7 fonctions de Microsoft Outlook que vous devriez utiliser

By Flavien ROUX

En tant qu’utilisateur d’Outlook, vous êtes probablement conscient de la richesse de ses fonctionnalités. Mais ce n’est pas parce qu’une application possède des tonnes de fonctionnalités qu’elles valent toutes la peine d’être utilisées. Voici plusieurs des fonctionnalités de Microsoft Outlook que vous devriez utiliser.

Comment imprimer un courriel à partir de Microsoft Outlook

Planification des e-mails pour une gestion efficace du temps

Si vous êtes quelqu’un qui utilise le blocage du temps pour gérer les tâches tout au long de la journée, la planification des e-mails peut être bénéfique. Vous pouvez créer tous les e-mails dont vous avez besoin pendant votre bloc de temps et choisir les dates et les heures de leur envoi.

Pour planifier un e-mail que vous êtes en train de rédiger, allez dans l’onglet Options et choisissez « Différer l’envoi ».

Différer l’envoi dans l’onglet Options

Dans la section inférieure de la fenêtre Propriétés, cochez la case Ne pas livrer avant. Ensuite, utilisez les listes déroulantes à droite pour choisir la date et l’heure.

Programmer l’envoi d’un courriel dans Outlook

En option, vous pouvez utiliser les fonctions supplémentaires de la fenêtre Propriétés. Vous avez des paramètres avec des options de vote et de suivi en haut et des options de livraison supplémentaires en bas.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Fermer » pour appliquer la planification.

Comment modifier votre signature dans Outlook

Groupes de contacts pour les listes de distribution

Lorsque vous envoyez régulièrement des courriers électroniques à un même groupe de personnes, il n’y a pas de moyen plus simple d’ajouter toutes ces adresses électroniques que de créer une liste de distribution. La fonction Groupe de contacts d’Outlook vous aide à accomplir cette tâche.

Pour créer rapidement un groupe de contacts, allez dans l’onglet Accueil, sélectionnez le menu déroulant Nouveaux éléments, puis choisissez Autres éléments > Groupe de contacts.

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Groupe de contacts dans le menu Nouveaux éléments

Sélectionnez « Ajouter des membres » et choisissez l’emplacement de vos contacts stockés.

Ajouter des membres dans la fenêtre Groupe de contacts

Choisissez un contact dans la liste et cliquez sur « Membres » pour l’ajouter. Continuez ce processus jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les membres du groupe et cliquez sur « OK ».

Fenêtre de sélection des membres du groupe

Donnez un nom à votre groupe de contacts en haut de la fenêtre et sélectionnez « Enregistrer et fermer ».

Nommer et enregistrer un groupe de contacts dans Outlook

Lorsque vous voulez envoyer un courriel à ce nouveau groupe, cliquez sur le bouton « À » dans la fenêtre de composition et sélectionnez le groupe. Ou bien, commencez à taper le nom du groupe dans le champ À et sélectionnez-le dans les suggestions.

Suggestion de groupe de contacts dans Outlook

Comment ajouter une signature dans Outlook

Règles de boîte de réception pour une organisation automatique

Bien que les règles de messagerie puissent sembler intimidantes à mettre en place, elles valent le coup pour vous éviter des tracas par la suite. Vous pouvez déplacer automatiquement les e-mails vers des dossiers, marquer les messages d’une priorité, diffuser un son pour les e-mails importants, etc.

Pour configurer une nouvelle règle à partir de zéro, allez dans Fichier > Gérer les règles et les alertes et cliquez sur « Nouvelle règle ».

Fenêtre Gérer les règles et les alertes et Nouvelle règle

Ou, pour créer une nouvelle règle basée sur un e-mail que vous avez reçu, ouvrez le message dans sa propre fenêtre. Cliquez sur le menu déroulant Règles dans la section Déplacement du ruban et choisissez « Créer une règle ».

Créer une règle dans le menu Règles

En fonction de l’option choisie ci-dessus, sélectionnez les conditions et les actions, puis suivez les invites suivantes pour votre nouvelle règle.

Lorsque vous avez terminé, vous pouvez l’appliquer aux messages existants dans votre boîte ou simplement cliquer sur « Terminer » pour enregistrer la règle pour les futurs messages qui arriveront.

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Dernière étape de la configuration d’une règle Outlook

Comment créer une signature de courriel dans Outlook

Signatures multiples des courriels pour des clôtures correctes

Pour vous assurer que tous vos messages se terminent correctement, vous pouvez créer plusieurs signatures de message dans Outlook. Cela vous permet d’utiliser une signature spécifique pour les messages professionnels et les messages personnels.

Pour créer une signature, sélectionnez Signature > Signatures dans l’onglet Message de la fenêtre de composition.

Signatures dans le menu Signature d’un nouveau message

Dans l’onglet Signature, choisissez le compte de messagerie en haut de la page si vous en avez plusieurs. Ensuite, sélectionnez « Nouveau » sur la droite. Donnez un nom à votre signature et cliquez sur « OK ».

Fenêtres de configuration de la nouvelle signature

Configurez la signature dans le champ Modifier la signature et choisissez « Enregistrer » lorsque vous avez terminé.

En option, vous pouvez faire de la signature la signature par défaut pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts à l’aide des listes déroulantes situées en bas.

Paramètres par défaut d’une nouvelle signature

Répétez le même processus pour créer d’autres signatures et sélectionnez « OK » lorsque vous avez terminé.

Lorsque vous voulez utiliser une signature, retournez au menu déroulant Signature de l’onglet Message et choisissez celle que vous voulez utiliser. Si vous définissez une signature par défaut, elle apparaît automatiquement dans votre message.

Options de signature dans le menu Signature d’un nouveau message

Archivage automatique pour le nettoyage de la boîte de réception et des dossiers

Nettoyer votre boîte de réception et vos dossiers des courriels périmés et inutiles peut prendre du temps. Grâce à la fonction d’archivage automatique d’Outlook, vous pouvez supprimer automatiquement les anciens messages dont vous n’avez plus besoin.

Allez dans Fichier > Options et sélectionnez « Avancé » sur la gauche. Ensuite, cliquez sur « Paramètres d’archivage automatique » sur la droite.

Bouton « Paramètres d’archivage automatique » dans les options d’Outlook.

Remplissez chacun des champs de la fenêtre pop-up AutoArchive pour savoir quand et comment archiver vos e-mails. Vous pouvez choisir quand lancer l’outil et recevoir une invite avant son exécution.

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Vous pouvez également choisir comment traiter certains messages pendant le processus d’archivage automatique, comme l’âge des éléments, le dossier d’archivage à utiliser, et même la suppression permanente des anciens éléments.

Paramètres d’archivage automatique dans Outlook

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK » pour appliquer les paramètres.

Convertir les messages en réunions pour référence

Combien de fois avez-vous reçu un courriel qui vous a incité à organiser une réunion ? Vous pouvez convertir un courriel en réunion dans le Calendrier Outlook pour un gain de temps considérable. De plus, le message qui a inspiré la réunion est automatiquement joint à l’événement pour référence.

Pour transformer un e-mail en réunion, cliquez sur les trois points en haut à droite du message et sélectionnez « Réunion ».

Réunion dans le menu d’un e-mail Outlook

Une nouvelle fenêtre de demande d’événement s’ouvre alors, avec l’e-mail comme description. Vous pouvez alors remplir la demande comme n’importe quelle autre : ajouter des participants, définir la date et l’heure, et choisir un lieu.

Nouvelle fenêtre de réunion à partir d’un e-mail

Envoyez votre demande de réunion lorsque vous avez terminé, et vos participants verront l’invitation avec l’e-mail dans le corps.

Comment utiliser un modèle Microsoft pour votre signature Outlook

Filtres d’e-mail pour trouver rapidement des messages

Une autre fonctionnalité pratique d’Outlook vous aide à trouver rapidement les e-mails dont vous avez besoin. Vous pouvez certainement utiliser les options de recherche de base et avancée d’Outlook, mais pour voir rapidement les messages non lus, marqués, importants ou catégorisés, utilisez la fonction Filtrer les e-mails.

Dans l’onglet Accueil, sélectionnez « Filtrer les e-mails » et choisissez une option.

Choix de filtres d’e-mail dans Outlook

Une fois que vous avez appliqué le filtre, vous pouvez l’ajuster si nécessaire. Dans la section Affiner du ruban, ajoutez un autre filtre, ou dans la section Portée à droite, choisissez la boîte aux lettres ou le dossier.

Options de filtre supplémentaires dans Outlook

Lorsque vous avez terminé avec le filtre, cliquez sur « Fermer la recherche » sur le côté droit du ruban.

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