel formel

Il y a cinq éléments à prendre en compte lors de la mise en forme de votre e-mail. Voici une description de chacun d’entre eux :

Ligne d’objet

Il s’agit d’une courte phrase qui résume la raison de votre message ou l’objectif de votre communication. Il est important d’inclure une ligne d’objet lorsque vous envoyez un courriel professionnel afin que votre public sache exactement à quoi s’attendre et soit en mesure de localiser facilement le message si nécessaire. Par exemple :

"Suivi : Présentation du produit".

Salutation

Il s’agit de la première ligne de votre courriel, qui fait généralement office de salutation. Par exemple :

"Bonjour M. Sam,"

Corps du message

Tout comme le corps d’une lettre, c’est ici que vous communiquez votre message complet. Par exemple :

"Merci d'avoir assisté à la présentation du nouveau produit cet après-midi. J'ai joint un fichier vidéo de l'enregistrement complet pour que vous puissiez le partager avec votre équipe. N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions."

Clôture

Il s’agit de la dernière ligne de votre e-mail avant votre signature et elle doit résumer votre message. C’est également ici que vous pouvez réitérer les demandes que vous avez formulées dans le corps de votre message. Par exemple :

"J'ai hâte de vous parler mercredi. Merci encore !"

Signature

La signature est l’endroit où vous vous identifiez par votre nom, votre titre et toute autre information pertinente pour vos communications. La plupart des programmes de messagerie vous permettent de définir une signature fixe qui est automatiquement ajoutée à la fin de chaque e-mail que vous envoyez.

"Cordialement,
Jillian Doe
Ingénieur logiciel principal
Société ABC, Inc."

Exemples d’e-mails professionnels

Voici trois exemples d’e-mails professionnels :

Envoyez un courriel à un nouveau contact Ligne d’objet :

Opportunité de contrat de recherche UX

Bonjour Eric,

J’espère que ce message te convient. Je vous contacte aujourd’hui parce que je gère un projet de refonte d’une application au sein de la société ABC et que je recherche un contractant compétent en recherche UX pour aider à analyser plusieurs ensembles de données de tests d’utilisabilité. Il s’agit d’un projet de trois mois débutant le 1er février, et nous estimons qu’il nécessitera environ 15 heures par semaine. Tout le travail peut être effectué à distance, mais vous êtes invité à utiliser notre espace de travail. Si ce projet vous intéresse, faites-le moi savoir et nous pourrons prendre rendez-vous pour discuter des détails. Je suis impatient de vous entendre.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués,
Alan
Directeur de l’expérience utilisateur
Société ABC, Inc.

Courriel à un groupe Ligne d’objet :

Réunion de marketing annulée

Bonjour à tous,

La réunion sur la stratégie marketing prévue cet après-midi a été annulée. Je m’excuse pour cette notification tardive, mais je sais que tout le monde appréciera ce temps supplémentaire dans sa journée. Nous nous réunirons à l’heure prévue mercredi prochain. Merci, Gretchen Van
Responsable marketing senior

Courriel de suivi Ligne d’objet :

Re : Disponibilité pour une réunion de présentation

Bonjour Mark, Je voulais juste vérifier la date de votre réunion avec M. Al-Jamil. Faites-moi savoir si le 5 ou le 6 juin convient mieux à votre emploi du temps. Je vous remercie. John DOE
Assistant de direction
Société 123

Que vous entriez dans la vie active pour la première fois ou que vous cherchiez simplement à améliorer vos compétences en communication électronique, apprendre à rédiger un courriel professionnel est une compétence essentielle. En utilisant les conseils et les exemples ci-dessus pour guider vos efforts, vous composerez des messages efficaces en un rien de temps.