Comment répondre à une personne ?

By Corentin BURTIN

La façon dont vous répondez aux autres aura un impact sur la façon dont vous êtes perçu par eux et par les autres personnes. Vous pouvez apprendre à répondre correctement et au bon moment. Lorsque vous parlez à quelqu’un en face à face, écoutez ses mots et laissez-le s’exprimer.

Il existe des règles tacites que vous devez respecter pour communiquer efficacement avec quelqu’un par message texte. La communication par courrier électronique est plus formelle et vous devrez utiliser l’étiquette professionnelle afin de communiquer efficacement et de répondre de manière appropriée.

Méthode 1 : Répondre à un SMS

1. Dans vos SMS, utilisez un langage décontracté. Vous pouvez utiliser des structures formelles dans les e-mails, les lettres ou même les conversations en personne. Un SMS étant court et concis, un langage décontracté est préférable pour transmettre le caractère personnel de la conversation.
Pour gagner de la place ou pour donner un ton plus détendu, vous pouvez taper « je suis » plutôt que « je vais ».
Les SMS sont moins exigeants en matière de ponctuation. Trop de virgules peuvent rendre la conversation formelle et guindée.
Bien qu’une conversation par SMS puisse ne pas sembler détendue, il est bon d’utiliser un langage informel pour mettre l’autre personne à l’aise.

2. Pour ouvrir la conversation, posez des questions ouvertes. Posez des questions ouvertes si vous souhaitez poursuivre la conversation par SMS. Cela vous permettra de demander à l’autre personne plus d’informations et d’obtenir son avis. La conversation s’arrêtera si vous posez des questions fermées qui ne nécessitent qu’une réponse par « oui ou non ».
Si vous parlez à un collègue de sujets liés au travail, vous pouvez lui demander quelque chose comme « Que pensez-vous de ce nouveau projet ? ».
Envoyez un message à la personne qui vous intéresse pour en savoir plus sur son point de vue sur un sujet.

3. N’envoyez pas de réponses trop brèves. Vous devez répondre aux SMS de manière brève. Cependant, si vous envoyez une réponse trop abrupte ou insuffisante, cela pourrait indiquer que vous êtes en colère contre la personne qui les a envoyés. Rédigez une réponse complète à l’expéditeur du message, pas plus d’une ou deux phrases.
Si le contexte le permet, vous pouvez répondre par « OK ». Cependant, il n’est pas rare qu’un « oui », un « non » et un « OK » paraissent froids ou secs.
Conseil : vos proches seront probablement habitués à vos réponses courtes.

4. Utilisez les émoticônes et la ponctuation pour donner le ton. La messagerie texte est impersonnelle et les gens peuvent mal interpréter votre ton ou les émotions que vous souhaitez transmettre. Évitez les malentendus en utilisant à bon escient les émoticônes et la ponctuation si votre message n’est pas clair.
Vous pourriez dire « OK, j’ai trouvé, merci : ) » pour vous assurer que le destinataire ne pense pas que vous êtes sec ou contrarié.
Parfois, un point peut suggérer la frustration. Vous trouverez peut-être que le message semble plus détendu si vous dites « non c’est tout » plutôt que « non c’est tout ».

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5. Avant d’envoyer le message, relisez-le. Avant d’appuyer sur « envoyer », prenez le temps de relire votre message. Vous devez vous assurer qu’il ne contient pas d’erreurs, que toutes les informations sont correctes et que votre ton est approprié.
Vous ne pouvez pas annuler l’envoi d’un message une fois qu’il a été envoyé. Il est donc important de le vérifier avant de l’envoyer.

6. N’envoyez qu’un seul message à la fois. Un grand nombre de messages et trop de notifications frustreront le destinataire. Au lieu d’envoyer de nombreux messages, répondez par un seul message.
Si vous avez besoin d’une clarification ou si vous avez oublié quelque chose, vous pouvez envoyer un deuxième message.
Il est possible que votre destinataire ne réponde pas à deux messages à la fois, ou qu’il n’ait pas son téléphone sur lui. Dans les deux cas, laissez-lui le temps de répondre.

7. Demandez à votre interlocuteur de parler au téléphone. Les messages textuels peuvent être courts et simples par nature. Si vous estimez que la conversation devient trop complexe, vous pouvez demander à la personne de vous contacter afin d’avoir une conversation en face à face.
Vous pouvez lui envoyer un message disant « Cela me faciliterait la vie de vous parler au téléphone ». Appelez-moi si vous avez le temps ! Merci ! »

Méthode 2 : Parlez à quelqu’un en personne

1. Prêtez attention. Prêtez attention à ce que dit une personne lorsqu’elle vous parle. Cela lui permettra de savoir que vous l’écoutez et que vous comprenez ses paroles.
Pour vous assurer que vous pouvez communiquer facilement avec votre interlocuteur, accordez-lui toute votre attention.
Si vous ne parvenez pas à l’entendre, demandez-lui si vous souhaitez l’emmener dans un endroit plus calme.

2. Remarquez les indices non verbaux. Votre langage corporel peut communiquer autant, voire plus, que vos mots. Observez ses mouvements lorsque vous parlez à quelqu’un pour vous aider à comprendre ses intentions.
Si la personne à qui vous parlez regarde autour d’elle ou bouge les pieds, cela peut être un signe de nervosité ou de peur. Avant de répondre, il est bon de vérifier que tout va bien.
Faites attention à la façon dont il parle. Sa voix peut devenir plus forte ou plus agressive, ce qui pourrait indiquer qu’il commence à se sentir nerveux. Vous devrez peut-être trouver une approche différente pour éviter que la situation ne s’aggrave.

3. Ne préparez pas votre réponse lorsque l’autre personne parle. Vous risquez d’être ennuyé si vous répondez trop rapidement à quelqu’un qui vient de finir de parler. Vous devez attendre que l’autre personne ait fini de parler avant de commencer à réfléchir à ce que vous voulez dire.
Il est impoli d’interrompre les pensées d’une personne pour les partager.
Conseil : Écoutez la personne et prenez note des points qu’elle soulève. N’interrompez pas la personne pour répondre rapidement ou avec esprit.

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4. Pour répondre, attendez qu’elle ait fini de parler. Laissez toujours quelqu’un finir de parler avant de répondre. Vous disposerez ainsi de toutes les informations qu’il/elle voulait partager et pourrez donner une réponse appropriée et complète.
Après avoir partagé ses pensées, votre interlocuteur peut ajouter une autre information. Il pourrait dire : « Oh, attendez, j’ai oublié quelque chose ». Laissez-le finir ce qui reste.

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5. Soyez réfléchi et confiant lorsque vous répondez aux questions. Avant de répondre, prenez un moment pour réfléchir à toutes les informations présentées. Des réponses incomplètes donneront à l’autre personne l’impression que vous n’avez pas écouté.
Vous pouvez également réfléchir à votre réponse et trouver quelque chose d’astucieux.

6. Posez des questions. Posez des questions si vous avez besoin de clarifications ou d’informations supplémentaires. Ne répondez pas à quelqu’un si vous ne comprenez pas ou n’entendez pas ce qu’il dit. Pour vous assurer que vous comprenez bien la question, demandez à la personne de répéter ou de clarifier ce qu’elle a dit.
Poser une question comme « Que voulez-vous dire ? » peut vous aider à bien comprendre les intentions de la personne.
Si vous ne comprenez pas ou n’entendez pas ce qu’elle dit, vous pouvez lui demander de répéter.

7. Utilisez un langage clair et direct. Une fois que vous avez écouté ce qui a été dit et pris une décision sur ce que vous voulez dire, vous pouvez parler avec assurance et clarté. Pour paraître plus intelligent ou plus spirituel, n’utilisez pas un langage confus. Les gens apprécient la sincérité. Des réponses claires montreront que vous accordez de l’importance aux paroles et à la compréhension des autres.
Vous pouvez éviter de vous répéter en vous assurant que l’autre personne vous écoute lorsque vous parlez.
Remarquez si une tierce personne veut parler et permettez-lui de le faire.
Laissez l’autre personne répondre à vos paroles. Ne quittez pas la conversation dès que votre phrase est terminée. Ne mettez pas fin à la conversation avant d’avoir eu l’occasion de parler.

8. Acceptez le fait que tout le monde ne sera pas d’accord avec vos opinions. Il est possible que quelqu’un ne soit pas d’accord avec vous, même si vous avez bien réfléchi à ce que vous voulez. Il est normal que les gens ne soient pas d’accord avec vous. Vous devez être prêt à ce que quelqu’un vous contredise et essaie de vous faire regretter ce que vous avez dit.
Si quelqu’un essaie de vous prendre au dépourvu, gardez votre sang-froid et ne perdez pas la tête.
Parlez à la personne et laissez-la exprimer son point de vue. Ne la forcez pas à accepter votre point de vue.

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Méthode 3 : Répondre par courrier électronique

1. Vous devez répondre aux courriels dans les 48 heures. Vous devez répondre aux courriels dans un délai raisonnable. Il s’agit de faire preuve de professionnalisme et de politesse. Bien qu’il ne soit pas nécessaire de répondre immédiatement, il est important que vous répondiez dans les deux jours ouvrables.

Vous pouvez répondre à l’expéditeur si l’e-mail ne vous concerne pas ou a été envoyé par erreur.

2. Utilisez une formule de salutation professionnelle. Une salutation professionnelle est plus appropriée pour un courriel que pour un message texte, un appel téléphonique ou un SMS. Pour commencer votre courriel, vous pouvez commencer par « hello » (ou « hi ») suivi du nom du destinataire.

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Respectez les souhaits de la personne à laquelle vous répondez. Si elle préfère que vous l’appeliez Francis, faites-le.

3. Les points d’exclamation doivent être utilisés avec parcimonie. Respectez les règles de grammaire, d’orthographe et de ponctuation dans vos courriels. Veillez à ne pas utiliser le point d’exclamation trop souvent, car vous pourriez donner l’impression d’être impatient ou de manquer de sincérité. Ce signe de ponctuation ne doit être utilisé que lorsque cela est nécessaire.

Lorsque vous souhaitez féliciter quelqu’un ou partager une bonne nouvelle, le point d’exclamation peut être très apprécié. Il perd de son efficacité s’il est utilisé trop souvent.

4. Utilisez une police simple. Pour que vos e-mails aient l’air professionnels, utilisez une police standard. Pour répondre à un courriel, n’utilisez pas de polices multicolores ou de polices telles que Comic Sans.

Arial ou Times New Roman en tailles 10 et 12 est le meilleur choix.

5. Copier quelqu’un d’autre n’est pas une bonne idée. Il est parfois utile de copier quelqu’un dans une réponse par courrier électronique. Cela vous permet de l’inclure dans la conversation. Il peut être ennuyeux, voire dangereux, de copier un collègue ou un superviseur lorsque cela n’est pas nécessaire.

Vous pouvez utiliser l’option de copie carbone invisible, ou « Bcc », pour inclure des tiers dans les chaînes de courrier électronique.

6. Dans un e-mail de groupe, décidez à qui vous allez répondre. Lorsque vous envoyez un message, sélectionnez « répondre à tous » s’il vous semble plus approprié de répondre à tout le monde. Si vous avez une question, ou si vous devez expliquer un sujet ou un problème à une seule personne, répondez-lui directement.

Si vous avez plusieurs destinataires, mais une seule adresse électronique, vous pouvez sélectionner les contacts auxquels répondre.

7. Si nécessaire, ne répondez aux e-mails que pour dire « merci » En général, les e-mails courts qui n’ajoutent pas grand-chose à la conversation et sont souvent inutiles sont les meilleurs. Si l’expéditeur ne vous a pas demandé de confirmer que vous avez reçu l’e-mail, répondre par « merci » est souvent inutile et ennuyeux.

Conseil : Cliquez sur la boîte de dialogue pour confirmer la réception d’un courriel de l’expéditeur.

8. Veillez à lire attentivement votre e-mail avant de l’envoyer. Votre courriel n’aura pas l’air professionnel s’il contient des fautes d’orthographe et de grammaire. Veillez à relire l’e-mail avant de cliquer sur « envoyer ». Veillez à vérifier votre orthographe et votre grammaire avant de cliquer sur « envoyer ».

Ne comptez pas sur le correcteur orthographique automatique pour repérer les erreurs !

Avant d’envoyer un courriel, assurez-vous de le lire à haute voix afin de bien voir ce qui se passe.

Les programmes et applications de messagerie électronique remplissent souvent automatiquement les adresses électroniques lorsque vous les saisissez dans le champ « destinataires ». Il est facile d’envoyer un courriel à la mauvaise personne.

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